Zeitmanagement-Methoden für mehr Produktivität mit Calendars von Readdle

Zeit ist eine Ihrer wertvollsten Ressourcen, aber sie gut zu managen, fühlt sich heutzutage schwerer denn je an. Bei ständigen Benachrichtigungen, Multitasking und wechselnden Prioritäten ist es einfach, sich beschäftigt zu fühlen, ohne tatsächlich produktiv zu sein. Genau da helfen bewährte Methoden zum Zeitmanagement.

Zeitmanagement bedeutet zumindest in der Realität nicht, zu einer Produktivitätsmaschine zu werden. Es ist eine Mischung aus Strategien, Werkzeugen und Gewohnheiten, die dir helfen, das zu erkennen, was wirklich zählt, Zeit für diese Dinge zu schützen und dann dranzubleiben, ohne auszubrennen. 

Wenn diese Mischung stimmt, steigt in der Regel die Produktivität, Stress nimmt ab, und Ihre Abende fühlen sich nicht mehr so an, als müssten Sie alles aufarbeiten, was Sie zwischen neun und fünf nicht geschafft haben.

Der Haken dabei: Selbst die beste Methode braucht einen festen Platz im Alltag. Meistens ist das Ihr Kalender – egal ob Sie Zeitblöcke nutzen, Aufgaben bündeln oder einfach nur versuchen, die Woche nicht im Chaos untergehen zu lassen. Mit Kalendern können Sie Termine und Aufgaben in einer Ansicht zusammenführen – egal, welches System Sie nutzen, die Planung und Umsetzung wird dadurch leichter.

Vor diesem Hintergrund führt dieser Artikel durch die nützlichsten Zeitmanagement-Methoden in der modernen Produktivitätskultur – Pomodoro, Eisenhower-Matrix, Zeitblöcke, GTD, Eat That Frog, Kanban und mehr – und zeigt, wie sie mithilfe eines Tools wie Calendars tatsächlich in den Alltag passen.

Was sind Zeitmanagement-Methoden wirklich?

Es hilft, sie in drei Ebenen zu unterteilen: Strategie, Techniken und Fähigkeiten.

Ihre Strategie ist der Ansatz fürs große Ganze. „Erst priorisieren, dann planen“ ist eine Strategie. Genauso „ähnliche Aufgaben bündeln“ oder „das Schwierigste zuerst erledigen“.

Techniken sind die bekannten, benannten Methoden, die in Blogbeiträgen oder YouTube-Thumbnails auffallen: die Pomodoro-Technik, die Eisenhower-Matrix, Zeitblöcke, GTD, Kanban. Sie sind konkrete Rezepte.

Fähigkeiten sind die Grundlage für alles. Priorisieren, Planen, Abschätzen wie lange Aufgaben dauern, Grenzen kommunizieren und Aufgaben delegieren sind keine Methoden, die man „mal eben“ macht – es sind Fähigkeiten, die Sie über die Zeit aufbauen.

Man kann es so sehen: Die Strategie ist das Betriebssystem, die Techniken sind die Apps, und Ihre Fähigkeiten sind der Prozessor. Wenn eine dieser Komponenten völlig veraltet oder leistungsschwach ist, läuft das gesamte System nicht rund.

Eine Kalender-App verleiht dir zwar keine Fähigkeiten, aber dort laufen alle drei Ebenen zusammen. In Calendars von Readdle zeigt sich Ihre Strategie darin, wie Sie Ihre Woche aufbauen, Ihre Techniken spiegeln sich in der Zeit- und Aufgabenplanung wider – und Ihre Fähigkeiten entscheiden, ob Sie sich daran halten oder die Blöcke ständig in Vergessenheit geraten.

Die vier Haupttypen von Zeitmanagement-Methoden

Wenn man den Überblick über akademische Leitfäden, Produktivitätsblogs und die besseren Ecken von Reddit gewinnt, fallen die meisten Zeitmanagement-Methoden in vier große Bereiche:

• Priorisierungs-Frameworks
• Methoden zur Zeitplanung und -gestaltung
• Workflow-Systeme
• Methoden für Gewohnheit und Fokus

Sie schließen sich nicht gegenseitig aus. Tatsächlich verwenden die effektivsten Methoden mindestens eine aus jeder Kategorie.

