Pensa alla tua tipica giornata lavorativa: stai scrivendo una relazione quando all’improvviso compare una notifica di Slack, quindi rispondi “al volo”. Mentre sei all’interno, noti una nuova email e passi a rispondere.
Poi il telefono vibra con un promemoria del calendario per una riunione per cui non ti sei preparato, quindi apri un’altra scheda per rivedere gli appunti.
Dopo la riunione, provi a tornare alla relazione, ma prima controlli un altro messaggio.
Questo rimbalzare continuo tra scrittura, messaggi, email e riunioni è il task switching in azione.
Dà l’impressione di essere produttivo perché fai sempre qualcosa, eppure ogni passaggio costringe il cervello a ricaricare il contesto:
- Che cosa stavo dicendo?
- Dove mi ero fermato?
- Che cosa stavo per cercare?
È in questo reset mentale che tempo ed energia scompaiono silenziosamente. Quindi, come funziona esattamente e in che modo il task switching è diverso dal multitasking? Andiamo più a fondo nel cuore dell’argomento.
Task switching: uno sguardo più da vicino al lato scientifico del processo
Il task switching è il processo con cui si sposta l’attenzione da un’attività a un’altra.
Anche se spesso pensiamo di fare multitasking, la ricerca mostra che il cervello non può svolgere più attività complesse contemporaneamente: alterna rapidamente l’attenzione tra di esse. Ogni passaggio crea uno switch cost, cioè risposte più lente e, a volte, più errori.
La ricerca sulla teoria del task switching è iniziata agli inizi del Novecento, quando gli scienziati notarono che le persone erano più lente quando alternavano le attività rispetto a quando ripetevano la stessa attività.
Negli anni Novanta, questo lavoro si è sviluppato nel task switching paradigm.
In questi esperimenti, i partecipanti svolgono due attività semplici, come ordinare numeri o forme. Completano diverse prove dell’Attività A, poi passano all’Attività B e in seguito tornano indietro, come parte di un test di task switching. I ricercatori confrontano gli “switch trials” (quando il compito cambia) con i “repeat trials” (quando rimane lo stesso). I risultati mostrano costantemente prestazioni più lente e meno accurate subito dopo un passaggio.
Anche quando le persone sanno che sta per arrivare un passaggio e hanno tempo per prepararsi, il costo non viene eliminato del tutto. Gli studi suggeriscono che il passaggio includa almeno due processi: primo, spostare gli obiettivi (decidere di svolgere la nuova attività) e, secondo, attivare le nuove regole sopprimendo quelle vecchie. Anche se una parte della preparazione può avvenire in anticipo, l’attivazione mentale residua dell’attività precedente continua a interferire, causando ritardi.
In che modo influenza la nostra produttività?
Passare da un’attività all’altra è più difficile quando le attività sono complesse o nuove. Le attività più impegnative richiedono più sforzo mentale, quindi il passaggio richiede più tempo. Le scansioni cerebrali mostrano che i lobi frontali e parietali (responsabili dell’attenzione, del processo decisionale e del rispetto delle regole) lavorano di più durante questi passaggi.
Anche ritardi minuscoli si sommano quando passi ripetutamente da un’attività all’altra, ed è per questo che il multitasking costante può prosciugare energia e ridurre la produttività. In situazioni rischiose, come la guida, queste brevi distrazioni possono essere pericolose.
Anche le differenze individuali hanno un ruolo. Età, esperienza e fattori neurologici influenzano la facilità con cui una persona riesce a passare da un’attività all’altra. Ad esempio, condizioni come l’ADHD possono modificare il modo in cui viene regolato il task switching. Tuttavia, la ricerca suggerisce che la cognitive flexibility può migliorare con la pratica, routine strutturate e strategie che riducono le interruzioni non necessarie.
È importante ricordare che il task switching, all’atto pratico, non è un’esperienza solo negativa. Nel lavoro creativo, prendersi una pausa da un’attività e tornarci più tardi può far nascere nuove idee interrompendo la fissazione mentale. La chiave è la controlled flexibility: sapere quando passare a un’altra attività e quando restare concentrati.
Task switching vs Multitasking: in che cosa sono diversi
Task switching e multitasking vengono spesso usati come se significassero la stessa cosa, ma in psicologia descrivono processi diversi.
Il task switching avviene quando sposti l’attenzione avanti e indietro tra due o più attività. Ti concentri su una sola attività alla volta, ma alterni l’attenzione tra di esse. Ogni passaggio richiede al cervello di disimpegnarsi da un insieme di regole e attivarne un altro, creando un piccolo ritardo mentale (lo “switch cost”).
Esempi di task switching:
- Scrivere una presentazione > rispondere a un messaggio su Slack > tornare alla presentazione
- Studiare per un esame > controllare il telefono > tornare a studiare
- Preparare la cena > rispondere a un’email > continuare a cucinare
In ogni caso, non stai svolgendo entrambe le attività contemporaneamente: stai passando rapidamente da una all’altra.
