Ti capita mai di iniziare la giornata sentendo che la tua mente è già piena prima ancora di aprire la posta in arrivo? È qui che entra in gioco una buona lista di cose da fare. Se fatta bene, non si limita a elencare le attività. Ti dà maggiore chiarezza. Ti aiuta a capire cosa conta, cosa può aspettare e ti fa essere al top della produttività.
Vediamo insieme come costruire una lista di cose da fare che sia come un amico utile, non un elenco che ti assilla. Con Calendars di Readdle, tutto scorrerà senza fatica tra il tuo telefono e il tuo computer.
Perché una buona lista di cose da fare è importante
Una lista di cose da fare è molto più di un semplice elenco di impegni. È uno strumento di produttività che:
- Ti aiuta a concentrarti sulle attività che hanno la massima priorità.
- Ti offre una panoramica realistica della tua giornata.
- Mantiene visibili gli obiettivi a lungo termine senza sopraffarti.
Immagina Sarah, una responsabile marketing, che deve destreggiarsi tra progetti dei clienti, report interni e riunioni con il team. Prima si sentiva disorientata tutto il giorno, passando continuamente da un compito all'altro. Dopo aver creato una lista di cose da fare con un elenco priorità, ha iniziato le sue mattine sapendo esattamente cosa fosse più importante. Il risultato? Meno stress, più progressi e la sera ha del tempo libero.
Senza una struttura, una lista di cose da fare può avere l'effetto opposto. Può stressarti e far sembrare la giornata impossibile. Per questo ripaga il prenderti il tempo per imparare a creare una lista di cose da fare nel modo corretto.
Consigli per un'efficace lista di cose da fare
Step 1: Prima di tutto svuota la mente
Il primo passo per creare una lista funzionale è tirare fuori tutte le attività dalla tua testa. Scrivi tutto quello che hai in mente, dai progetti di lavoro alle commissioni di ogni giorno, fino ai promemoria più vari. Questo si chiama brain dump e aiuta a liberare spazio mentale così puoi iniziare a dare priorità.
Il metodo Getting Things Done (GTD) di David Allen chiama questo primo passaggio Capture e gli psicologi si riferiscono allo stesso concetto come alleggerimento cognitivo. Trasferendo attività e preoccupazioni in un sistema esterno, riduci il carico mentale e migliori la memoria.
Gli strumenti digitali come Calendars rendono tutto ancora più semplice. Puoi aggiungere le attività appena ti vengono in mente, ovunque (su telefono, tablet o desktop) così non dimentichi nulla. Inoltre puoi tenere separati i compiti concreti dalle idee generiche spostando attività come "avvia un podcast" in una "lista Per il futuro/Forse/Idee";
Step 2: Suddividi i grandi compiti in passaggi gestibili
I grandi progetti possono sembrare schiaccianti. Se vedi un'attività chiamata "Lancia nuova campagna marketing", è facile bloccarsi o procrastinare. Questa reazione non è un fallimento personale, ma psicologico.
La ricerca in psicologia organizzativa mostra che i piccoli successi concreti sono tra i motori più potenti della motivazione. La teoria dei "piccoli successi" di Karl Weick ha scoperto che gli obiettivi grandi e astratti spesso bloccano. Suddividendo questi obiettivi in passi specifici e attuabili, il progresso sembra più facile e sostenibile.
Invece di trattare un grande obiettivo come un singolo compito che intimidisce, suddividilo in azioni più piccole che puoi effettivamente completare;
Ad esempio:
- Scrivi la bozza dell'email per il lancio.
- Crea grafiche per i post sui social media.
- Programma una riunione di revisione con il team.
Con Calendars di Readdle puoi facilmente suddividere le attività per restare sempre al passo;
- Invece di un solo grande compito crea una Task List dedicata al progetto. Puoi chiamarla "Lancia nuova campagna marketing" o come preferisci in base al progetto;
- Aggiungi tutte le azioni più piccole come attività singole alla lista.
- Facoltativo ma consigliato: puoi avere anche "Lancio della campagna" come task in questa lista come traguardo finale, sarà gratificante depennarla una volta conclusi tutti i compiti del progetto. Azione: creazione di una lista attività e spostamento di un compito tra le liste tramite il trascina e rilascia.
- Assegna a ogni passaggio una durata stimata (30 minuti, 1 ora, ecc.) così la tua giornata resta equilibrata.
- Facoltativo ma consigliato: blocca del tempo per ciascuna attività con la funzione Easy Planner.
Step 3: Dai priorità alle tue attività
È facile cadere nella trappola di considerare ogni attività della lista ugualmente importante. Ma alcune attività fanno davvero la differenza molto più di altre. Senza priorità chiare, la tua giornata si riempie di attività secondarie mentre quelle fondamentali rimangono indietro.
