Comment créer une liste de tâches efficace

Vous avez déjà commencé votre journée en ayant l’impression que votre cerveau est déjà saturé avant même d’ouvrir votre boîte mail ? C’est là qu’une bonne liste de tâches entre en jeu. Bien réalisée, elle ne fait pas que lister des tâches. Elle vous apporte de la clarté. Elle vous aide à comprendre ce qui est important, ce qui peut attendre, et vous rend réellement plus productif.

Voyons ensemble comment créer une liste de tâches qui ressemble à un ami bienveillant, plutôt qu’à une feuille rébarbative. Avec Calendars de Readdle, tout circule facilement entre votre téléphone et votre ordinateur portable.

Pourquoi une bonne liste de tâches est-elle importante

Une liste de tâches, c’est plus qu’un ensemble de corvées. C’est un outil de productivité qui :

Vous aide à vous concentrer sur les tâches prioritaires.
Vous offre une vue d’ensemble réaliste de votre journée.
Garde vos objectifs à long terme visibles sans devenir écrasants.

Imaginez Sarah, une responsable marketing, qui jongle entre des projets clients, des rapports internes et des réunions d’équipe. Avant, elle se sentait dispersée toute la journée, passant sans cesse d’une tâche à l’autre. Après avoir créé une liste de tâches priorisées, elle commençait chaque matin en sachant exactement ce qui était essentiel. Le résultat ? Moins de stress, plus de progrès, et des soirées avec du vrai temps libre.

Sans structure, une liste de tâches peut produire l’effet inverse. Elle peut vous stresser et donner l’impression que votre journée est insurmontable. C’est pourquoi prendre le temps d’apprendre à créer une liste de tâches efficace est rentable.

Astuces pour une liste de tâches efficace

Étape 1 : Déchargez tout ce que vous avez en tête

La première étape pour créer une liste efficace consiste à sortir toutes vos tâches de votre esprit. Notez tout ce qui vous vient à l’esprit, des projets professionnels aux courses en passant par les rappels divers. C’est ce qu’on appelle un brain dump, et cela permet de libérer de l’espace mental pour pouvoir ensuite prioriser.

La méthode Getting Things Done (GTD) de David Allen appelle cette première étape Capture, et les psychologues parlent d’externalisation cognitive. En transférant tâches et préoccupations dans un système externe, vous réduisez la charge mentale et améliorez la mémoire.

Des outils numériques comme Calendars rendent cela encore plus simple. Vous pouvez ajouter des tâches dès qu’elles vous viennent à l’esprit, où que vous soyez (sur téléphone, tablette ou ordinateur), pour ne rien oublier. Vous pouvez aussi séparer les tâches concrètes des idées vagues en mettant des tâches comme « lancer un podcast » dans une « liste À faire un jour/Peut-être/Idées ».

Étape 2 : Décomposez les grandes tâches en étapes gérables

Les grands projets peuvent paraître écrasants. Quand vous voyez « Lancer une nouvelle campagne marketing », il est facile de bloquer ou de procrastiner. Cette réaction n’est pas un échec personnel, c’est un réflexe psychologique.

Les recherches en psychologie organisationnelle montrent que les petits succès concrets sont l’un des moteurs les plus puissants de la motivation. La théorie des « petites victoires » de Karl Weick a démontré que les grands objectifs abstraits peuvent paralyser. En découpant ces objectifs en étapes précises et actionnables, on rend le progrès psychologiquement plus facile et durable.

Au lieu de traiter un grand objectif comme une tâche intimidante, divisez-le en actions plus petites que vous pouvez réellement accomplir.

Par exemple :

Rédiger le contenu de l’email pour le lancement.
Créer les visuels pour les publications sur les réseaux sociaux.
Planifier une réunion de relecture avec l’équipe.

Vous pouvez facilement découper les tâches dans Calendars de Readdle pour rester bien organisé :

Plutôt qu’une grosse tâche unique, créez une liste de tâches dédiée au projet. Vous pouvez l’appeler « Lancer une nouvelle campagne marketing » ou choisir un nom adapté au projet.
Ajoutez toutes les petites actions comme tâches individuelles dans la liste.
Optionnel mais conseillé : vous pouvez aussi avoir la tâche « Lancement Campagne » comme ultime étape à cocher, satisfaisante à barrer une fois tout le projet terminé. Action – Création d’une liste de tâches et glisser-déposer d’une tâche entre les listes.
Attribuez à chaque étape une durée estimée (30 minutes, 1 heure, etc.) afin d’équilibrer vos journées.
Optionnel mais conseillé : bloquez des créneaux pour chaque tâche avec la fonction Planificateur facile.

