时间是您最宝贵的资源之一，但如今高效管理时间似乎比以往更难。 各种不停的通知、多任务处理和不断变化的优先级让您很容易变得忙碌，却未必觉得高效。 这正是经过验证的时间管理方法能派上用场的地方。
现实中的时间管理，并不是要让自己变成高效的机器人。 它是一种结合了策略、工具和习惯的综合方式，帮助您决定什么才是真正重要的，为重要事项留出时间，并无压力地完成它们。
当这种组合发挥作用时，生产效率通常会上升，压力会降低，您的晚上也不会再像是为白天没完成的事情收尾的时间。
关键在于，即便是最好的方法也需要有一个日常落地的位置。 那通常就是您的日历，无论您是在做时间块管理、任务批量处理，还是只是想让一周过得有条不紊。 Calendars 将您的事项和任务整合到一个视图中，无论您采用哪种系统，计划和执行都更容易坚持。
基于此，本文将带您了解现代效率文化中最实用的时间管理方法——番茄钟、艾森豪威尔矩阵、时间块、GTD、吃掉那只青蛙、看板等等，并展示这些方法如何借助 Calendars 等工具融入日常生活。
时间管理方法，究竟是什么？
将它们拆分为三个层次会更有帮助：策略、技巧和技能。
您的策略是全局的方法论。 “先排优先级再制定计划”是一种策略。 “批量处理相似任务”或“先完成最难的事情”也是如此。
技巧是那些常见于博客和 YouTube 缩略图上的标志性方法：如番茄工作法、艾森豪威尔矩阵、时间块、GTD、看板等。 它们是具体的实践方案。
技能则是支撑一切的基础。 优先级划分、计划制定、估算任务时长、设定边界以及任务委派，这些都不是“只做一次”的方法，而是需要不断锻炼的能力。
您可以这样理解：您的策略像操作系统，技巧如同应用程序，而技能则是处理器。 如果其中任何一环明显薄弱或过时，整体体验都会卡顿。
一款日历应用并不能神奇地提升您的技能，但它是这三层汇集的地方。 在 Readdle 出品的 Calendars 中，您的策略体现在一周的架构上，技巧可见于具体的时间块和任务安排，而最终能否坚持则取决于您的技能。
四大类主流时间管理方法
从学术指南、效率博客到 Reddit 上的深度讨论区，大多数时间管理方法基本可归为四大类：
- 优先级框架
- 排程与时间分配方法
- 工作流体系
- 习惯与专注方法
它们并不是互斥的。 实际上，最有效的方案往往每类都有采纳。
优先级框架：决定什么事值得您花时间
与其先争论任务该排到日历哪个位置，不如先确定它值不值得出现。
艾森豪威尔矩阵
艾森豪威尔矩阵是优先级框架的经典案例。
您把任务分为四个象限：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。 思路虽然简单却不够舒适：大多数人太容易对“声音最大”的事项做出反应，而忽略了对长期真正重要的事投入精力。
四象限：
立刻处理：紧急且重要
安排计划：重要但不紧急
委派：紧急但不太重要
删除：既不紧急也不重要
示例情境：
立刻处理：提交客户报告。
安排计划：准备下个月的策略。
委派：请助手制作幻灯片草稿。
删除：查阅社交媒体通知。
在实际操作中，您可以在周初手写一张矩阵图，然后将“重要”的事项作为带日期的任务或实际的时间块事项，添加进 Calendars。
那些不重要但又紧急的琐事呢？ 它们要么被委派，要么集中处理一小段时间，要么干脆从日历里移除。 Calendars 就像守门人：只有通过“重要性”检测的任务，才能获得受保护的时间段。
|
如何在 Calendars 实现 先在纸上或笔记中画好矩阵，然后把任务移入 Calendars，作为本周的日程或待办事项。 您可以：
通过这样的设置，你会发现日常最容易被忽视的象限也能清晰地呈现在实际日程中。 |
帕累托分析
帕累托分析（即著名的80/20 法则）虽然不那么直观，但同样强势。 您列出手头所有任务或项目，问自己哪20%能产生您最关心结果的80%？ 这少数的任务会被优先安排在日历的黄金时段，其他的则只能利用剩余时间处理。 在 Calendars 内，很适合为那关键的20%加星标，仅将这些任务拉到您最集中的时段，其它则用于填补空档。
|
如何在 Calendars 实现
|
吃掉那只青蛙
还有吃掉那只青蛙，名字听起来像个 TikTok 挑战，其实就是承诺每天先完成最重要、最令人抗拒的任务。 您头一天挑选好自己的“青蛙”，第二天一早在 Calendars 中为它预留一个不可动摇的醒目时间块。 到早上九点，您无需再犹豫要做什么——昨天已经做了决定。
有些人把“吃掉那只青蛙”与泡菜罐理论结合，把一天分成“石头”（高价值任务）、“小石头”（锦上添花的事）、“沙子”（杂事与琐碎）。
