Як створити звіт про витрати у Scanner Pro

Перетворіть хаос у квитанціях на впорядковані звіти про витрати

Загублені квитанції означають загублені компенсації. Квитанції на папері тьмяніють, псуються або зникають саме тоді, коли вони вам потрібні для звітів про витрати чи подання на податки. Автоматизована функція Звіту про витрати в Scanner Pro вирішує це. Ви можете відсканувати квитанцію, а застосунок автоматично витягує назву продавця, дату, загальну суму, податок, валюту та категорію витрат, а потім за лічені секунди формує все у зручний звіт.

Це корисно для кожного, хто відстежує витрати: фрилансерів, які фіксують відрахування; команди з продажів, що працюють за щотижневими циклами витрат; мандрівників, які записують витрати в поїздках; або власників малого бізнесу, яким потрібні акуратні записи для бухгалтера. А оскільки Scanner Pro зберігає дані квитанцій у iCloud протягом 3–7 років, у вас буде вся документація, яка може знадобитися, якщо колись звернеться IRS — жодної коробки з паперами не потрібно.

Як створити звіт про витрати

Щоб створити звіт про витрати в Scanner Pro, потрібно менше ніж хвилину, щойно ви відсканували свої квитанції.

Крок 1: Відскануйте свої квитанції

Перед створенням звіту у Scanner Pro потрібні відскановані квитанції:

• Відкрийте Scanner Pro.
• Натисніть помаранчеву кнопку «Камера».
• Наведіть камеру на квитанцію.
• Застосунок автоматично захоплює її й зберігає.
• Повторіть для всіх квитанцій, які потрібно додати.

Квитанції зберігаються у вашій бібліотеці My Scans. Ви можете сканувати їх під час витрат або всі одразу, коли готуєте звіт.

Крок 2: Доступ до функції «Звіт про витрати»

• Відкрийте Scanner Pro.
• Торкніться значка “три крапки” у верхньому правому куті екрана під час перегляду в головному вікні застосунку. 
• Виберіть «Звіт про витрати» у меню.

Крок 3: Оберіть свої квитанції

• Застосунок відображає всі відскановані документи
• Торкніться кожної квитанції, яку потрібно додати до звіту.
• Обрані квитанції позначаються галочкою.
• Торкніться «Продовжити», коли ви вибрали всі квитанції.

Ви можете обирати квитанції з різних дат, продавців і категорій витрат. Застосунок організує все у фінальному звіті.

Крок 4: Перевірте витягнену інформацію

Scanner Pro автоматично витягує дані з кожної квитанції:

• Застосунок обробляє кожну квитанцію та показує витягнену інформацію.
• Перевірте, що назва продавця, дата, сума та категорія правильні.
• Торкніться «Редагувати», щоб виправити будь-які помилки.
• Змінюйте будь-яке поле, яке було прочитано неправильно.
• Торкніться «Продовжити», коли все виглядає коректно.

ШІ добре працює з чіткими стандартними квитанціями від великих магазинів і ресторанів. Затухлий термопапір, пом’яті квитанції або незвичні формати можуть потребувати ручних виправлень — завжди переглядайте витягнені дані перед експортуванням.

Крок 5: Оберіть формат експорту

• Використайте перемикач PDF/CSV у верхній частині екрана.
• Виберіть PDF для оформленого звіту з зображеннями квитанцій.
• Виберіть CSV для таблиці, сумісної з бухгалтерським програмним забезпеченням.
• Перегляньте попередній вигляд свого звіту.

Формат PDF: містить зображення квитанцій і таблицю з відформатованим підсумком. Добре підходить для подання керівникам або клієнтам, які хочуть бачити фактичні квитанції.

Формат CSV: лише табличні дані (без зображень). Відкривається в Excel, Google Sheets або імпортується безпосередньо в бухгалтерські програми.

Крок 6: Поділіться своїм звітом про витрати

• Торкніться кнопки «Поділитися» внизу.
• Оберіть, як надіслати звіт:
  • Надішліть електронною поштою до відділу бухгалтерії
  • Зберегти у застосунок «Файли»
  • Завантажте в хмарне сховище (Dropbox, Google Drive тощо)
  • AirDrop на комп’ютер
  • Імпортуйте в бухгалтерське програмне забезпечення

Звіт готовий до подання. Якщо експортувати як CSV, ви можете імпортувати його в QuickBooks, Xero, FreshBooks або будь-яку бухгалтерську платформу, яка приймає табличні дані.

Яка інформація витягується

ШІ в Scanner Pro читає ваші квитанції та витягує дані, необхідні для обліку витрат і податкової документації.

Автоматично витягнуті поля

Інформація про продавця:

• Назва компанії
• Місцезнаходження (якщо воно вказане на квитанції)

Деталі транзакції:

• Дата покупки
• Загальна сума
• Сума податку (розбита окремо)
• Валюта

Категорія витрат: 

Застосунок автоматично класифікує витрати на поширені категорії:

Ви можете відредагувати категорію, якщо автоматична класифікація була помилковою. Найкраще працюють стандартні формати квитанцій від великих постачальників; незвичні макети можуть бути класифіковані неправильно.

Що зберігається

Крім витягнених даних, Scanner Pro також зберігає:

• Зображення кожної квитанції у максимальній роздільній здатності
• Резервна копія в iCloud на 3–7 років
• Оригінальні відскановані PDF

Це дає вам і структуровані дані для бухгалтерських програм, і візуальне підтвердження для аудитів або спорів.