Un approccio semplice è individuare ogni giorno le Attività più importanti (in inglese MIT), di solito solo una o tre voci che, se completate, ti faranno sentire la giornata come veramente produttiva. Queste diventano i tuoi punti fermi. Tutto il resto si incastrerà attorno a loro.
Ad esempio:
- Se nella tua lista ci sono compiti come rispondere alle email, aggiornare un documento e prepararti per una presentazione importante, la presentazione diventerà la tua MIT perché ha un impatto diretto sui risultati.
- Se stai organizzando i file, rispondendo ai clienti e finendo una bozza, la bozza è la MIT perché è legata a consegne e guadagni.
- Se cerchi lavoro e nella tua lista ci sono compiti come ricercare posizioni, scorrere annunci e inviare una candidatura personalizzata, quella candidatura è la tua MIT della giornata.
Puoi rendere le MIT ancora più concrete collegandole a uno strumento come Calendars.
Per esempio puoi assegnare colori diversi alle MIT per evidenziarle visivamente o bloccare degli slot dedicati.
Step 4: Aggiungi sempre una data di scadenza
Sapere cosa fare non basta, devi anche sapere entro quando farlo. Aggiungere una data di scadenza trasforma intenzioni vaghe in impegni concreti.
Anche senza una scadenza precisa, darsi un obiettivo aiuta a non lasciare i compiti in sospeso all'infinito. Ad esempio, invece di "Scrivere post per il blog", prova "Scrivere post per il blog entro venerdì alle 15". Così sentirai la responsabilità e potrai pianificare la giornata in modo realistico.
Step 5: Usa le attività ricorrenti per i compiti ripetitivi
Alcune attività non si fanno una sola volta. Si ripetono quotidianamente, settimanalmente o mensilmente. Cose come "Preparazione riunione settimanale del team", "Pagare l'affitto" o "Inviare report del lunedì" possono sovraccaricare la lista se le aggiungi ogni volta a mano.
Le attività ricorrenti risolvono questo problema. Impostale una volta sola e si ripeteranno automaticamente quando previste. Così risparmi energia mentale e assicuri la costanza.
Dovresti includere stime di tempo o livelli di energia?
Sì! Assegnare una durata approssimativa alle attività impedisce di sovraccaricare la giornata e rende il programma più realistico. È facile sottovalutare quanto tempo richiedono le cose, e prima che te ne accorga la giornata pianificata va in tilt per poche attività che occupano ore.
Allineare le attività ai tuoi livelli di energia è altrettanto importante. Alcuni lavori richiedono concentrazione e creatività, altri si possono fare con il pilota automatico. Allineando i compiti ai tuoi naturali ritmi di energia puoi fare di più con meno stress.
Consiglio pratico: prova a pianificare una "power hour" per il tuo lavoro più impegnativo nel momento di massima concentrazione. Lascia i compiti più facili o ripetitivi per un altro momento. Col tempo noterai schemi nella tua produttività e potrai pianificare le giornate in modo più strategico, invece di inseguire solo ciò che sembra urgente.
Con Calendars puoi facilmente aggiungere la stima di durata per ogni attività, e vedere subito quanto tempo occupa nella tua giornata.
Usa Calendars di Readdle per creare la tua lista di cose da fare
Calendars è molto più di un calendario digitale, è un vero hub per la produttività. Con Calendars puoi:
- Mettere rapidamente per iscritto le attività usando l'input in linguaggio naturale.
- Trasformare le attività in blocchi calendarizzati.
- Unire eventi e attività in un'unica visualizzazione.
- Impostare promemoria e tracciare la durata.
Questa integrazione elimina il problema delle "note perse" e fa sì che la tua lista non sia solo scritta, ma anche attuabile.
Pensieri finali
Una lista di cose da fare è uno strumento, non una prova di forza di volontà. Punta su chiarezza, priorità e pianificazione realistica. Con il giusto approccio e uno strumento come Calendars, trasformerai la lista dei compiti da fonte di stress a un sistema che funzioni davvero.
Ti capita mai di iniziare la giornata sentendo che la tua mente è già piena prima ancora di aprire la posta in arrivo? È qui che entra in gioco una buona lista di cose da fare. Se fatta bene, non si limita a elencare le attività. Ti dà chiarezza. Ti aiuta a capire cosa conta, cosa può aspettare e ti fa essere al top della produttività.
Vediamo insieme come costruire una lista di cose da fare che sia come un amico utile, non un elenco che ti assilla. Con Calendars di Readdle, tutto scorrerà senza sforzo tra il tuo telefono e il tuo computer.
The Readdle Team 