此时，Calendars 的优势体现得尤为明显：您可以让自己的“石头”一目了然——日历上是长时间的实体时间块。 小石头则是那些可以安排在石头周围的较小时间块。 沙子则不用专门安排，或者只集中到日历上很小的明确区域，而不是四处渗透。
|
如何在 Calendars 实现 在Calendars中，实际操作如下：
Calendars 拖拽事项和任务极为便捷，所以一周中如果临时调整计划也很轻松。 |
排程与时间塑造：为一天设计合理结构
当您知道什么最重要后，下面的方法就聚焦于您什么时候去做，以及一天应有的节奏。
时间块分配
时间块分配是最直接的方法。 您把一天分成几大块——深度工作、行政、会议、学习——每段时间对应某类工作。 核心不是具体单个任务，而是保护整段时间专注做同类型的工作。
Calendars 非常适合这一点：您可以创建每天早上固定的“深度工作”事项，午餐后设置“邮件及行政”，下午为“会议”，然后拖拽任务填充到相应时间段。
时间盒
时间盒更进一步。 与其只设定“深度工作 9–11 点”，您会为具体任务分配严格的起止时间：如 9:00–9:45 撰写草稿，9:50–10:30 修改幻灯片等。 固定时间约束迫使您在限制内完成工作，而不是让项目无限膨胀占据整个上午。 在屏幕上看，这种结构像是很多块“瓷砖”铺满了您的一天。
在 Calendars，感觉就像在玩俄罗斯方块：您将任务拖拽到当天，拉长到合适长度，能直观看到自己是否安排过满。
|
如何在 Calendars 实现 Calendars 天生适合这种规划风格：
|
番茄工作法
番茄工作法则更为标准化：25 分钟专注，5 分钟休息，每四轮后再来一次长休息。
您不必把日历排满 25 分钟的事项，但很多人习惯在 Calendars 里定好一个或两个 90 分钟“番茄工作时段”，然后配合另外的计时器来冲刺。 日历告诉您要做什么，计时器则保障您的专注执行。
这些方法的关键在于，您的日历不只是他人强加的会议列表。 它成为您行动意图的地图。 一旦您把任务都变成需要在日历上专门安排的时间段，就不会再惊讶为何 15 小时的待办事项总是塞不进 7 小时的工作日。
|
如何在 Calendars 实现 Calendars 并不需要专门的番茄钟功能就能实现这一方法。 您可以：
|
工作流系统：让一切高效协同
如果优先级和排程方法是用于决策和规划，工作流系统则是保证整个机器顺畅运转。
搞定事情（GTD）
GTD（Getting Things Done）在此类方法中最为重量级。 其核心是一个五步循环：收集所有待办事项，梳理每项的意义和下一步行动，整理进清单和情境，定期回顾，然后专注执行眼前最合适的任务。
五个步骤为：收集 → 梳理 → 整理 → 反思 → 行动
例子：
收集：将“联系供应商关于发票”添加至任务列表。
梳理：判断是否紧急或可以安排日程。
整理：指定截止时间及类别。
反思：每周回顾，确保无任务遗漏。
行动：按安排时间完成电话。
你无需完全照搬 GTD 全套流程，仅基本结构也能大有裨益。
|
如何在 Calendars 实现 Calendars 非常适合承载“整理”和“执行”两步：
可以把 Calendars 看作 GTD 的“硬风景”：真正已经占据了日历的承诺与专注时间块，而更广泛的项目清单可以留在 Reminders、Google Tasks 或其他同步的应用中。 |
看板
看板系统则采用完全不同的方式。 您不是写清单，而是用列——通常是“待办”、“进行中”、“已完成”——随着工作推进卡片从左向右移动。 它非常适合可视化瓶颈，限制自己同时推进过多事项。
大多数人还是会用专门的看板工具做看板，但您的日历仍然有用武之地。
如果您“进行中”里有 10 张卡，就不可能全部当天完成；Calendars 帮您现实校对。 您挑两三项，各自固定时间段，其余暂缓。 这是强迫您的看板系统正视一天实际物理极限的简洁方法。
|
如何在 Calendars 实现 您的看板依旧可以在 Trello、Jira 或 Notion 里操作，而 Calendars 则负责时间分配：
|
SMART
SMART 目标和项目规划同样适用于这些体系。 “多写点”不该出现在日历上；“周二 9:30–11:00 起草第三章 1000 字”才该排进去。 只要您能给目标命名、估算好所需时间片段，就能把它安排进 Calendars，直观看到它在您一周中的位置。
习惯与专注方法：守护您的注意力
这一类方法更侧重于行为习惯，而不是结构化方案——关心您坐下来后到底能否专注做事。
时间审计
时间审计是很好的入门方式。 连续几天，记录每 30 分钟您到底在做什么。 这些记录往往让人回顾时感觉“扎心”。 您会发现，原以为 9 点“快速查邮件”却莫名花了 1 小时，或是本以为 45 分钟能做完的任务，每次都实际要 2 小时。