Il multitasking, anche se spesso usato come sinonimo di task switching, si riferisce allo svolgimento di due attività nello stesso momento. Il vero multitasking è raro nelle attività mentali complesse. Di solito funziona solo quando almeno una delle attività è automatica o fisica e non richiede molto pensiero consapevole.
Esempi di multitasking:
- Camminare mentre parli con un amico.
- Piegare il bucato mentre ascolti un podcast.
- Guidare su una strada vuota mentre fai una conversazione semplice (anche se persino questo può ridurre l’attenzione).
Se entrambe le attività richiedono un pensiero profondo, come scrivere un’email mentre partecipi attivamente a una riunione, di solito si tratta di task switching, non di vero multitasking.
In parole semplici, la differenza tra i due è la seguente:
- Task switching = spostare l’attenzione tra attività diverse (una alla volta, avanti e indietro)
- Multitasking = fare due cose contemporaneamente (di solito è efficace solo se una è automatica)
La maggior parte di ciò che chiamiamo multitasking nella vita quotidiana è in realtà task switching, e all’atto pratico è per questo che spesso risulta più stancante di quanto ci aspettiamo.
Consigli pratici per un task switching efficace
App come Calendars by Readdle non eliminano da sole le distrazioni, ma aiutano a organizzare l’intera giornata in blocchi di concentrazione chiari. Programmando tempo dedicato per ogni attività e usando il timeboxing, riduci le piccole decisioni che fanno saltare l’attenzione da una parte all’altra. È un po’ come dare al cervello una serie di binari da seguire, per restare sulla rotta invece di deviare in ogni direzione.
Ecco alcuni consigli pratici per mantenere la concentrazione e gestire il task switching in modo efficace grazie alla controlled flexibility:
1. Raggruppa le attività simili
Raggruppa email, messaggi o piccole incombenze in blocchi di tempo dedicati invece di rispondere man mano che arrivano. Questo mantiene la tua attenzione su un solo tipo di attività alla volta.
2. Imposta timer per i passaggi
Decidi in anticipo quando passerai all’attività successiva. Ad esempio, lavora su un’attività per 25-50 minuti, poi fai una breve pausa o passa all’attività successiva. Questo evita passaggi impulsivi: usa metodi e tecniche di gestione del tempo quando opportuno.
3. Dai priorità alle attività più importanti
Individua le 1-3 attività principali della giornata e affrontale per prime. Questo assicura che la tua energia venga dedicata al lavoro ad alto impatto invece di perdersi in piccole distrazioni.
Puoi creare un elenco separato per le attività importanti in Calendars: usa Planner per aggiungere o gestire i tuoi elenchi di attività.
4. Crea “attention containers”
Usa strumenti come Calendars e i suoi elenchi di attività per bloccare visivamente il tempo per ogni attività. Tratta ogni blocco come una mini zona di concentrazione per ridurre il processo decisionale mentale su cosa fare dopo.
5. Riduci al minimo le interruzioni
Disattiva le notifiche, chiudi le schede inutilizzate e silenzia il telefono quando ti concentri su un’attività impegnativa. Proteggere la tua attenzione riduce i costosi reset mentali.
6. Fai brevi pause tra i passaggi
Anche 1-2 minuti di stretching, respirazione profonda o una breve camminata aiutano il cervello a resettarsi prima di iniziare l’attività successiva. Puoi usare piccole abitudini e il loro impatto positivo sul tuo stile di vita per alleggerire il carico di lavoro del cervello. Controlla l’andamento dei tuoi progressi con Habit Tracker in Calendars: scopri quanto è efficace ogni abitudine per te.
7. Pratica la mindfulness
Fai attenzione a quando la mente vaga o senti l’impulso di passare a un’altra attività. Notarlo è il primo passo per ritrovare la concentrazione. Usa Mindful Productivity Masterclass in Calendars per saperne di più sulla mindfulness come fenomeno attraverso una serie di lezioni brevi e semplici.
8. Usa routine per le attività ripetitive
Mantieni le attività familiari o a basso sforzo in un programma coerente. Questo riduce lo sforzo mentale richiesto quando passi da un’attività all’altra.
Shortcuts nell’app Calendars ti consente di programmare rapidamente le tue attività abituali, abitudini e hobby, con una configurazione semplice con un solo tocco.
9. Limita il multitasking
Riserva il vero multitasking solo a un’attività fisica ben consolidata (come camminare) combinata con un’attività mentale semplice. Per il lavoro cognitivo, concentrati su una cosa alla volta.
Seguendo questi consigli, puoi passare da un’attività all’altra quando necessario senza perdere concentrazione, energia o produttività.
The Readdle Team 