Priorisierungs-Frameworks: Entscheiden, was Ihre Zeit verdient

Bevor Sie darüber diskutieren, wo eine Aufgabe in Ihrem Kalender platziert wird, sollten Sie erst entscheiden, ob sie dort überhaupt hingehört.

Die Eisenhower-Matrix 

Die Eisenhower-Matrix ist ein klassisches Beispiel für ein Priorisierungs-Framework.

Sie teilen Ihre Aufgaben in vier Felder: dringend und wichtig, wichtig aber nicht dringend, dringend aber nicht wichtig und keines von beidem. Die Idee ist simpel, aber unbequem: Die meisten von uns verbringen zu viel Zeit damit, auf das Lauteste zu reagieren, anstatt sich langfristig auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Quadranten:

Jetzt erledigen: dringend + wichtig

Einplanen: wichtig, aber nicht dringend

Delegieren: dringend, aber weniger wichtig

Eliminieren: nicht dringend + nicht wichtig

Beispielszenarios:

Jetzt erledigen: Kundenbericht einreichen.

Einplanen: Strategie für den nächsten Monat vorbereiten.

Delegieren: Assistenten bitten, Folien zu erstellen.

Eliminieren: Social Media-Benachrichtigungen checken.

Praktisch könnte man die Matrix zu Beginn der Woche auf Papier skizzieren und dann die „wichtigen“ Punkte in Calendars entweder als termingebundene Aufgaben oder als echte Zeitblöcke eintragen.

Das Dringende, aber nicht Wichtige? Das wird entweder delegiert, in ein kurzes Zeitfenster zusammengefasst oder ganz aus dem Kalender gestrichen. Calendars fungiert als Türsteher: Nur Aufgaben, die den „Wichtig“-Test bestehen, bekommen einen geschützten Platz.

Pareto-Analyse

Die Pareto-Analyse, besser bekannt als die berühmte 80/20-Regel, ist weniger visuell, aber genauso schonungslos. Man zählt alle Aufgaben oder Projekte auf, die anstehen, und fragt sich dann, welche 20 Prozent für 80 Prozent der gewünschten Ergebnisse sorgen. Diese wenigen Aufgaben bekommen die besten Plätze im Kalender; alles andere landet im Rest. Mit einem Tool wie Calendars markiert man diese 20 Prozent mit einem Stern und zieht nur diese in die Fokuszeiten des Tages – der Rest füllt die Zwischenräume.

Eat That Frog 

Dann gibt es noch Eat That Frog – klingt wie eine TikTok-Challenge, ist aber einfach das Commitment, die wichtigste und unangenehmste Aufgabe zuerst zu erledigen. Sie suchen sich Ihren „Frosch“ am Tag vorher aus und geben ihm am Morgen in Calendars einen deutlich sichtbaren, festen Block. Wenn es 9 Uhr ist, müssen Sie nicht mehr überlegen, was Sie tun sollen – Sie haben die Entscheidung schon gestern getroffen.

Manche kombinieren Eat That Frog mit der Pickle Jar Theory, die den Tag in Felsen (wertvolle Aufgaben), Kieselsteine (nice-to-do) und Sand (Ablenkungen und Kleinigkeiten) unterteilt.

Calendars ist dafür besonders praktisch, da sie Ihre „Felsen“ wirklich sichtbar machen können: lange, feste Blöcke im Kalender. Kieselsteine werden zu kleineren Blöcken, die darum herum platziert werden. Sand wird gar nicht erst eingeplant oder auf einen kleinen, klar markierten Bereich verschoben, anstatt sich überall zu verteilen.

Zeitplanung und -gestaltung: Den Tagesablauf aktiv gestalten

Wenn Sie wissen, was zählt, konzentrieren sich die nächsten Methoden darauf, wann Sie tatsächlich arbeiten und wie sich Ihr Tag anfühlen soll.

Zeitblöcke 

Zeitblöcke sind dabei die einfachste Methode. Sie teilen Ihren Tag in große Blöcke – Deep Work, Administration, Meetings, Lernen – und weisen jedem Block eine Arbeitsart zu. Der Fokus liegt weniger auf Einzelaufgaben, sondern darauf, für konzentriertes Arbeiten Zeiträume zu reservieren. 