Вимоги до підписки

За 4,99 $/місяць, ви можете обробляти до 50 квитанцій і генерувати з них необмежену кількість звітів. Зверніть увагу: невикористані квитанції не переходять на наступний місяць. Щоб протестувати функцію, ви можете розпочати 7-денний безплатний пробний період, який включає 15 квитанцій.

Поради для кращих звітів про витрати

Отримайте чіткі скани квитанцій

Розгладьте квитанцію перед скануванням. Зім’яті або складені квитанції можуть скануватися з перекривленим текстом, який ШІ не зможе прочитати точно.

Скануйте невдовзі після покупки. Термоквитанції (блискучі з АЗС і продуктових магазинів) швидко тьмяніють. Для найкращих результатів скануйте протягом тижня.

Хороше освітлення має значення. Scanner Pro працює в різному освітленні, але краще світло означає точніше розпізнавання (OCR) і менше ручних виправлень.

Одна квитанція за одне сканування. Не намагайтеся сканувати кілька квитанцій в одному зображенні. Застосунок очікує одну квитанцію на одне сканування, щоб витягнути дані точно.

Організація квитанцій

Створіть папку «Квитанції». Торкніться «Ще → Нова папка», назвіть її «Квитанції» або «Витрати», а потім відкрийте її перед скануванням. Усі нові скани одразу потрапляють у цю папку.

Називайте за датою або проєктом. Якщо ви відстежуєте витрати для кількох клієнтів або поїздок, перейменовуйте квитанції одразу: "2025-03-15 Обід клієнта" або "Поїздка до Нью-Йорка — готель".

Скануйте під час витрат. Не чекайте до кінця місяця. Скануйте квитанції одразу після транзакцій, щоб уникнути накопичення.

Робота з CSV-експортами

Спочатку відкрийте в Excel або Google Sheets. Перевірте, що всі дані імпортувалися коректно, перш ніж завантажувати в бухгалтерське програмне забезпечення.

Зіставте стовпці. Більшість бухгалтерських програм дає змогу зіставити CSV-стовпці з їхніми полями. Scanner Pro використовує стандартні назви стовпців (Date, Vendor, Amount, Tax, Category), які відповідають більшості платформ.

Об’єднайте кілька звітів, якщо потрібно. Якщо ви створили кілька звітів про витрати протягом місяця, ви можете об’єднати CSV-файли перед імпортуванням у бухгалтерське програмне забезпечення.

Інтеграція з бухгалтерським ПЗ

Scanner Pro не підключається напряму до QuickBooks, Xero, FreshBooks або інших бухгалтерських платформ. Натомість вона експортує CSV-файли, які ви імпортуєте вручну.

Як імпортувати на поширені платформи

QuickBooks:

• Експортуйте звіт про витрати як CSV
• У QuickBooks: Banking → File Upload → Select CSV
• Зіставте стовпці Scanner Pro з полями QuickBooks
• Перевірте та імпортуйте

Xero:

• Експортуйте як CSV
• У Xero: Accounting → Advanced → Import
• Оберіть «Bank Statements» або «Expenses»
• Зіставте стовпці та імпортуйте

Excel/Google Sheets:

• Експортуйте як CSV
• Відкрийте у програмі для таблиць
• Дані готові для формул, зведених таблиць або подальшої обробки

Формат CSV забезпечує сумісність практично з будь-яким фінансовим ПЗ, навіть якщо Scanner Pro не інтегрується напряму.

Поширені запитання

Що стається з квитанціями, відсканованими під час мого безплатного пробного періоду?

Вони залишаються у вашій бібліотеці. Якщо ви не оформите підписку після пробного періоду, ви збережете відскановані зображення та всі звіти, які створили, але не зможете обробляти нові квитанції для звітів про витрати.

Чи працює це для міжнародних квитанцій?

Так. Scanner Pro розпізнає кілька валют і формати дат. Поле валюти автоматично визначається та додається до експорту.

Що якщо я випадково додам неправильну квитанцію?

Під час кроку вибору торкніться будь-якої квитанції ще раз, щоб зняти вибір. Якщо звіт уже створено, створіть новий, обравши правильні квитанції.

Чи можна використовувати звіти про витрати на iPad?

Так. Функція доступна як на iPhone, так і на iPad з iOS/iPadOS 17.0 або новішої версії.

Який формат файлу слід використовувати під час імпорту в QuickBooks або Xero?

Експортуйте як CSV. Обидві платформи приймають імпорт CSV і дозволяють зіставити назви стовпців Scanner Pro (Date, Vendor, Amount, Tax, Category) з їхніми власними полями під час кроку імпортування.

Пов’язані функції Scanner Pro

Тепер, коли ви знаєте, як створювати звіти про витрати, ознайомтеся з цими пов’язаними функціями:

• Створюйте папки , щоб організувати квитанції за місяцем, проєктом або клієнтом
• Хмарне сховище, щоб автоматично створювати резервні копії всіх квитанцій у Dropbox або Google Drive
• Розумні сценарії для автоматизації називання та збереження квитанцій
• Параметри експорту, щоб ділитися квитанціями в кількох форматах
• Розпізнавання тексту OCR, щоб усі скани можна було шукати

Почніть відстежувати витрати вже сьогодні

Відскануйте свою першу квитанцію, перегляньте витягнені дані та експортуйте оформлений звіт — усе за менше ніж хвилину. Функція «Звіт про витрати» в Scanner Pro бере на себе рутинну роботу, тож ви можете зосередитися на справі.