Simplifiez la déclaration des dépenses et les déductions fiscales avec Scanner Pro

La nouvelle fonctionnalité Note de frais aide les petites entreprises à économiser du temps et de l'argent grâce à des notes de frais automatisées. Avec Scanner Pro, vous pouvez scanner vos factures et l'application enregistrera toutes les informations clés de vos reçus et créera automatiquement des notes. 

En tant qu'indépendant ou propriétaire d'une petite entreprise, vous avez tellement à faire que vous souhaitez simplifier toutes les opérations possibles. Vous êtes constamment en mouvement, résolvant des problèmes urgents et faisant des efforts sporadiques pour organiser les processus. La gestion des factures papier est l'une de ces choses qui prennent du temps : vous devez les conserver, les ranger, les organiser et saisir manuellement des détails tels que le nom du vendeur et la date dans les notes de frais. 

Nous avons demandé à nos utilisateurs comment ils abordaient le remboursement des frais, et 31% des répondants à l'enquête ont déclaré qu'ils scannaient les factures et remplissaient manuellement la feuille de calcul de la note de frais. Pour 29% d'entre eux, la partie la plus ennuyeuse du processus de remboursement consiste à remplir les informations relatives à chaque facture, et pour 23% à améliorer la qualité de l'image du reçu.

Il existe sur le marché des solutions payantes pour la gestion des notes de frais. Cependant, pour la plupart des petites entreprises, l'embauche d'un comptable coûte trop cher, et il en va de même pour les logiciels de gestion des dépenses d'entreprise. 

C'est pourquoi nous avons lancé la fonctionnalité Notes de frais pour vous aider à simplifier le processus de déclaration des dépenses. Il ne vous reste plus qu'à numériser vos factures avec Scanner Pro et à laisser l'application faire le reste. 

Qui a besoin d'une Note de frais ?

Les salariés des petites entreprises. Si vous travaillez dans une petite entreprise où le traitement des dépenses n'est pas effectué régulièrement, vous devrez créer une note de frais pour être remboursé de vos dépenses professionnelles. L'envoi d'une note de frais de qualité, accompagnée des justificatifs, après le voyage d'affaires vous permettra d'être remboursé plus rapidement.

Propriétaires de petites entreprises. Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, il est essentiel de suivre vos dépenses à l'aide d'un formulaire de notes de frais. Une note de frais vous aidera également à préparer des déductions fiscales au moment de la déclaration d'impôts.

Idependents. En tant que travailleur indépendant ou propriétaire de micro-entreprise, vous pensez peut-être que les notes de frais ne sont pas nécessaires, mais elles sont tout aussi importantes pour votre entreprise. Le suivi des dépenses liées à vos activités professionnelles est un élément essentiel du contrôle fiscal de votre entreprise, et vous devez utiliser ces informations lors de la déclaration d'impôts.

Comment les notes de frais automatisées permettent d'économiser du temps et de l'argent 

Si vous avez déjà conservé vos reçus papier dans une boîte à chaussures et les avez regroupés manuellement dans un rapport, vous avez été stressé, vous avez commis des erreurs de calcul coûteuses et vous avez dû faire face à des situations où des reçus manquaient à l'appel. Alors qu'un logiciel de gestion des dépenses d'entreprise peut être trop lours et coûteux à mettre en œuvre pour une petite entreprise comme la vôtre, une simple application iOS Scanner Pro peut automatiser les notes de frais sans engagement et sans coûts importants. 

Scanner Pro facilite la création de notes de frais, en particulier lorsque vous êtes en déplacement et que vous devez détailler vos dépenses chaque jour :

1. Au lieu de saisir tous les détails dans une feuille de calcul Excel, Scanner Pro enregistre automatiquement toutes les informations clés de vos reçus nécessaires à l'établissement d'une note de frais. Il s'agit de la date, du fournisseur, du montant, de la taxe, de la devise et du type (nourriture, hôtel, essence, vol, etc.).
2. Vous n'avez plus besoin d'attendre d'être devant votre ordinateur pour soumettre une note de frais. La création, la modification et le partage ne prennent que quelques minutes et peuvent facilement être effectués entre deux réunions avec des clients.  
3. Grâce à une application simple et rapide, Scanner Pro vous permet de prendre l'habitude de scanner les reçus dès que vous les recevez, afin de réduire le risque de perdre un reçu ou de le voir s'effacer. (Cela peut conduire à une communication plus poussée avec le vendeur ou à ne pas recevoir votre argent) 
4. Après la numérisation, toutes vos données financières peuvent être sauvegardées en toute sécurité dans votre iCloud pendant 3 ou 7 ans en numérisant tous les reçus au format détaillé. De cette manière, Scanner Pro minimise les risques ou les pertes financières en cas de contrôle des impôts.
5. Gardez le contrôle et la visibilité sur les dépenses, en gardant une trace de toutes les dépenses de l'entreprise.
6. Créez des documents PDF de notes de frais d'aspect professionnel et faciles à lire, que vous pouvez partager instantanément avec vos clients et votre équipe. 

Comment créer une note de frais en 5 minutes (ou moins) 

Il se peut que vous deviez faire une note de frais pour vos dépenses de voyage et de travail, que vous souhaitez envoyer à votre employeur pour obtenir un remboursement. En tant que chef d'entreprise, vous pouvez également être amené à établir régulièrement des notes de frais afin de savoir, au moment de la déclaration d'impôts, quelles dépenses peuvent être déduites du montant total dû.

Voici comment faire cela dans Scanner Pro :

1. Scanner Pro vous aide à effectuer des numérisations de haute qualité car il détecte automatiquement le reçu et le rogne. 
2. Dans le coin supérieur droit de l'appli, touchez le menu déroulant et sélectionnez l'option "Note de frais". 
3. Sélectionnez tous les factures que vous souhaitez inclure dans la note de frais et touchez le bouton "Continuer". 
4. Scanner Pro capture automatiquement toutes les informations clés de vos reçus, y compris la date, le vendeur, le montant, la taxe, la devise et le type (restaurant, hébergement, voyage, etc.). 
5. Revérifiez le rapport et apportez les modifications nécessaires, le cas échéant. Pour ce faire, touchez le bouton "Modifier". 
6. Touchez le bouton "Partager". Voilà, votre note de frais est prête à être partagée.

Conseil de pro : Mettez en place un flux de travail automatisé pour enregistrer automatiquement toutes vos factures dans le stockage cloud, afin de les conserver en toute sécurité pendant des années. 

Le fonctionnalité Note de frais est disponible pour un abonnement mensuel de 5$, avec une période d'essai gratuite de 7 jours. Vous pouvez également utiliser Scanner Pro en tant qu'application gratuite pour créer des numérisations de haute qualité, les organiser et les partager facilement.

Le Scanner Pro vous permet d'établir des notes de frais rapidement, facilement et à tout moment.