Calendars ist hierfür ideal: Sie können wiederkehrende „Deep Work“-Termine für den Morgen, „E-Mails und Admin“ nach dem Mittagessen, „Meetings“ am Nachmittag einplanen und Aufgaben in die passenden Zeitfenster ziehen.

Timeboxing 

Timeboxing verschärft das noch. Statt „Deep Work, 9–11 Uhr“ geben Sie einzelnen Aufgaben innerhalb dieser Blöcke ein genaues Zeitfenster: Entwurf schreiben von 9:00 bis 9:45, Folien überarbeiten von 9:50 bis 10:30 usw. Die feste Zeit zwingt Sie, innerhalb der Begrenzungen zu arbeiten, statt Aufgaben auf den ganzen Vormittag auszudehnen. Auf dem Bildschirm sieht das wie markante Kacheln aus, die sich über den Tag verteilen.

In Calendars fühlt es sich wirklich wie Tetris an: Man zieht Aufgaben auf den Tag, passt sie in der Länge an und sieht sofort, ob man zu viel in einen Nachmittag presst.

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro®-Technik ist noch standardisierter: 25 Minuten konzentriertes Arbeiten, danach fünf Minuten Pause; nach vier Runden eine längere Pause. 

Sie müssen nicht Ihren gesamten Kalender mit 25-Minuten-Blöcken befüllen. Viele planen ein oder zwei 90-minütige „Pomodoro-Sessions“ in Calendars und nutzen einen separaten Timer für die Sprints. Der Kalender sagt Ihnen, woran Sie arbeiten; der Timer sorgt dafür, wie Sie es tun.

Entscheidend bei all diesen Methoden ist, dass Ihr Kalender nicht nur von fremden Meetings gefüllt ist. Er wird zur Landkarte Ihrer Absichten. Sobald Sie Aufgaben als Zeitblöcke behandeln, die tatsächlich Platz im Kalender benötigen, überrascht es Sie auch nicht mehr, wenn 15 Stunden To-do-Listen nicht in einen Sieben-Stunden-Tag passen.

Workflow-Systeme: Alles im Fluss halten

Sind Priorisierungs-Frameworks und Planungsmethoden auf Entscheidung und Planung ausgerichtet, konzentrieren sich Workflow-Systeme darauf, das ganze System am Laufen zu halten.

Getting Things Done 

Getting Things Done (GTD) ist hier das Schwergewicht. Im Kern ist GTD ein Fünf-Schritte-Kreislauf: alles erfassen, was Ihre Aufmerksamkeit beansprucht, klären, was es bedeutet und welcher nächste Schritt notwendig ist, diese Aktionen in Listen/Kontexte ordnen, regelmäßig überprüfen und dann jeweils passend loslegen.

Es gibt fünf Schritte: Erfassen → Klären → Organisieren → Reflektieren → Handeln

Beispiel:

Erfassen: „Anruf beim Lieferanten wegen Rechnung“ zur Aufgabenliste hinzufügen.

Klären: Prüfen, ob dringend oder planbar.

Organisieren: Fälligkeitsdatum und Kategorie zuweisen.

Reflektieren: Wöchentliche Durchsicht, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.

Handeln: Den Anruf zum vereinbarten Zeitpunkt erledigen.

Sie müssen GTD nicht in Reinform übernehmen, um vom grundlegenden Aufbau zu profitieren. 

Kanban 

Kanban-Systeme gehen einen anderen Weg. Statt Listen gibt es Spalten – meist „Backlog“, „To Do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Aufgaben werden von links nach rechts geschoben, je weiter sie fortschreiten. Das ist ideal, um Engpässe zu visualisieren und nicht zu viel gleichzeitig anzupacken.

Für das Board selbst nutzen die meisten ein eigenes Kanban-Tool, aber der Kalender hat trotzdem seinen Platz. 

Wenn Sie zehn Karten „In Bearbeitung“ haben, können Sie sie nicht alle heute erledigen – Calendars fungiert als Realitäts-Check. Sie suchen sich zwei oder drei aus, geben jedem einen festen Platz im Kalender und ignorieren den Rest erst einmal. So zwingen Sie Ihr Kanban-System, die realen Grenzen Ihres Tages zu akzeptieren.

