Il tempo è una delle tue risorse più preziose, ma gestirlo al meglio può sembrare più difficile che mai. Con continue notifiche, multitasking e priorità che cambiano, è facile sentirsi sempre occupati senza essere davvero produttivi. È qui che intervengono i metodi di gestione del tempo.
La gestione del tempo, almeno nel mondo reale, non consiste nel diventare un robot della produttività. È una combinazione di strategie, strumenti e abitudini che ti aiutano a decidere cosa conta davvero, a pianificare il tempo per queste attività e a portarle a termine senza esaurirti.
Quando questa combinazione funziona, la produttività tende ad aumentare, lo stress diminuisce e le tue serate smettono di sembrare il recupero di tutto ciò che non hai potuto fare dalle nove alle cinque.
Il problema è che anche il miglior metodo ha bisogno di uno spazio. Di solito è il tuo calendario, che tu faccia time blocking, raggruppi attività simili, o semplicemente cerchi di non far diventare la settimana un tutt’uno indistinto. Calendars riunisce i tuoi eventi e le tue attività in un’unica vista, così qualsiasi sistema tu usi sarà più facile da pianificare e da seguire.
Tenendo questo a mente, questo articolo ti accompagna tra i metodi di gestione del tempo più utili nella cultura moderna della produttività – Pomodoro, Matrice di Eisenhower, time blocking, GTD, Eat That Frog, Kanban e tanti altri – e mostra come possano concretamente adattarsi alla vita quotidiana se supportati da uno strumento come Calendars.
Cosa sono davvero i metodi di gestione del tempo?
Aiuta dividerli in tre livelli: strategia, tecniche e abilità.
La tua strategia è l’approccio generale, il quadro di riferimento. "Dai priorità prima di pianificare" è una strategia. Lo sono anche "raggruppa attività simili" o "fai per prima la cosa più difficile".
Le tecniche sono i metodi riconoscibili e spesso nominati che dominano blog e video su YouTube: la Tecnica del Pomodoro, la Matrice di Eisenhower, il time blocking, GTD, Kanban. Sono veri e propri "ricettari" operativi.
Le abilità stanno alla base di tutto. Dare priorità, pianificare, stimare quanto tempo richiedano le attività, comunicare i propri limiti e delegare compiti non sono azioni che "fai una volta e basta". Sono muscoli che si costruiscono nel tempo.
Un modo per pensarci: la tua strategia è il sistema operativo, le tecniche sono le app e le abilità sono il processore. Se uno di questi elementi è obsoleto o carente, l’esperienza complessiva ne risente.
Un’app calendario non ti darà magicamente delle abilità, ma è il luogo dove questi tre livelli si incontrano. In Calendars di Readdle, la tua strategia si manifesta nel modo in cui strutturi la settimana, le tecniche sono visibili in come blocchi il tempo e pianifichi le attività, mentre le abilità determinano se davvero rispetti quei blocchi o li rimandi sempre più avanti.
Le quattro tipologie principali di metodi di gestione del tempo
Se allunghi lo sguardo tra guide accademiche, blog sulla produttività e le aree più profonde di Reddit, la maggior parte dei metodi di gestione del tempo rientra in quattro grandi categorie:
- Framework di prioritizzazione
- Metodi di programmazione e definizione del tempo
- Sistemi di workflow
- Metodi per abitudini e concentrazione
Non sono mutuamente esclusivi. Anzi, le soluzioni più efficaci prendono almeno una cosa da ciascuna categoria.
Framework di prioritizzazione: decidere cosa merita il tuo tempo
Prima ancora di discutere dove inserire un’attività nel calendario, bisogna chiedersi se merita di starci.
La Matrice di Eisenhower
La Matrice di Eisenhower è un esempio classico di framework di prioritizzazione.
Dividi le attività in quattro quadranti: urgente e importante, importante ma non urgente, urgente ma non importante e nessuna delle due. L’idea è semplice ma scomoda: la maggior parte di noi passa troppo tempo a reagire a ciò che fa più rumore e troppo poco su ciò che conta davvero a lungo termine.
Quadranti:
Fai ora: urgente + importante
Programma: importante ma non urgente
Delega: urgente ma meno importante
Elimina: né urgente né importante
Esempi pratici:
Fai ora: Inviare il report al cliente.
Programma: Preparare la strategia per il prossimo mese.
Delega: Chiedere all’assistente di preparare le slide.
Elimina: Controllare le notifiche dei social media.
Concretamente, puoi disegnare la matrice su carta all’inizio della settimana e poi inserire gli elementi “importanti” in Calendars come attività con data o eventi con blocco orario;
Gli impegni urgenti ma non importanti? Quelli vanno delegati, raggruppati in una piccola finestra o eliminati del tutto dal calendario. Usa Calendars come filtro d'ingresso: solo le attività che superano il test dell’“importanza” ricevono uno spazio protetto.