Étape 3 : Priorisez vos tâches

Il est facile de tomber dans le piège de croire que toutes les tâches sont aussi importantes les unes que les autres. Mais en réalité, certaines tâches ont bien plus d’impact que d’autres. Sans priorités claires, vous pourriez remplir votre journée de tâches secondaires alors que l’essentiel se fait sans cesse repousser.

Un moyen simple : identifiez chaque jour vos Tâches les Plus Importantes, en général une à trois, dont l’accomplissement rendrait la journée réussie. Ce sont vos points d’ancrage. Tout le reste s’organise autour d’elles.

Par exemple :

Si votre liste inclut répondre à des mails, mettre à jour un document et préparer une présentation importante, la présentation devient votre tache la plus importante car elle a un impact direct sur vos résultats.
Si vous jonglez entre organiser des fichiers, répondre à des clients, et finir un brouillon, le brouillon est votre tache la plus importante car il est lié à la livraison et aux revenus.
Si vous êtes en recherche d’emploi et que votre liste inclut l’exploration des postes, le parcours des offres et l’envoi d’une candidature personnalisée, cette candidature est votre tâche la plus importante du jour.

Vous pouvez rendre vos taches les plus importantes encore plus concrètes en les reliant à un outil comme Calendars.

Par exemple, vous pouvez attribuer différentes couleurs à vos taches les plus importantes pour les faire ressortir ou leur bloquer des créneaux spécifiques.

Étape 4 : Ajoutez toujours une date d’échéance

Savoir quoi faire ne suffit pas, il faut aussi savoir quand cela doit être fait. Ajouter une date d’échéance transforme les intentions vagues en engagements concrets.

Même sans date limite stricte, vous donner un objectif évite de laisser traîner les tâches indéfiniment. Par exemple, au lieu de « Rédiger un article de blog », essayez « Rédiger un article de blog avant vendredi 15h ». Cela crée un engagement et vous aide à mieux planifier votre journée.

Étape 5 : Utilisez des tâches récurrentes pour les actions répétitives

Certaines tâches ne sont pas faites en une fois. Elles reviennent chaque jour, chaque semaine ou chaque mois. Des tâches comme « Préparer la réunion d’équipe hebdomadaire », « Payer le loyer » ou « Envoyer le rapport du lundi » peuvent encombrer la liste si vous devez les ressaisir à chaque fois.

Les tâches récurrentes règlent ce problème. Programmez-les une fois, elles apparaîtront automatiquement dans votre planning à chaque échéance. Vous économisez ainsi de l’énergie mentale et gagnez en régularité.

Faut-il inclure des estimations de temps ou des niveaux d’énergie ?

Oui ! Attribuer une durée approximative aux tâches évite de surcharger votre journée et vous aide à rester réaliste. Il est facile de sous-estimer le temps que prennent les choses, et votre planning bien pensé peut vite dérailler à cause de petites tâches qui prennent finalement des heures.

Adapter les tâches à votre niveau d’énergie est tout aussi important. Certains travaux demandent concentration et créativité, d’autres peuvent se faire en mode automatique. En alignant les tâches sur vos rythmes d’énergie naturels, vous en faites plus avec moins de stress.

Conseil pratique : essayez de planifier une « heure de concentration » pour vos tâches les plus exigeantes durant votre pic de concentration, puis placez les tâches plus simples ou répétitives autour. Avec le temps, vous remarquerez des schémas dans votre productivité et pourrez mieux planifier vos journées, au lieu de réagir à l’urgence du moment.

Calendars facilite l’ajout d’une durée estimée pour chaque tâche, vous permettant de visualiser exactement le temps que prendra chaque élément de votre journée.

Utilisez Calendars by Readdle pour créer votre liste de tâches

Calendars est plus qu’un simple agenda numérique, c’est un véritable centre de productivité. Avec lui, vous pouvez :

Enregistrer rapidement les tâches en langage naturel.
Transformer des tâches en blocs programmés sur le calendrier.
Rassembler événements et tâches dans une seule vue.
Définir des rappels et suivre les durées.

Cette intégration élimine le problème des « post-its perdus » et fait de votre liste de tâches un outil vraiment actionnable.

Dernières réflexions

Une liste de tâches est un outil, pas une épreuve de volonté. Misez sur la clarté, la priorisation et la planification réaliste. Avec la bonne méthode et un outil comme Calendars, votre liste de tâches passe de source de stress à un système qui fonctionne vraiment.