Die Auseinandersetzung mit Produktivität hat ihren festen Platz in unserer Kultur gefunden. Wir messen damit unseren Erfolg und manchmal auch unseren Selbstwert. Selbsthilfebücher, Podcasts, Spotify-Playlists: Das alles widmet sich der Entdeckung des Geheimnisses eines produktiveren Lebens. Trotz endloser Hacks und Strategien haben viele von uns immer noch Probleme mit effektivem Zeitmanagement. Vielleicht liegt es also nicht daran, wie sehr wir uns bemühen, produktiver zu werden – möglicherweise haben sich einige Mythen breitgemacht, die wir als gegeben hinnehmen.
Bevor wir uns diese Mythen näher ansehen, zeigen wir Ihnen, wie sich die Wahrnehmung der Zeit an sich verändert hat und sprechen darüber, wie das unsere Perspektive beeinflussen könnte.
Mythos 1: Für die alten Griechen war Zeit dasselbe wie für uns heute
Im antiken Griechenland gab es ein anderes Verständnis von Zeit als heute. Vier Wörter wurden benutzt, um Zeit genauer zu definieren: Chronos, Kairos, Aion und Eniautos. Zwei davon möchten wir uns genauer ansehen. Mit Chronos wurde die messbare, nacheinander ablaufende Zeit bezeichnet, die unsere Tage strukturiert. Kairos war der richtige Moment und damit ein qualitatives Zeitmaß für den Zeitpunkt, zu dem etwas Bedeutsames passiert.
In der modernen Welt herrscht Chronos und wir befinden uns quasi ununterbrochen in einem Wettlauf gegen die Zeit. Der Reichtum des Lebens findet sich jedoch oft in Kairos und damit in Momenten, die nicht geplant oder gemessen werden können. Damit zeigt sich ein modernes Dilemma: Unsere Fixierung auf Effizienz hat uns für die Momente, die wirklich wichtig sind, fast blind gemacht.
Wie man zu Kairos zurückfindet: Nehmen Sie Momente der Spontaneität und Präsenz an. Anstatt jede Stunde bestmöglich mit Aufgaben zu füllen: Lassen Sie Raum fürs Nachdenken und für Kreativität. Produktivität dreht sich nicht nur darum, mehr Dinge in weniger Zeit zu erledigen. Es geht eigentlich darum, Zeit für die Momente freizumachen, die unser Leben mit Bedeutung füllen.
Mythos 2: Multitasking macht effizient
Multitasking wird seit langem als der ultimative Produktivitäts-Hack gepriesen. Die Wissenschaft sagt etwas anderes. Studien der Stanford University zeigen, dass Multitasking die Konzentration verringert, die Fehlerquote erhöht und langfristig zu Burnout führen kann. Unsere Gehirne sind darauf ausgelegt, sich nacheinander auf Aufgaben zu konzentrieren. Aufgeteilte Aufmerksamkeit sorgt für Leistungsverluste.
Die Wirklichkeit: Multitasking erzeugt zwar die Illusion von Fortschritt, mindert aber die Qualität Ihrer Arbeit.
Die bessere Wahl: Konzentrieren Sie sich jeweils auf eine einzige Aufgabe. Nutzen Sie Tools wie Calendars, um unterbrechungsfreie Zeitblöcke für intensive Arbeit zu planen. Die Pomodoro-Technik, bei der sich 25 Minuten konzentriertes Arbeiten mit kurzen Pausen abwechseln, kann dazu beitragen, ihre Konzentration aufrechtzuerhalten und die Produktivität zu steigern.
Mythos 3: Beim Zeitmanagement geht es darum, jede Minute zu füllen
Viele Menschen glauben, dass effektives Zeitmanagement bedeutet, jede Minute des Tages mit Aufgaben zu füllen. Diese Denkweise führt eher zu Burnout als zu Produktivität. Bei echtem Zeitmanagement geht es darum, wichtige Aufgaben zu priorisieren und sich Zeit zum Durchatmen zu geben.
Studien der University of Southern California zufolge "bedeutet die Arbeit an einer einzigen Aufgabe, dass beide Seiten des präfrontalen Kortex harmonisch zusammenarbeiten. Wenn man jedoch eine weitere Aufgabe hinzufügt, müssen die linke und die rechte Gehirnhälfte unabhängig voneinander arbeiten. Multitasking kann die Produktivität beeinträchtigen und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erhöhen".