SMART 

SMART-Ziele und Projektplanung greifen ebenfalls in diese Systeme ein. „Mehr schreiben“ gehört nicht in den Kalender, aber „1.000 Wörter für Kapitel 3 am Dienstag von 9:30 bis 11:00 verfassen“ schon. Sobald Sie ein klares Ziel benennen und eine Zeit abschätzen können, legen Sie es in Calendars in die Woche und sehen direkt, wohin es passt.

Methoden für Gewohnheit und Fokus: Aufmerksamkeit schützen

Die letzte Methoden-Gruppe betrifft weniger Strukturen als vielmehr das Verhalten – sprich: Was Sie tatsächlich machen, wenn Sie am Schreibtisch sitzen.

Zeit-Auditing 

Eine Zeitaufzeichnung ist ein guter Einstieg. Ein paar Tage lang schreiben Sie alle 30 Minuten auf, was Sie tatsächlich tun. Angenehme Lektüre ist das selten. Man erkennt plötzlich: Der „kurze E-Mail-Check“ um 9 Uhr zog sich heimlich über eine Stunde hin, oder Aufgaben, die für 45 Minuten geplant waren, benötigen regelmäßig zwei Stunden.

Routinen helfen, die Startschwierigkeiten zu minimieren. Einer der cleversten Aspekte der „Shortcuts“ in Calendars ist, dass man sie bewusst auf die Zeitachse zieht. Dadurch entsteht genau dieser „soziale Vertrag“, der die Umsetzung wahrscheinlicher macht. Im Gegensatz dazu erfüllen „wiederkehrende Termine“ denselben Zweck, allerdings werden sie automatisch eingeblendet. Somit geht dieser Effekt des Vertrags ein Stück verloren.

Statt jeden Tag neu zu überlegen, wann Sie schreiben, Sport machen oder Administratives erledigen, können Sie in Calendars für regelmäßige Tätigkeiten Shortcuts einrichten – so geht die Planung ganz leicht. 

Die Routine kann z. B. sein: Deep Work immer morgens an Werktagen, Meetings erst ab 11 Uhr, E-Mails in zwei kurzen Blöcken am Nachmittag. Mit der Zeit verknüpft das Gehirn diese Blöcke automatisch mit bestimmten Aufgaben – und das Hineinfinden in den Fokus gelingt schneller, ohne 20 Minuten Warmlauf.

Not-to-do-List 

Dann gibt es noch die Not-to-do-Liste. Die meisten Kalender sind voll mit Terminen, die man zugesagt hat; kaum jemand führt sichtbar, worauf man bewusst verzichtet. 

Sie können das auch sichtbar machen, indem sie einen ganztägigen Termin wie „Keine Meetings nach 15 Uhr“ anlegen oder den ersten Morgenblock als „Keine E-Mails, kein Slack“ deklarieren. Klingt albern, funktioniert aber: Ist der Block im Kalender, fühlt sich ein Verstoß wie eine aktive Entscheidung und nicht wie ein passiver Prozess an, der von selbst abläuft.

Delegieren 

Delegieren passt hier ebenfalls. Wenn im Kalender häufig Ihr Namen auftaucht, kann das ein Hinweis darauf sein, dass Sie an Aufgaben festhalten, die Ihre Aufmerksamkeit gar nicht zwingend erfordern.

Ein einfacher Trick ist, Termine oder Aufgaben klar zu kennzeichnen, wenn Sie sie nicht selbst erledigen: „Nachhaken: Design-Team schickt Entwürfe“, z. B. mit einem kurzen reservierten Zeitabschnitt im Kalender. Sie planen dann das Nachfassen, aber nicht die Arbeit selbst.

Welche Zeitmanagement-Methode ist nun die beste?

Die ernüchternde Antwort: Die beste Methode ist die, die Sie tatsächlich regelmäßig nutzen – und zwar mit den Werkzeugen, die Sie schon haben.

