Em algum momento, todo profissional de tecnologia faz essa pergunta — geralmente logo após baixar o terceiro app de gerenciamento de tarefas do ano. Você já tem um calendário. Provavelmente você tem lembretes. Você talvez até tenha um app de notas cheio de listas de tarefas pela metade. Então por que ainda parece que as coisas acabam escapando?
A resposta padrão da internet é previsível: você precisa de um app melhor de gerenciamento de tarefas. De preferência, o melhor. O grátis. Aquele em que todo mundo jura que vai “finalmente mudar como você trabalha.” Mas aqui vai a pergunta mais útil: você realmente precisa de um app separado de tarefas, ou o problema é como suas tarefas se encaixam (ou não se encaixam) no seu dia?
Formas comuns de as tarefas escaparem
Vamos tirar isso do caminho primeiro: nem todo mundo precisa de um app de gerenciamento de tarefas.
Se seus dias são simples, sua carga de trabalho é leve e um caderno resolve o trabalho de forma confiável, não existe nenhuma regra de produtividade dizendo que você precisa ir para o digital. Muita gente se vira muito bem com uma lista de tarefas feita com caneta e papel e até gosta de verdade disso.
Mas se seu cérebro parece estar com 27 abas abertas o tempo todo, geralmente é um sinal de que algo não está certo. Veja alguns exemplos de quem pode se beneficiar de um app de gerenciamento de tarefas.
- Se você é um profissional ocupado, suas tarefas provavelmente não ficam em um lugar só e organizado. Elas aparecem em reuniões, e-mails, mensagens do Slack e anotações com texto pela metade. Você se diz que vai se lembrar de dar retorno — até a próxima reunião começar. Um app de gerenciamento de tarefas ajuda você a registrar esses “detalhes soltos” antes que eles sumam.
- Se você é estudante, é provável que esteja equilibrando trabalhos, prazos, provas, projetos em grupo e uma vida fora da escola. Quando tudo está “logo” para vencer, fica difícil saber o que realmente precisa de atenção hoje. Um app de gerenciamento de tarefas dá estrutura a esses prazos para que eles não fiquem apenas rondando sua cabeça.
- Se você está lidando com vários projetos ou funções (trabalhando como freelancer, tocando um negócio ou usando vários “chapéus” no trabalho), você já sabe como as prioridades podem mudar rápido. O que importava ontem pode não importar hoje, e acompanhar isso mentalmente se torna cansativo. Um app de gerenciamento de tarefas te dá um único lugar para se reorganizar e “resetar” quando as coisas mudam.
- E se você já pensou, “Sou só ruim em manter tudo em ordem,” provavelmente não é uma falha pessoal. Alguns cérebros não gostam de ficar segurando detalhes. Se você esquece tarefas, subestima quanto tempo as coisas levam ou se sente sobrecarregado com listas de tarefas longas, um app de gerenciamento de tarefas pode funcionar como um “cérebro externo”, para que você não precise guardar tudo no seu.
Nesses casos, o benefício não é um monte de recursos sofisticados. É um alívio. Você transfere o esforço mental de lembrar de tudo para conseguir focar em fazer o trabalho.
O problema que nenhuma lista de “melhor app de tarefas” menciona
De forma irônica, uma das reclamações mais comuns é que apps de gerenciamento de tarefas acabam parecendo trabalho demais. A maioria das ferramentas parece ótima no começo. Você configura. Você se sente organizado. E então… você para de abrir o app.
Role pelo Reddit ou por tópicos do Quora sobre apps de produtividade e você vai ver as mesmas frustrações surgirem de novo e de novo. Recursos demais. Configuração demais. Manutenção demais. O app vira mais uma coisa para gerenciar, em vez de algo que ajuda você a gerenciar seu trabalho.
O problema principal é surpreendentemente simples. A maioria dos apps de tarefas é boa em dizer o que você deve fazer, mas é vaga sobre quando, de fato, você vai fazer isso.
Uma lista longa de tarefas pode parecer produtiva. Mas sem o tempo associado a ela, tudo parece igualmente urgente. As tarefas se acumulam, as prioridades ficam confusas e, no fim, a lista começa a parecer desanimadora — em vez de ajudar. Isso é especialmente comum com apps de tarefas independentes que ficam totalmente fora do seu calendário.
É aqui que apps de calendário podem fazer um trabalho melhor, silenciosamente, do que a maioria dos apps de tarefas independentes.
Calendários não deixam você fingir que tem tempo ilimitado. Quando suas tarefas ficam ao lado de reuniões, compromissos e prazos reais, você é obrigado a planejar de forma realista. Você vê imediatamente se hoje realmente consegue lidar com mais uma tarefa — ou se ela precisa ser movida.
Essa é a filosofia por trás do Calendars by Readdle. Em vez de pedir para você gerenciar tarefas em um app separado, ele leva as tarefas diretamente para o lugar onde você já planeja sua vida.
Tarefas, eventos, lembretes, hábitos e até dicas de mindfulness vivem em uma única visualização. Não para você se sentir ocupado, mas para você ver o que realmente é possível.
Tarefas sem horário não funcionam
Então, você realmente precisa de um app separado de gerenciamento de tarefas? Para muitas pessoas, a resposta é não.
O que você realmente precisa não é de mais uma lista — é de contexto. Você precisa ver o que deve ser feito e quando isso se encaixa na sua rotina. É isso que um sistema baseado em calendário faz bem.
Com Calendars, as tarefas não são itens abstratos flutuando fora do tempo. Você pode agendá-las, definir prazos e vê-las junto das reuniões e compromissos. Essa mudança única—conectar as tarefas ao tempo— muitas vezes elimina totalmente a necessidade de um app separado de gerenciamento de tarefas.
Teste o que funciona para você
Se você ainda não tem certeza se precisa de um app separado de gerenciamento de tarefas, faça um teste simples. Por uma semana, planeje tudo (reuniões, prazos e tarefas) em um só lugar usando Calendars. Agende as tarefas em horários reais, em vez de deixá-las em uma lista sem data definida.
No fim da semana, pergunte a si mesmo: você se sente mais organizado ou só mais ocupado? A maioria das pessoas descobre que menos ferramentas e melhor visibilidade reduzem o estresse e aumentam o comprometimento em colocar as coisas em prática.
Produtividade não é sobre ter o maior número de apps. É sobre ter o sistema certo. E, para muitas pessoas, um calendário poderoso que lida tanto com o tempo quanto com as tarefas é tudo o que elas realmente precisam.
The Readdle Team 
