Cómo crear informes de gastos en Scanner Pro

Convierte el caos de los recibos en informes de gastos organizados

Los recibos perdidos significan reembolsos perdidos. Los recibos de papel se desvanecen, se dañan o desaparecen justo cuando los necesitas para los informes de gastos o la declaración de impuestos. La función de Informes de gastos automatizados de Scanner Pro lo soluciona. Puedes escanear un recibo y la app extrae automáticamente el nombre del proveedor, la fecha, el importe total, el impuesto, la moneda y la categoría de gasto; después lo reúne todo en un informe con formato en cuestión de segundos.

Es útil para cualquiera que siga sus gastos: autónomos que registran deducciones, equipos de ventas en ciclos semanales de gastos, viajeros que documentan los costes del viaje sobre la marcha o propietarios de pequeñas empresas que necesitan registros claros para su contable. Y como Scanner Pro guarda los datos de los recibos en iCloud durante 3–7 años, tendrás la documentación que necesitas si el IRS alguna vez te contacta — no hace falta una caja de zapatos.

Cómo crear un informe de gastos

Crear un informe de gastos en Scanner Pro tarda menos de un minuto cuando ya has escaneado tus recibos.

Paso 1: Escanea tus recibos

Antes de crear un informe, necesitas recibos escaneados en Scanner Pro:

• Abre Scanner Pro.
• Pulsa el botón naranja Cámara.
• Apunta con la cámara a un recibo.
• Scanner Pro lo captura y lo guarda automáticamente.
• Repite para todos los recibos que quieras incluir.

Los recibos se guardan en tu biblioteca Mis escaneos. Puedes escanearlos mientras gastas o todos de una vez cuando prepares tu informe.

Paso 2: Accede a la función de Informe de gastos

• Abre Scanner Pro.
• Toca el icono de “los tres puntos” en la esquina superior derecha de la pantalla mientras estás en la vista principal de la app. 
• Selecciona Informe de gastos en el menú.

Paso 3: Selecciona tus recibos

• La app muestra todos los documentos escaneados
• Toca cada recibo que quieras incluir en el informe.
• Los recibos seleccionados muestran una marca de verificación.
• Toca Continuar cuando hayas seleccionado todos los recibos.

Puedes seleccionar recibos de diferentes fechas, proveedores y categorías de gastos. La app organizará todo en el informe final.

Paso 4: Revisa la información extraída

Scanner Pro extrae datos automáticamente de cada recibo:

• La app procesa cada recibo y muestra la información extraída.
• Comprueba que el nombre del proveedor, la fecha, el importe y la categoría sean correctos.
• Toca Editar para corregir cualquier error.
• Haz cambios en cualquier campo que se haya leído de forma incorrecta.
• Toca Continuar cuando todo parezca correcto.

La IA funciona muy bien con recibos claros y estándar de comercios y restaurantes importantes. Los recibos de papel térmico descolorido, los recibos arrugados o los formatos poco habituales pueden requerir correcciones manuales — revisa siempre los datos extraídos antes de exportar.

Paso 5: Elige tu formato de exportación

• Usa el conmutador PDF/CSV en la parte superior de la pantalla.
• Selecciona PDF para un informe con imágenes de recibos.
• Selecciona CSV para una hoja de cálculo compatible con software de contabilidad.
• Revisa la vista previa de tu informe.

Formato PDF: incluye imágenes de recibos y una tabla de resumen con formato. Es ideal para enviarlo a responsables o clientes que quieran ver los recibos reales.

Formato CSV: solo datos de hoja de cálculo (sin imágenes). Se abre en Excel, Google Sheets o se importa directamente en el software de contabilidad.

Paso 6: Comparte tu informe de gastos

• Toca el botón Compartir en la parte inferior.
• Elige cómo enviar el informe:
  • Envíalo por correo a tu departamento de contabilidad
  • Guárdalo en la app Archivos
  • Sube a un almacenamiento en la nube (Dropbox, Google Drive, etc.)
  • AirDrop a tu ordenador
  • Importa a tu software de contabilidad

El informe está listo para enviarse. Si exportas como CSV, puedes importarlo a QuickBooks, Xero, FreshBooks o a cualquier plataforma de contabilidad que acepte datos de hojas de cálculo.

¿Qué información se extrae?

La IA de Scanner Pro lee tus recibos y extrae los datos que necesitas para el seguimiento de gastos y la documentación fiscal.

Campos extraídos automáticamente

Información del proveedor:

• Nombre del negocio
• Ubicación (cuando aparece en el recibo)

Detalles de la transacción:

• Fecha de compra
• Importe total
• Importe del impuesto (por separado)
• Moneda

Categoría de gasto: 

La app clasifica automáticamente los gastos en categorías comunes:

Puedes editar la categoría si la clasificación automática es incorrecta. Los formatos de recibo estándar de los principales proveedores funcionan mejor; los diseños poco habituales pueden clasificarse mal.

Qué se guarda

Además de los datos extraídos, Scanner Pro también guarda:

• Imágenes de cada recibo con alta resolución
• Copia de seguridad en iCloud durante 3-7 años
• PDF originales escaneados

Esto te ofrece tanto datos estructurados para el software de contabilidad como una prueba visual para auditorías o disputas.