|
如何在 Calendars 实现 在Calendars中，您可以：
|
例行任务能大大降低启动阻力。 Calendars 的“快捷方式”功能很强大，因为您必须手动拖到时间轴，能够强化这种“自我约定”，提升任务完成率。 而“重复事项”则作用类似，但由于是自动生成，所以强化契约的效果没那么强。
您无需每天临时决定什么时候写作、锻炼或处理例行事务，只需在 Calendars 中为常规事项设定快捷方式，排程就会变得轻松许多。
例行模式可能很简单：每个工作日上午深度工作，11 点后才开会，下午两段专门查邮件。 久而久之，大脑会自动把这些时间块与特定模式关联，更容易无须热身直接进入专注状态。
不做清单
还有“不做清单”的方法。 大多数人的日历都写满了自己同意做的事，却很少记录自己主动拒绝了什么。
您可以把这种想法具象为：全天安排一个名为“3 点后不再开会”的事项，或者把早上的首小时单列为“禁止收邮件和 Slack”。 听上去很另类，但很有效：只要它写在日历上，违约时您会有明确的觉知。
|
如何在 Calendars 实现 制定“不做清单”——明确列出拒绝的应用、会议或任务，为专注构建防火墙。 您可以这样保存：
|
委派
委派也是此类方法的一环。 如果日历上所有事项都署你名下，大概率有不少其实完全可以交由他人完成。
一个小窍门：在您不是实际操作者时明确标注事项和任务，如“跟进：设计团队发送方案”，并为自己安排简短日程专门检查。 您规划的是跟进时间，而不是实际操作本身。
哪种时间管理方法才是真正最佳？
坦率地说，答案很朴实：最适合您的时间管理方法，是您有可能持续用下去、且配合现有工具能实际落地的那一个。
不过，能坚持几周以上的方案，通常看起来都很相似。 它们一般包含：一种优先级方法决定重点、一种排程方法保障时间、一套工作流系统保持条理，以及一两个习惯/专注小圈套防止下午三点全线崩盘。
最简方案可能如下：
- 周日花十分钟用艾森豪威尔方法回顾全部任务和计划。 把重点任务移入 Calendars，做任务和时间块分配，规划好工作日：上午深度工作，下午会议或行政。
- 深度工作块内采用番茄工作法冲刺，专注于高效，而不是陷入多任务。
- 然后把 Calendars 作为轻量 GTD 中枢：Reminders 或 Google Tasks 同步过来的任务都在这里，实际的下一步直接拉到合适的日子执行。
- 您无需为这套体系命名、画流程图、贴白板。 您只要让它足够简单，能持续用下去即可。
如果您已经快崩溃了，千万别一口气全盘采纳所有方案。 选一种优先级方法——艾森豪威尔或帕累托——再配一种时间安排方式——时间块或 Calendars 里的每日专注区块即可。 坚持两周。 等感觉顺手了，再加一环。
Readdle 出品的 Calendars 的独特定位
许多方法都能用笔记本操作。 但如果您的日常本就离不开手机、电脑和手表，一款专用的应用能很好融入您的数字生态圈，那意义就完全不一样了。
Calendars by Readdle 天生就是这个“中枢”，不只是待办清单打卡工具。 它能同步您的现有日历——Google、iCloud、Outlook——不需要您从头再做任何迁移。 Apple 提醒事项或 Google Tasks 等任务可以和日程事项并排管理，意味着您的待办清单不再悬在空中，而是真正关联到具体时间。
因为您可以灵活拖拽任务，调整时长、随时移动，时间块管理就不再是纸上谈兵。 设置日常例程，只需将事项设为重复即可。 “吃掉那只青蛙”会以醒目的头条时间块呈现于早晨日程上。 时间盒让您一天的规划成为明确的时间瓷砖，而不是漫长的模糊时间流。
关键是，这一套能覆盖您的 iPhone、iPad、Mac 以及 Apple Watch。 无论身在何地，您的“系统”都是统一的视图，不是只在办公桌时才打开的工具。
把您的日程当作实时测试版
时间管理的目标不是把一天榨干。 而是要让您挤出的每一滴时间都用在最值得做的事情上。 而是要让你挤出的每一滴时间都用在最值得做的事情上。
您无需等到完美的体系才开始。 您需要的是一套“够好就能用”的方案、一款能让全局清晰可见的工具，以及在日常偏离计划时的定期回顾与灵活调整，而不是第一次计划泡汤就全盘弃用。
把接下来的几周当成自己时间管理系统的 live beta 测试。 小步前进——每周例行回顾、Calendars 里的深度工作块、一个新的优先级习惯。 观察它在真实生活中的体验。 及时修正。 持续迭代。
软件就是这样一点点变强的。 您的时间管理系统也可以用同样的方式进步。
The Readdle Team 
