ある時点で、あらゆるテック系の人がこの質問をします。たいていは、その年の3つ目のタスク管理アプリをダウンロードした直後です。 すでにカレンダーがあります。 たぶんリマインダーもあります。 書きかけのTo-doリストでいっぱいのメモアプリさえ、あるかもしれません。 それでもなぜ、やるべきことがすり抜けてしまう気がするのでしょう？
インターネットのデフォルトの答えは予想どおりです。もっと良いタスク管理アプリが必要だ、ということ。 できれば最高のものを。 無料のもの。 みんなが「ついに働き方が変わる」と言い張るあれです。ですが、より役に立つ問いはこっちです。そもそも別のタスクアプリは本当に必要なのか、それとも問題は、タスクが（またはタスクが）あなたの一日の中にうまく収まっていないことなのか？
タスクがすり抜けるよくあるパターン
まず前提として、全員がタスク管理アプリを必要とするわけではありません。
日々がシンプルで、仕事量が軽く、ノートにきちんと書けば確実に片付くのなら、デジタル化しなければならないという生産性の“掟”はありません。 ペンと紙のTo-doリストで問題なく回していて、それを本当に楽しんでいる人はたくさんいます。
でも頭の中が常に「27個のタブを開きっぱなし」みたいに感じるなら、それはたいてい何かがおかしいサインです。 タスク管理アプリが役立つかもしれない人の例をいくつか紹介します。
- 忙しいプロの人なら、タスクはきっと1つのきちんとした場所にまとまっていません。 会議、メール、Slackのメッセージ、書きかけのメモなどに分散して出てきます。 次の会議が始まるまでの間、自分に「忘れずにフォローしよう」と言い聞かせているだけで。 タスク管理アプリは、それらの“もれそうなタスク”を、消えてしまう前に回収するのに役立ちます。
- 学生なら、おそらく課題、締切、試験、グループ課題、そして学校の外の生活まで、バランスを取っているはずです。 すべてが「すぐに」提出だとすると、今日、実際に注意を向ける必要があるのは何かを判断しにくくなります。 タスク管理アプリは、その締切に構造を与えてくれるので、頭の中を漂い続けるだけにはなりません。
- 複数のプロジェクトや役割を掛け持ちしているなら（フリーランスで仕事をしていたり、事業を運営していたり、職場で複数の“役”を担っていたりしている場合）、優先順位がどれだけすぐに入れ替わり得るか、きっともうわかっているはずです。 昨日重要だったことが今日は重要でないかもしれませんし、それを頭の中で追い続けるのはだんだん大変になります。 タスク管理アプリがあれば、状況が変わったときに、ひとつの場所で立て直してリセットできます。
- それに、「自分はただ整理整頓が苦手なんだ」と考えたことがあるなら、それはおそらく“個人的な欠点”ではありません。 細部を抱え続けるのが好きじゃない脳もあります。 タスクを忘れがちだったり、物事にかかる時間を見積もりにくかったり、長いTo-doリストに圧倒されてしまったりするなら、タスク管理アプリは“外部の脳”のように機能してくれます。つまり、すべてを自分の頭の中に抱え続ける必要がなくなるのです。
そういう場合、ありがたさは派手な機能ではありません。 気持ちが楽になります。 全部を思い出すための頭の負担を肩代わりしてくれるので、その分、仕事をすることに集中できます。
「ベスト・タスクアプリ」系のリストが触れない問題
皮肉なことに、よくある不満の1つが「タスク管理アプリは、やりすぎで重い感じがする」という点です。 ほとんどのツールは、最初は素晴らしく見えます。 設定します。 自分が整理できている気がします。 そして…結局開かなくなります。…
RedditやQuoraで、生産性アプリに関するスレッドを見ていくと、同じような不満が何度も何度も出てくるのがわかります。 機能が多すぎる。 準備が多すぎる。 メンテナンスが多すぎる。 このアプリは、仕事を管理するために役立つものではなく、管理すべき“もう1つのもの”になってしまいます。
根本の問題は意外とシンプルです。 ほとんどのタスクアプリは「何をするか」を教えるのは得意ですが、「いつやるのか」については曖昧です。
長いTo-doリストは、生産的に見えることがあります。 でも、そこに時間が紐づいていないと、すべてが同じくらい差し迫って感じられてしまいます。 タスクが積み上がり、優先順位がぼやけ、やがてそのリストは役に立つというより、気持ちを落ち込ませるものになっていきます。 これは、カレンダーの外で完全に独立して存在するタスクアプリで特に起こりがちです。
ここで、カレンダーアプリは、ほとんどの独立型タスクアプリよりも静かにうまくやってくれます。
カレンダーは、無限の時間があるふりをさせてくれません。 タスクが会議や予定、本当の締切の横に並ぶと、現実的に計画せざるを得なくなります。 今日さらに1つタスクを入れられるのか、それとも移動が必要なのか、すぐにわかります。
それがReaddleのCalendarsの考え方です。 別アプリでタスクを管理するように求めるのではなく、タスクを、すでに生活の計画を立てている場所に直接連れてきます。
Tasks、events、reminders、習慣、そしてマインドフルネスのヒントまで、すべてが1つの表示に集まります。 忙しく感じるためではなく、本当に何が可能なのかを見える化するためです。
時間のないタスクは機能しない
それで、本当に別のタスク管理アプリが必要なのでしょうか？ 多くの人にとって答えはノーです。
本当に必要なのは、別のリストではなく“文脈”です。 何を終える必要があるのか、そしてそれがあなたの日のどこに収まるのかを見ていくことが必要です。 それをうまくやってくれるのが、カレンダーをベースにした仕組みです。
Calendarsでは、タスクは時間の外にふわふわ浮かぶ抽象的な項目にはなりません。 スケジュールして締切を設定したり、会議やコミットメントの横で確認したりできます。 このたった1つの変更――タスクを時間につなげること――が、別のタスク管理アプリをそもそも完全に不要にしてしまうこともよくあります。
あなたに合うかをテストしてみる
まだ別のタスク管理アプリが必要かどうか確信が持てないなら、簡単な実験をしてみてください。 1週間、Calendarsを使ってすべて（会議、締切、やること）を1か所で計画します。 開けたままのリストに放り投げるのではなく、実際の時間枠にタスクを割り当ててください。
週末に、自分に問いかけましょう。もっと整理できた感じがしますか？それとも、ただ忙しくなっただけですか？ 多くの人は、ツールを減らして見える化を良くすると、ストレスが減り、やり切る（フォローし続ける）ことも増えると気づきます。
生産性とは、最も多くのアプリを持つことではありません。 大事なのは、正しい仕組み（システム）を持つことです。 そして多くの人にとって、時間とタスクの両方を扱える強力なカレンダーがあれば、それで実際に十分です。
The Readdle Team 