Requisitos de la suscripción

Por 4,99 $/mes, puedes procesar hasta 50 recibos y generar informes ilimitados a partir de ellos. Ten en cuenta que los recibos no utilizados no se transfieren al mes siguiente. Para probar la función, puedes empezar una prueba gratuita de 7 días que incluye 15 recibos.

Consejos para mejorar los informes de gastos

Cómo obtener escaneos de recibos nítidos

Endereza el recibo antes de escanearlo. Los recibos arrugados o doblados pueden escanearse con texto distorsionado que la IA no puede leer con precisión.

Escanea pronto después de la compra. Los recibos de papel térmico (los brillantes de las gasolineras y de las tiendas de comestibles) se desvanecen rápidamente. Escanea dentro de la semana para obtener los mejores resultados.

La buena iluminación importa. Scanner Pro funciona con distintas condiciones de iluminación, pero con mejor luz tendrás una mayor precisión del OCR y menos correcciones manuales.

Un recibo por escaneo. No intentes escanear varios recibos en una sola imagen. La app espera un recibo por escaneo para extraer los datos con precisión.

Organizar recibos

Crea una carpeta "Recibos". Toca Más → Nueva carpeta, ponle el nombre "Recibos" o "Gastos" y ábrela antes de escanear. Todos los escaneos nuevos se guardan directamente en esa carpeta.

Nombra por fecha o proyecto. Si estás haciendo el seguimiento de gastos de varios clientes o viajes, cambia el nombre de los recibos al instante: "2025-03-15 Almuerzo con el cliente" o "Viaje a NYC - Hotel".

Escanea mientras gastas. No lo dejes para el final del mes. Escanea los recibos justo después de las transacciones para evitar que se acumulen.

Trabajar con exportaciones CSV

Abrir primero en Excel o Google Sheets. Comprueba que todos los datos importados sean correctos antes de cargarlos en tu software de contabilidad.

Asigna las columnas. La mayoría del software de contabilidad te permite asignar las columnas CSV a sus campos. Scanner Pro usa nombres de columnas estándar (Fecha, Proveedor, Importe, Impuesto, Categoría) que coinciden con la mayoría de las plataformas.

Combina varios informes si hace falta. Si generaste varios informes de gastos durante el mes, puedes combinar los archivos CSV antes de importarlos al software de contabilidad.

Integración con software de contabilidad

Scanner Pro no se conecta directamente a QuickBooks, Xero, FreshBooks ni a otras plataformas de contabilidad. En su lugar, exporta archivos CSV que importas manualmente.

Cómo importar en plataformas comunes

QuickBooks:

• Exporta el informe de gastos como CSV
• En QuickBooks: Banking → File Upload → Select CSV
• Asigna las columnas de Scanner Pro a los campos de QuickBooks
• Revisa e importa

Xero:

• Exporta como CSV
• En Xero: Accounting → Advanced → Import
• Elige "Bank Statements" o "Expenses"
• Asigna las columnas e importa

Excel/Google Sheets:

• Exporta como CSV
• Ábrelo en tu app de hoja de cálculo
• Los datos están listos para fórmulas, tablas dinámicas o procesamiento adicional

El formato CSV garantiza la compatibilidad con prácticamente cualquier software financiero, incluso si Scanner Pro no se integra directamente.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa con los recibos escaneados durante mi prueba gratuita?

Permanecen en tu biblioteca. Si no te suscribes después de la prueba, conservarás las imágenes escaneadas y los informes que generaste, pero no podrás procesar nuevos recibos para informes de gastos.

¿Esto funciona para recibos internacionales?

Sí. Scanner Pro reconoce varias monedas y formatos de fecha. El campo de moneda se detecta automáticamente y se incluye en la exportación.

¿Qué pasa si incluyo por accidente el recibo incorrecto?

Durante el paso de selección, toca cualquier recibo otra vez para deseleccionarlo. Si ya has generado el informe, crea uno nuevo con los recibos correctos seleccionados.

¿Puedo usar Informes de gastos en iPad?

Sí. La función está disponible tanto en iPhone como en iPad con iOS/iPadOS 17.0 o posterior.

¿Qué formato de archivo debo usar al importar en QuickBooks o Xero?

Exporta como CSV. Ambas plataformas aceptan importaciones CSV y te permiten asignar los nombres de columnas de Scanner Pro (Fecha, Proveedor, Importe, Impuesto, Categoría) a sus propios campos durante el paso de importación.

Funciones relacionadas de Scanner Pro

Ahora que sabes cómo crear informes de gastos, explora estas funciones relacionadas:

• Crea carpetas para organizar los recibos por mes, proyecto o cliente
• Almacenamiento en la nube para hacer una copia de seguridad automática de todos los recibos en Dropbox o Google Drive
• Flujos de trabajo inteligentes para automatizar el nombre y la organización de los recibos
• Opciones de exportación para compartir recibos en varios formatos
• Reconocimiento de texto OCR para que todos los escaneos se puedan buscar

Empieza a hacer seguimiento de tus gastos hoy

Escanea tu primer recibo, revisa los datos extraídos y exporta un informe con formato — todo en menos de un minuto. La función de Informe de gastos de Scanner Pro se encarga de la parte administrativa para que tú puedas centrarte en el trabajo.