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Come farlo in Calendars Crea la matrice su carta o in una nota, poi trasferisci le attività su Calendars come eventi o attività per la settimana successiva. Ecco cosa puoi fare:
Impostando tutto così, vedrai che il quadrante solitamente trascurato diventerà una parte visibile della tua reale pianificazione. |
Analisi di Pareto
L’analisi di Pareto, nota anche come la famosa regola 80/20, è meno visiva ma altrettanto spietata. Elenca tutte le attività o i progetti e chiediti quali 20 percento genereranno l’80 percento dei risultati importanti per te. Quelle poche attività ottengono i posti migliori nel tuo calendario; il resto si inserisce solo dove avanza tempo. In uno strumento come Calendars, questo significa evidenziare il 20 percento che davvero conta e spostare solo quello nelle tue fasce orarie più produttive, lasciando il resto come riempitivo.
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Come farlo in Calendars
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Eat that Frog
C’è poi Eat That Frog, che sembra una sfida su TikTok ma in realtà significa semplicemente impegnarsi a fare per prima la mansione più importante e impegnativa. Scegli la tua “rana” il giorno prima e assegna un blocco visibile e inderogabile all’inizio della tua giornata in Calendars. Quando scoccano le 9, non devi più decidere cosa fare: hai già scelto il giorno prima.
Alcuni associano Eat That Frog alla teoria del vaso di sottaceti, che divide la giornata tra "rocce" (compiti ad alto valore), "ciottoli" (cose da fare se c’è tempo) e "sabbia" (distrazioni e dettagli trascurabili).
Calendars è molto utile anche qui perché puoi letteralmente rendere visibili le tue "rocce": blocchi lunghi e solidi nel tuo calendario. I ciottoli diventano blocchi più piccoli che si inseriscono attorno a quelli principali. La sabbia non viene pianificata, oppure rimane relegata in un angolo ben definito invece di invadere tutto lo spazio.
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Come farlo in Calendars In Calendars potrebbe presentarsi così:
Poiché Calendars consente di trascinare facilmente eventi e attività, riorganizzare tutto a metà settimana quando la vita cambia è semplicissimo. |
Programmazione e gestione del tempo: disegnare la forma della tua giornata
Una volta che sai cosa conta, i metodi successivi si concentrano su quando svolgerai realmente il lavoro e su come far fluire la giornata.
Time blocking
Il time blocking è il più diretto. Dividi la giornata in grandi blocchi — lavoro profondo, amministrazione, riunioni, formazione — e assegni ciascuna macro-categoria al proprio spazio. Conta meno la singola attività e più il proteggere ampi intervalli di tempo per il lavoro ad alta concentrazione.
Calendars si è l'ideale per questo: puoi creare eventi ricorrenti di "Deep work" al mattino, "Email e amministrazione" dopo pranzo, "Riunioni" al pomeriggio e trascinare i compiti nelle finestre più adatte.
Timeboxing
Il timeboxing è una versione più rigorosa. Invece di "Lavoro profondo, 9–11", assegni a ogni attività tempi precisi: scrivi la bozza 9:00–9:45, rivedi le slide 9:50–10:30 e così via. Il tempo prestabilito ti costringe a lavorare con vincoli precisi, evitando che un progetto nella mattina si espanda senza limiti. Visivamente, sullo schermo sembra una serie di "mattoncini" colorati che riempiono la giornata.
In Calendars, sembra quasi di giocare a Tetris: trascini i compiti nella giornata, regoli la durata dei blocchi e vedi subito se stai cercando di infilare troppe cose nello stesso pomeriggio.
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Come farlo in Calendars Calendars è pensata proprio per questa modalità di pianificazione:
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Tecnica del Pomodoro
La Tecnica del Pomodoro® standardizza ulteriormente: 25 minuti di lavoro concentrato seguiti da 5 minuti di pausa, con una pausa più lunga ogni quattro cicli.
Non serve riempire tutto il calendario di micro-eventi da 25 minuti, ma molti trovano utile programmare una o due sessioni da 90 minuti di "Pomodoro" in Calendars e gestire i cicli tramite un timer separato. Il calendario dice su cosa lavorare; il timer impone la modalità di lavoro.
Ciò che conta in tutti questi metodi è che il tuo calendario non sia solo la lista di riunioni imposta da altri. Diventa la mappa delle tue intenzioni. Quando inizi a considerare le attività come blocchi di tempo che necessitano effettivamente di spazio in calendario, smetti di sorprenderti se 15 ore di compiti non entrano in una giornata lavorativa di sette ore.