Die bessere Wahl: Anstatt jede Minute mit Aktivitäten zu überfrachten, sollten Sie konzentrierte Arbeit in den Fokus nehmen und sich Aufgaben widmen, mit denen sich viel erreichen lässt. Calendars kann Ihnen helfen, Ihren Tag zu organisieren, indem Sie Aufgaben mit hoher Priorität visuell von kleineren Aufgaben trennen. Qualität ist meistens wichtiger als die Menge.
Mythos 4: Der frühe Vogel...
"Rise and grind" ist zu einem modernen Mantra geworden – aber frühes Aufstehen ist keine Garantie für Erfolg. Während einige Leistungsträger ihren Tag sehr früh beginnen, erreichen andere ihre höchste Produktivität erst spät in der Nacht. Das Wichtigste ist, dass Sie Ihre Arbeit mit Ihrem natürlichen Rhythmus in Einklang bringen und sich möglichst wenig durch Umstände und andere Personen diktieren lassen, soweit das realistisch möglich ist.
Studien des Imperial College London zeigen, dass Nachtschwärmer bei kognitiven Tests oft besser abschneiden als Frühaufsteher. Aber unterm Strich geht es nicht um die Wahl der Tageszeit an sich, sondern darum, genau dann dann zu arbeiten, wenn man wach und konzentriert ist.
Die bessere Wahl: Finden Sie die Zeiten heraus, in denen Sie am produktivsten sind, und planen Sie Ihre wichtigsten Aufgaben genau dann ein. Egal, ob Sie ein Morgenmensch oder eine Nachteule sind: Tools wie Calendars helfen, den Tag nach Ihrem persönlichen Rhythmus zu planen, damit Sie Ihre produktiven Zeitfenster optimal nutzen können.
Mythos 5: Zeitmanagement ist eine Einheitslösung
Das schädlichste vermeintliche Wissen ist, dass es eine universelle Zeitmanagement-Strategie gibt, die für jeden funktioniert. In Wirklichkeit ist Produktivität eine sehr persönliche Angelegenheit, die von den individuellen Verantwortlichkeiten, dem bevorzugten Arbeitsstil und den eigenen Rhythmen geprägt wird. Und was für eine Person funktioniert, kann für jemand anderen eher hinderlich sein.
Die bessere Wahl: Experimentieren Sie mit verschiedenen Zeitmanagement-Methoden, um herauszufinden, was für Sie funktioniert.
- Die Pomodoro-Technik: Die Arbeit in konzentrierte Intervalle aufteilen und dazwischen kurze Pausen machen. Während manche mit dieser Methode Erfolg haben, finden andere die ständigen Unterbrechungen kontraproduktiv.
- Zeit-Blocker: Zeitabschnitte im Tagesverlauf für bestimmte Aufgaben einplanen. Diese Strategie wirkt Wunder für diejenigen, die sich nach Struktur sehnen, kann aber für diejenigen mit weniger Planbarkeit im Alltag zu starr sein.
- Priorisierung von Aufgaben: Die Aufgaben mit der größten Auswirkung stehen im Mittelpunkt (oft in Form der Eisenhower-Matrix). Manche Menschen kommen mit diesem Ansatz sehr gut zurecht, aber: Er eignet sich möglicherweise nicht für Menschen mit voneinander abhängigen Aufgaben.
- Bullet Journaling: Eine flexible, analoge Methode zur Nachverfolgung von Aufgaben und Zielen. Diese Methode ist ideal für kreative Menschen, die ein flexibles, visuelles Tool benötigen. Für andere kann sie zu zeitaufwändig sein.
- Digitale Kalender und Apps: Der gezielte Einsatz von Technologie hilft bei der Organisation von Aufgaben und Erinnerungen sowie bei der Automatisierung Ihres Zeitmanagements. Während viele diesen modernen Ansatz für effizient halten, bevorzugen andere das haptische Erlebnis der Planung auf Papier.
Der Schlüssel ist das Experimentieren, um die Methode zu finden, die dem eigenen Rhythmus und den eigenen Aufgaben entspricht.