Allerdings sehen die erfolgreichen Systeme, die sich länger als ein paar Wochen halten, meist ähnlich aus. Sie nutzen ein Priorisierungs-Framework zum Entscheiden, eine Planungsmethode zum Schützen der Zeit, ein Workflow-System für die Organisation und ein bis zwei Focus-/Habits-Hilfen, damit es nicht um 15 Uhr auseinanderfällt.

Eine einfache Version könnte so aussehen: 

1. Sonntags führen Sie einen zehnminütigen Eisenhower-Check für Aufgaben und Projekte durch. Die wichtigen Aufgaben ziehen Sie in Calendars – als Aufgaben oder Blöcke – und planen damit die Wochen so, dass Vormittage für Deep Work und Nachmittage für Besprechungen und Admin vorgesehen sind. 
2. Während der Deep-Work-Zeiten nutzen Sie Pomodoro-Sprints – so arbeiten Sie in kurzen, fokussierten Schüben und verfallen nicht ins Multitasking. 
3. Im Hintergrund dient Calendars als zentrale Drehscheibe für Ihr GTD-Light-System: Aufgaben aus Erinnerungen oder Google Tasks werden synchronisiert, nächste Schritte per Drag-and-drop in passende Tage verschoben.
4. Sie müssen diesem System keinen Namen geben oder es aufschreiben. Es muss einfach genug sein, dass Sie dabei bleiben.

Wenn Sie eh schon überfordert sind, probieren Sie am besten nicht alles auf einmal aus. Wähle eine Priorisierungsmethode – Eisenhower oder Pareto – und kombiniere sie mit einer Planungsmethode – Zeitblöcke oder ein paar Fokus-Blöcke pro Tag in Calendars. Probiere das zwei Wochen lang. Sobald es zur Gewohnheit wird, können Sie ein weiteres Element hinzufügen.

Wo passt Calendars von Readdle hinein?

Viele dieser Methoden funktionieren auch im Notizbuch. Aber wenn Ihr Tag eh schon auf Handy, Mac und Watch läuft, dann macht eine dedizierte App einen Unterschied, die zu diesem Ökosystem passt.

Calendars von Readdle ist als zentrales Drehrad gedacht – nicht nur als weitere Checkbox. Die App integriert bestehende Kalender – Google, iCloud, Outlook – sodass Sie nichts neu aufbauen müssen. Aufgaben aus Apple Erinnerungen oder Google Tasks stehen Seite an Seite mit Terminen – Ihre To-Do-Liste schwebt nicht länger im luftleeren Raum, sondern ist mit echter Zeitplanung verbunden.

Da Sie Aufgaben auf einen Tag ziehen, die Dauer festlegen und bei Änderungen verschieben können, wird Zeitblocken zur echten Methode statt nur verlockende Theorie zu bleiben. Routinen entstehen, indem Sie einfach einen Termin wiederholen. „Eat That Frog“ wird zum sichtbaren Block ganz oben im Morgen. Timeboxing macht aus dem Tag einen Satz gezielter Kacheln und nicht einen diffusen Nebel.

Vor allem aber funktioniert das alles über iPhone, iPad, Mac und Apple Watch hinweg. Ihr „System“ schauen Sie sich nicht nur am Schreibtisch an – sondern überall.

Behandeln Sie Ihren Zeitplan wie eine offene Beta-Version

Zeitmanagement bedeutet nicht, jeden Tropfen aus dem Tag zu pressen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die sprichwörtlichen Tropfen, die Sie herauspressen, auch in die richtigen Themen fließen.

Sie brauchen für den Anfang kein perfektes System. Was Sie bruachen, ist ein System, das gut genug zum Ausprobieren ist, ein Tool, das alles sichtbar macht – und den Willen, regelmäßig zu überprüfen und nachzuschärfen, statt alles am ersten chaotischen Tag wieder über Bord zu werfen.

Betrachten Sie die nächsten Wochen als Live-Beta Ihres Zeitplanes. Bringe eine kleine Veränderung „aufs System“ – z. B. ein Wochen-Review, ein paar Deep-Work-Blöcke in Calendars, eine neue Priorisierungs-Gewohnheit. Beobachte, wie sie sich im Alltag bewährt. „Fehler“ beheben. Iteriere.

So entwickelt sich Software. Ihr Zeitmanagement funktioniert genauso.