Спростіть свою звітність про витрати за допомогою Scanner Pro

Нова функція «Звіт про витрати» допомагає малому бізнесу заощаджувати час і гроші за допомогою автоматизованої звітності про витрати. За допомогою Scanner Pro ви можете сканувати свої квитанції, і програма збере всю ключову інформацію з ваших квитанцій і автоматично створить звіти. 

Як фрілансер або власник малого бізнесу, ви маєте так багато справ, що вам хочеться спростити всі можливі операції. Ви постійно зайняті, вирішуючи нагальні справи та докладаючи зусиль для організації робочих процесів. Робота з паперовими квитанціями забирає багато часу: їх потрібно зберігати, охайно складати, організовувати та вручну вносити до звітів про витрати такі деталі, як контрагент чи дати платежів. 

Ми опитали наших користувачів про те, як вони контролюють свої витрати, і 31% респондентів відповіли, що сканують квитанції та вручну заповнюють електронну таблицю зі звітами. Найбільш дратівливою частиною цього процесу для 29% з них є заповнення інформації про кожну квитанцію, а для 23% – покращення якості зображення квитанції.

На ринку існують платні рішення для обліку витрат. Однак для більшості малих підприємств мати бухгалтера коштує надто дорого, те ж саме стосується і програмного забезпечення для контролю витрат підприємства. 

Саме тому ми запустили функцію «Звіт про витрати», щоб допомогти вам спростити цей процес. Тепер все, що вам потрібно зробити, це відсканувати чеки за допомогою Scanner Pro, а програма зробить все інше. 

Кому знадобиться Звіт про витрати?

Працівникам малого бізнесу. Якщо ви працюєте в малому бізнесі та маєте нерегулярні витрати, вам потрібно буде створити звіт про них, щоб отримати відшкодування від ваших контрагентів. Наприклад, якщо ви надішлете якісний звіт про витрати з квитанціями після відрядження, ви отримаєте відшкодування швидше.

Власники малого бізнесу. Якщо ви володієте малим бізнесом, важливо відстежувати свої витрати та вносити їх у відповідний звіт. Він також допоможе надати коректну інформацію до податкової, коли це буде необхідно.

Фрілансери. Як приватний підприємець або власник мікробізнесу, ви можете вважати, що звіти про витрати не потрібні, але вони так само важливі і для вас. Відстеження витрат на професійну діяльність є важливою частиною фіскального контролю вашого бізнесу і ця інформація також стане в нагоді при заповненні податкових декларацій.

Як автоматизовані «Звіти про витрати» заощаджують час і гроші

Якщо ви коли-небудь зберігали паперові чеки в коробці з-під взуття і зводили їх вручну у звіт, ви відчували стрес, робили значні помилки в розрахунках і стикалися з ситуаціями, коли не всі необхідні папери були в наявності. У той час як корпоративне програмне забезпечення для управління витратами може бути занадто громіздким і дорогим для впровадження у малому бізнесі, як ваш, проста програма для iOS Scanner Pro може автоматизувати звітність про витрати без жодних зобов'язань і величезних витрат. 

Scanner Pro спрощує створення звітів про витрати, особливо якщо ви перебуваєте в дорозі і вам потрібно щодня деталізувати їх:

1. Замість нудного процесу введення всіх деталей в електронну таблицю Excel, Scanner Pro автоматично фіксує всю ключову інформацію з ваших квитанцій, необхідну для створення звіту про витрати. Сюди входить дата, постачальник, сума, податок, валюта і тип (їжа, готель, газ, переліт тощо).
2. Вам більше не потрібно чекати, поки ви доберетеся до комп'ютера, щоб відправити звіт про витрати. Створення, редагування та поширення займає лічені хвилини і це можна легко зробити навіть в перерві між зустрічами з клієнтами.  
3. Завдяки простій і швидкій програмі Scanner Pro у вас з'явиться звичка сканувати чеки одразу після їх отримання, щоб зменшити ймовірність їх втрати або пошкодження. (Це може призвести до зайвих непорозумінь з контрагентом або до того, що ви взагалі не компенсуєте свої кошти). 
4. Після сканування всі ваші фінансові дані з квитанцій, вже впорядковані за статтями витрат, можна безпечно зберігати в iCloud протягом 3 або 7 років. Таким чином, Scanner Pro мінімізує будь-які ризики та фінансові втрати, якщо матиме місце, наприклад, податкова перевірка.
5. Будь-які ваші бізнес-витрати будуть, як на долоні, і повністю контрольованими.
6. Створюйте професійні та зручні для читання PDF-звіти про витрати, які ви можете миттєво надсилати клієнтам чи своїй команді. 

Як створити звіт про витрати за 5 (чи навіть менше) хвилин 

Можливо, вам доведеться створити звіт про витрати на вiдрядження та роботу, який ви хочете надіслати роботодавцю для відшкодування. Як власнику бізнесу, вам також може знадобитися регулярно готувати такі звіти, щоб коли настане час подавати дані до податкової, ви знали, які кошти можна віднести на витрати.

Ось як це зробити в Scanner Pro:

1. Scanner Pro допомагає вам робити високоякісні скани, оскільки він автоматично розпізнає краї квитанції та обрізає зайве. 
2. У правому верхньому куті програми натисніть на контекстне меню і виберіть опцію «Звіт про витрати». 
3. Виберіть всі квитанції, які ви хочете включити до звіту про витрати, і натисніть кнопку «Продовжити». 
4. Scanner Pro автоматично фіксує всю ключову інформацію з ваших чеків, включно з датою, продавцем, сумою, податком, валютою і типом (ресторан, проживання, проїзд тощо).

5. Перевірте звіт і внесіть зміни, якщо це необхідно. Це робиться за допомогою кнопки «Редагувати». 
6. Торкніться кнопки «Поширити». Ось і все, ваш звіт про витрати готовий до надсилання.

   

Професійна порада: Налаштуйте автоматизовані сценарії, щоб автоматично зберігати всі ваші квитанції у хмарному сховищі протягом тривалого періоду. 

Функція доступна для місячної підписки за $5 з безкоштовним 7-денним пробним періодом. Ви також можете використовувати Scanner Pro як безкоштовну програму для створення високоякісних сканів, упорядкування та обміну ними.

Спробуйте швидку, просту та оперативну звітність про витрати зі Scanner Pro.