Welche Rolle Calendars spielen kann
Die Idee, dass eine einzige Zeitmanagement-Strategie für uns alle richtig ist, ist nicht nur ein Mythos, sondern kann zur Falle werden. Wir alle haben einen unterschiedlichen Rhythmus, unterschiedliche Aufgaben und unterschiedliche Ziele. Deshalb ist es wichtig, eine Methode zu finden, die zum individuellen Lebensstil passt. Dies ist der Punkt, an dem Calendars glänzt. Dank seiner Flexibilität können Sie mit verschiedenen Ansätzen experimentieren, Fokuszeiten einplanen, Erinnern an kleinere Aufgaben erstellen und oder Raum für Spontaneität lassen. Während Sie Ihre Planungs-Methoden anpassen und verfeinern, hilft Ihnen Calendars dabei, herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert. Damit wird der Mythos des perfekten Systems nach und nach entkräftet: Effektives Zeitmanagement ist persönlich passend und nicht allgemeingültig perfekt.
Und im Gegensatz zu starren Zeitmanagementsystemen, die Sie in eine vorgefertigte Form zwängen, passt sich Calendars Ihren Bedürfnissen an. Es unterstützt Single-Tasking, hilft beim Priorisieren von Qualität gegenüber Quantität und richtet sich nach Ihren persönlichen Rhythmen – egal, ob Sie gerne früh aufstehen oder nicht. So wird Ihnen nichts aufgezwungen, sondern Sie behalten alle Freiheiten, sich Ihr eigenes System aufzubauen.
Effektive Planung mit Calendars
Beim Planen geht es nicht nur darum, Aufgaben aufzuschreiben und dann abzuhaken, sondern darum, auf eine gute Zukunft hinzuarbeiten. Stress führt oft zu Prokrastination. Die Erstellung eines Zeitplans in Calendars bietet einen klaren Überblick über den Tag, die Woche oder den ganzen Monat. Diese Struktur sorgt für die nötige Motivation beim langfristigen Denken und Arbeiten.
Ihre Kalender versammeln sich
Das Wichtigste zuerst: Wenn Sie mehrere Kalender verwenden, ist es an der Zeit, alle zu vereinen. Ihre Kalender und Aufgaben lassen sich in Calendars zusammenführen. Die Synchronisierung ist einfach und sorgt für maximalen Überblick über Ihre Verpflichtungen.
Langfristige Ziele
Bevor wir uns die Details ansehen: Denken Sie einen kurzen Moment über Ihre langfristigen Ziele nach. Was möchten Sie in den nächsten Monaten und Jahren erreichen? Wenn Sie hier Klarheit haben, lässt sich der Alltag besser sortieren und priorisieren.
Ein farblich sortiertes Leben
Lassen Sie uns etwas Farbe ins Spiel bringen. Sie können verschiedene Farben für verschiedene Lebensbereiche nutzen. Vielleicht Grün für die Arbeit, Blau für private Termine und Orange für alles, was mit Sport zu tun hat? So können Sie leicht erkennen, was für den Tag auf dem Plan steht und damit Ihre Ziele besser im Auge behalten.
Die richtige Ansicht
Denken Sie eher in großen Dimensionen oder planen Sie von Tag zu Tag? Mit den Widgets von Calendars können Sie genau die Ansicht nutzen, die Ihrem Stil entspricht. Entscheiden Sie sich beispielsweise für die Wochen- oder Monats-Übersicht, um alle Ihre Termine und Aufgaben auf einen Blick zu sehen und Ihre Zeit effektiv einzuteilen.
Prüfen und anpassen
Der erste Plan ist selten von Dauer. Überprüfen Sie Ihren Kalender regelmäßig, damit Sie sicher sein können, dass alles wie gewünscht läuft. Wenn etwas nicht funktioniert, sollten Sie sich nicht scheuen, Ihre Pläne entsprechend anzupassen. Flexibilität ist so wichtig wie Struktur.
Zum Abschluss: Produktivität jenseits ungeprüften Wissens
Produktivität ist kein pauschales Konzept, das für alle gilt. Sie verändert sich mit unseren persönlichen Rhythmen, unseren Zielen und den Einflüssen unserer Umstände. Die Mythen, die die moderne Produktivitätskultur prägen, können sich auch negativ auswirken. Mit Tools wie Calendars können wir unseren eigenen Kurs festlegen, unsere Zeitpläne personalisieren und uns auf das konzentrieren, was uns wirklich wichtig ist. Indem wir Flexibilität, Single-Tasking und klare Prioritäten in den Mittelpunkt rücken, können wir uns endlich von den Zwängen der tickenden Uhr befreien und ein sinnvolleres, produktiveres Leben führen.
Vita Vypovska 
