Machen Sie es sich mit Scanner Pro leicht bei der Spesenabrechnung und Steuerabschreibung

Das neue Feature für Spesenabrechnungen hilft kleinen Unternehmen dabei, durch Automatisierung Zeit und Geld zu sparen. Mit Scanner Pro können Sie Belege einscannen und die App erfasst alle wichtigen Informationen, um daraus automatisierte Berichte zu erstellen. 

Wenn Sie freiberuflich tätig sind oder Ihnen ein kleines Unternehmen gehört, haben Sie wahrscheinlich so viel zu tun, dass jede Vereinfachung willkommen ist. Es gibt immer etwas zu erledigen und vieles davon ist dringend – so bleibt oft nur wenig Zeit für Organisatorisches. Eine der Angelegenheiten, die häufig zu kurz kommen: Die Arbeit mit Belegen auf Papier. Es gilt sie aufzubewahren, zu organisieren und die darin enthaltenen Daten manuell einzutragen, um Berichte über Ausgaben zu erstellen.

Wir haben unsere User gefragt, wie sie mit Erstattungen für Auslagen umgehen. 31 % der Antworten zu diesem Thema hatten eins gemeinsam: Belege werden eingescannt und die Informationen anschließend manuell in Tabellen übertragen. Für 29 % der Teilnehmerinnen und Teilnehmer war das Ausfüllen von Details am nervigsten und für 23 % gab es Probleme mit der Bildqualität von Scans.

Es gibt verschiedene Software zu kaufen, die sich darum kümmert. Für die meisten kleinen Unternehmen ist eine Buchhaltungsstelle zu teuer und dasselbe gilt häufig auch für die entsprechende Software für Spesenabrechnungen.

Deswegen haben wir ein Feature entwickelt, das es Ihnen einfach macht, Ihre Spesen abzurechnen. Jetzt müssen Sie Ihre Belege nur noch mit Scanner Pro einscannen – die App übernimmt den Rest.

Wer braucht überhaupt Spesenabrechnungen?

Angestellte in kleinen Unternehmen. Wenn Sie in einem kleine Unternehmen arbeiten, in dem Auslagen nicht zum Tagesgeschäft gehören, brauchen Sie einen Spesenbericht, damit Sie an Ihre Erstattung kommen. Je besser die Abrechnung mit allen Belegen, die beispielsweise auf einer Geschäftsreise zusammenkommen, desto schneller erfolgt die Erstattung.

Inhaber von kleinen Unternehmen. Wenn Sie ein Unternehmen führen, brauchen Sie die Übersicht über alle Ausgaben. Ein Spesenbericht hilft Ihnen auch dabei, sich für die nächste Steuersaison vorzubereiten.

Freiberufler. Als Solopreneur oder Geschäftsführer einer 1-Personen-Firma sind Spesenabrechnungen auf den ersten Blick unwichtig. Dieser Eindruck täuscht jedoch: Eine klare Übersicht Ihrer Ausgaben für alles Berufliche ist ein wichtiger Teil für Ihre Bilanz und spielt bei der Steuer ebenfalls eine Rolle.

So sparen Sie mit automatisierten Spesenabrechnungen Zeit und Geld

Wenn Sie Belege in einem Schuhkarton aufbewahren und daraus einen Bericht zusammenstellen, erleben Sie vermutlich eine Kombination aus Stress, folgenreichen Fehlern in Ihren Berechnungen und dem einen oder anderen fehlenden Zettel. Während eine Enterprise-Abrechnungssoftware für Spesen groß und teuer ist, ist eine übersichtliche Scanner-App für iOS die richtige Lösung für kleine Unternehmen. So lassen sich Spesenabrechnungen automatisieren, ohne dass es für Sie teuer wird.

Scanner Pro macht es einfach, Ausgaben einzureichen – auch unterwegs und in Fällen, in denen Sie jeden Tag eine Abrechnung erstellen müssen:

• Anstatt alle Details von Hand in eine Excel-Tabelle einzugeben (im schlimmsten Fall auf dem Handy), erfasst Scanner Pro alle wichtigen Informationen aus Ihren Belegen automatisch, um einen Bericht zu erstellen. Darunter sind das Datum, der Händler, der Betrag, der steuerliche Anteil, die Währung und die Art der Ausgabe (Verpflegung, Hotel, Benzin, Flugticket etc).
• Sie müssen nicht mehr warten, bis Sie an Ihrem Computer sitzen, um eine Spesenabrechnung zu erstellen. Das Erstellen, Bearbeiten und Verschicken gelingt in wenigen Minuten und kann bequem zwischen zwei Kundenterminen erledigt werden.
• Scanner Pro ist eine einfache und übersichtliche App, mit der Sie sich schnell daran gewöhnen werden, Belege sofort einzuscannen, wenn Sie Ihnen gegeben werden. Für weniger verlorene oder ausgeblichene Zettel. (So sparen Sie sich die Bitte um ein zweites Exemplar und vermeiden, dass eine Erstattung gar nicht erst erfolgen kann.)
• Nach dem Einscannen Ihrer Daten werden sie sicher in der Cloud gespeichert. Alle Einträge werden dort einzeln aufgeführt und lassen sich gemäß der üblichen Aufbewahrungsfristen archivieren. So minimiert Scanner Pro Risiken und erleichtert die Antwort auf Rückfragen vom Finanzamt.
• Sie behalten die Übersicht über alle Ausgaben.
• Erstellen Sie professionelle und übersichtliche Spesenabrechnungen im PDF-Format, die Sie einfach mit Kunden oder Ihrem Team teilen können.

So erstellen Sie in 5 Minuten (oder noch schneller) eine Spesenabrechnung

Manchmal müssen Sie bei Reisekosten und anderen Ausgaben in Vorlage gehen. Mit einer Spesenabrechnung für Ihren Arbeitgeber stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Auslagen erstattet bekommen. Falls Sie ein Unternehmen haben, müssen Sie Ihre Ausgaben ans Finanzamt melden, damit Sie eine Erstattung geltend machen können.

So funktioniert das in Scanner Pro:

1. Scanner Pro macht Scans in höchster Qualität, erkennt Belege automatisch und schneidet sie zu. 
2. Oben rechts in der App finden Sie die Option "Spesenabrechnung" im Drop-down-Menü. 
3. Wählen Sie alle Belege aus, die Sie im Bericht erfassen möchten und tippen Sie auf den "Weiter"-Button.
4. Scanner Pro erfasst alle wichtigen Informationen aus Ihren Belegen automatisch: Datum, Händler, Betrag, Steuer, Währung und Art der Ausgabe (Restaurant, Unterkunft, Reisen etc). 
5. Prüfen Sie den Bericht und nehmen Sie Änderungen vor, falls nötig. Tippen Sie hierzu auf den "Bearbeiten"-Button.
6. Tippen Sie auf den "Teilen"-Button. Fertig! Ihre Spesenabrechnung steht bereit und kann verschickt werden.

Ein Tipp für Profis: Richten Sie einen automatisierten Workflow ein, um alle Ihre Belege automatisch in der Cloud zu speichern, damit sie sicher archiviert sind. 

Das Feature für die Spesenabrechnung ist als monatliches Abonnement zum Preis von $ 5 verfügbar. Es gibt einen kostenlosen 7-tägigen Testzeitraum. Sie können Scanner Pro auch kostenlos nutzen, um Scans in hoher Qualität zu erstellen, zu organisieren und einfach mit anderen zu teilen.

Testen Sie die schnellen, einfachen und mobilen Spesenabrechnungen mit Scanner Pro.