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Come farlo in Calendars Calendars non ha bisogno di una funzione Pomodoro dedicata per funzionare. Ecco cosa puoi fare:
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Sistemi di workflow: mantenere tutto collegato
Se framework e metodi di programmazione servono a decidere e pianificare, i sistemi di workflow si occupano di far girare bene tutto il meccanismo.
Getting things done
Getting Things Done (GTD) è il sistema più strutturato. Alla base, GTD è un ciclo di cinque fasi: cattura tutto ciò che ti passa per la mente, chiarisci cosa significa ogni elemento e qual è la prossima azione, organizza le azioni in elenchi e contesti, rivedi regolarmente e infine affronta il compito giusto nel momento opportuno.
Le cinque fasi sono: Catturare → Chiarire → Organizzare → Riflettere → Agire
Esempio:
Catturare: Aggiungi "Chiamare il fornitore per la fattura" alla lista delle attività.
Chiarire: Valuta se è urgente o può essere pianificato.
Organizzare: Assegna una scadenza e una categoria.
Riflettere: Fai una revisione settimanale per non dimenticare nulla.
Agire: Fai la telefonata all’orario pianificato.
Non devi adottare GTD nella sua forma più rigorosa per beneficiare della sua struttura di base.
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Come farlo in Calendars Calendars è l’ideale per le fasi di "organizzare" e "agire":
Pensa a Calendars come al tuo "hard landscape" in stile GTD: gli impegni e i blocchi di concentrazione già inseriti in calendario, mentre le liste progetto più ampie possono stare in Promemoria, Google Tasks o altre app sincronizzate. |
Kanban
I sistemi Kanban adottano un approccio diverso. Invece che liste, hai colonne — generalmente "Backlog", "Da fare", "In corso", "Fatto" — e sposti le card man mano che il lavoro avanza. È ottimo per visualizzare i "colli di bottiglia" e per limitare quanto tenti di fare contemporaneamente.
La maggior parte usa strumenti specifici per la board Kanban, ma anche il calendario ha il suo ruolo.
Se hai dieci card in "In corso", non puoi farle tutte oggi; Calendars ti aiuta a restare realista. Ne scegli due o tre, assegni a ciascuna uno slot preciso in calendario e ignori il resto per il momento. È un modo semplice per obbligare il sistema Kanban a guardare in faccia i limiti concreti della giornata.
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Come farlo in Calendars Continua pure a usare strumenti come Trello, Jira o Notion per la board Kanban, ma in Calendars imposti i timebox:
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SMART
Anche gli obiettivi SMART e la pianificazione dei progetti si integrano bene in questi sistemi. "Scrivere di più" non va messo in calendario; "Scrivere la bozza di 1.000 parole per il capitolo 3 martedì dalle 9:30 alle 11:00" sì. Nel momento in cui puoi definire un risultato chiaro e stimare un blocco di tempo, puoi inserirlo nella tua settimana in Calendars per vedere dove incastrarlo.
Metodi per le abitudini e la concentrazione: proteggere l’attenzione
L’ultimo gruppo di metodi riguarda meno la struttura e più il comportamento: ciò che veramente fai quando ti siedi alla scrivania.
Audit del tempo
Un audit sul tempo è un ottimo punto di partenza. Per alcuni giorni scrivi cosa fai davvero in blocchi da 30 minuti. Quasi mai è una lettura piacevole. Scopri che il tuo "breve controllo email" delle 9 si è trasformato in un’ora intera, o che il compito programmato per 45 minuti ci mette sempre due ore.
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Come farlo in Calendars Con Calendars puoi:
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Le routine aiutano a ridurre l’inerzia iniziale. Uno degli aspetti più potenti delle "Scorciatoie" di Calendars è che l’utente le trascina manualmente sulla timeline, creando lo stesso effetto del “patto sociale” e aumentando la probabilità che vengano svolte. Al contrario, un "evento ricorrente" può servire allo stesso scopo ma viene inserito automaticamente, quindi l’effetto del “patto sociale” non scatta.
Invece di decidere ogni giorno quando scrivere, allenarsi o fare amministrazione, puoi creare scorciatoie per le attività ricorrenti in Calendars così programmarle diventa un attimo.
La routine potrebbe essere semplice: lavoro profondo ogni mattina feriale, riunioni dopo le 11, email in due finestre nel pomeriggio. Col tempo il cervello associa quei blocchi a modalità specifiche, rendendo più facile entrare nel flusso senza dover "scaldare i motori" per venti minuti.
Not-to-do-list
C’è poi la lista delle cose da non fare. La maggior parte dei calendari è piena di cose accettate; pochi hanno una traccia visibile di ciò che rifiutano.
Puoi dare forma concreta a questa idea creando un evento di tutta la giornata chiamato “Niente riunioni dopo le 15”, oppure bloccando la prima ora come “No email, no Slack”. Sembra banale, ma funziona: una volta che il blocco compare sul calendario, violarlo diventa una scelta attiva e non una deriva involontaria.
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Come farlo in Calendars Avere una not-to-do list — con app, riunioni o attività che si scelgono di non fare — agisce da firewall per l’attenzione. Puoi mantenerla come:
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Delegare
Anche la delega rientra in questa categoria. Se tutto quello in calendario ha il tuo nome, probabilmente ti stai assegnando compiti che potresti lasciare ad altri;
Un trucco utile è etichettare in modo chiaro eventi e attività quando non sei tu a svolgerli: ad esempio “Follow up: il team design invia le bozze”, con un piccolo slot riservato solo al controllo. Programma il follow-up, non il lavoro in sé.
Qual è davvero il metodo migliore per gestire il tempo?
Ecco la risposta meno affascinante: il metodo di gestione del tempo migliore è quello che userai davvero, con costanza, sfruttando gli strumenti che hai già.
Detto ciò, gli approcci che durano più di qualche settimana di solito hanno la stessa struttura. Usano un metodo di prioritizzazione per scegliere cosa conta, uno di pianificazione per proteggergli del tempo, un sistema di workflow per tenere tutto organizzato e uno o due trucchi per concentrazione e abitudini per non far crollare tutto alle 15.
Una versione semplificata potrebbe essere questa:
- La domenica trascorri dieci minuti a rivedere in stile Eisenhower i compiti e i progetti. Sposti quelli importanti in Calendars come attività e blocchi, pianificando così le tue mattine per il lavoro profondo e i pomeriggi per riunioni e amministrazione.
- Durante quei blocchi di lavoro profondo, lavori in sprint Pomodoro per restare concentrato ed evitare di dissolverti nel multitasking.
- Nel frattempo usi Calendars come fulcro del tuo sistema GTD semplificato: le attività da Promemoria o Google Tasks si sincronizzano e trascini le azioni successive nei giorni in cui le svolgerai realmente.
- Non serve dare un nome a questo "stack" o scriverlo su una lavagna. Basta che sia sufficientemente semplice per continuare a seguirlo.
Se ti senti già sommerso, non cercare di adottare tutto subito. Scegli un metodo per le priorità — Eisenhower o Pareto — e abbinalo a un approccio di pianificazione, come il time blocking o qualche blocco di concentrazione giornaliero in Calendars. Prova così per due settimane. Quando ti sarà diventato naturale, aggiungi un altro elemento.
Dove si inserisce Calendars di Readdle
Molti di questi metodi possono trovare posto in un quaderno. Ma se già vivi tra smartphone, computer e orologio, avere un’app dedicata pensata per quell’ecosistema fa davvero la differenza.
Calendars di Readdle nasce proprio per essere quell’hub e non l’ennesima lista da spuntare. Importa i calendari che già usi — Google, iCloud, Outlook — così non devi ricostruire nulla da zero. Le attività da Apple Promemoria o Google Tasks sono accanto agli eventi: così la to-do list non fluttua più nel nulla, ma si aggancia a blocchi reali di tempo.
Poiché puoi trascinare le attività sul calendario, modificarne la durata e spostarle secondo i tuoi piani, il time blocking diventa concreto e non più solo teorico. Creare routine diventa facile come impostare un evento ricorrente. “Eat that frog” diventa un blocco visibile in cima alle tue mattine. Il timeboxing trasforma la giornata in tanti blocchi intenzionali invece di un’unica fascia indistinta.
E soprattutto, tutto questo funziona su iPhone, iPad, Mac e Apple Watch. Il tuo "sistema" non è qualcosa che consulti solo alla scrivania: è la stessa visione del tempo che ti segue ovunque.
Tratta la tua pianificazione come una beta continua
Gestire il tempo non significa spremere ogni goccia dalla giornata. Vuol dire assicurarsi che le energie vadano nelle attività veramente importanti.
Non hai bisogno di un sistema perfetto per cominciare. Hai bisogno di qualcosa di sufficientemente buono per essere sperimentato, uno strumento che renda tutto visibile e la volontà di rivedere e aggiustare — invece che abbandonare tutto al primo imprevisto.
Considera le prossime settimane come una beta continua della tua pianificazione. Fai un piccolo cambiamento—una revisione settimanale, qualche blocco di lavoro profondo su Calendars, una nuova abitudine di prioritizzazione. Osserva come si comporta nella realtà. Correggi i difetti. Ripeti.
È così che migliora il software. Anche la tua gestione del tempo può evolversi allo stesso modo.
The Readdle Team 
