So erstellen Sie Spesenabrechnungen in Scanner Pro

Bringen Sie Chaos bei Belegen in organisierte Spesenabrechnungen

Verlorene Belege bedeuten verlorene Erstattungen. Papierbelege verblassen, werden beschädigt oder verschwinden genau dann, wenn Sie sie für Ihre Spesenabrechnungen oder die Steuererklärung brauchen. Das behebt die automatisierte Spesenabrechnungsfunktion von Scanner Pro. Sie können einen Beleg scannen, und die App ermittelt automatisch den Namen des Anbieters, das Datum, den Gesamtbetrag, die Steuer, die Währung und die Ausgabenkategorie. Anschließend packt sie alles in einem formatierten Bericht – in Sekundenschnelle.

Das ist hilfreich für alle, die Ausgaben verwalten: Freelancer, die Abzüge dokumentieren, Vertriebsteams bei wöchentlichen Spesenzyklen, Reisende, die die Kosten ihrer Reise fortlaufend festhalten, oder Inhaber kleiner Unternehmen, die für ihren Steuerberater saubere Unterlagen benötigen. Und weil Scanner Pro Belegdaten in iCloud sichert – für 3–7 Jahre – haben Sie die Unterlagen, die Sie brauchen, falls sich das IRS irgendwann meldet — ohne dass Sie eine „Schuhkarton“-Ablage benötigen.

Spesenabrechnung erstellen

Das Erstellen einer Spesenabrechnung in Scanner Pro dauert weniger als eine Minute, sobald Sie Ihre Belege gescannt haben.

Schritt 1: Scannen Sie Ihre Belege

Bevor Sie einen Bericht erstellen, benötigen Sie in Scanner Pro gescannte Belege:

Öffnen Sie Scanner Pro.
Tippen Sie auf die orange „Kamera“-Schaltfläche.
Halten Sie Ihre Kamera auf einen Beleg.
Scanner Pro erfasst und speichert das automatisch.
Wiederholen Sie das für alle Belege, die Sie aufnehmen möchten.

Belege werden in Ihrer Bibliothek „Meine Scans“ gespeichert. Sie können sie beim Ausgeben scannen oder gesammelt scannen, wenn Sie Ihren Bericht vorbereiten.

Schritt 2: Zugriff auf die Funktion „Spesenabrechnung“

Öffnen Sie Scanner Pro.
Tippen Sie in der Hauptansicht der App oben rechts auf das Symbol mit den „drei Punkten”.
Wählen Sie im Menü „Spesenabrechnung“.

Schritt 3: Belege auswählen

Die App zeigt alle gescannten Dokumente an
Tippen Sie auf jeden Beleg, den Sie in den Bericht aufnehmen möchten.
Ausgewählte Belege werden mit einem Häkchen angezeigt.
Tippen Sie auf „Weiter“, wenn Sie alle Belege ausgewählt haben.

Sie können Belege aus unterschiedlichen Daten, Anbietern und Ausgabenkategorien auswählen. Die App organisiert alles im finalen Bericht.

Schritt 4: Extrahierte Informationen prüfen

Scanner Pro extrahiert automatisch Daten aus jedem Beleg:

Die App verarbeitet jeden Beleg und zeigt die extrahierten Informationen an.
Prüfen Sie, ob Anbietername, Datum, Betrag und Kategorie korrekt sind.
Tippen Sie auf „Bearbeiten“, um Fehler zu korrigieren.
Nehmen Sie Änderungen an allen Feldern vor, die falsch erkannt wurden.
Tippen Sie auf „Weiter“, wenn alles korrekt aussieht.

Die KI funktioniert besonders gut mit klaren, standardmäßigen Belegen großer Einzelhändler und Restaurants. Verblasstes Thermopapier, zerknitterte Belege oder ungewöhnliche Formate erfordern möglicherweise manuelle Korrekturen — sehen Sie die extrahierten Daten immer vor dem Export noch einmal durch.

Schritt 5: Exportformat auswählen

Verwenden Sie den PDF/CSV-Umschalter oben auf dem Bildschirm.
Wählen Sie „PDF“ für einen formatierten Bericht mit Belegbildern.
Wählen Sie „CSV“ für eine Tabellenkalkulation, die mit Buchhaltungssoftware kompatibel ist.
Sehen Sie sich die Vorschau Ihres Berichts an.

PDF-Format: Enthält Belegbilder und eine formatierte Zusammenfassungstabelle. Gut geeignet für die Einreichung bei Managern oder Kunden, die die tatsächlichen Belege sehen möchten.

CSV-Format: Nur Tabellendaten (keine Bilder). Öffnet sich in Excel, Google Sheets oder wird direkt in Buchhaltungssoftware importiert.

Schritt 6: Spesenabrechnung teilen

Tippen Sie unten auf die Schaltfläche „Teilen“.
Wählen Sie, wie Sie den Bericht senden möchten:
- Per E-Mail an Ihre Buchhaltungsabteilung
- In der Dateien-App speichern
- In Cloud-Speicher hochladen (Dropbox, Google Drive usw.)
- AirDrop an Ihren Computer
- In Ihre Buchhaltungssoftware importieren

Der Bericht ist bereit zur Einreichung. Wenn Sie als CSV exportieren, können Sie es in QuickBooks, Xero, FreshBooks oder jede andere Buchhaltungsplattform importieren, die Tabellendaten akzeptiert.

Welche Informationen werden extrahiert

Scanners Pro liest Ihre Belege mit KI und extrahiert die Daten, die Sie für die Verwaltung von Ausgaben und die steuerliche Dokumentation benötigen.

Automatisch extrahierte Felder

Anbieterinformationen:

Firmenname
Standort (wenn auf dem Beleg angezeigt)

Transaktionsdetails:

Kaufdatum
Gesamtbetrag
Steuerbetrag (separat ausgewiesen)
Währung

Ausgabenkategorie:

Die App klassifiziert Ausgaben automatisch in gängige Kategorien:

Sie können die Kategorie bearbeiten, wenn die automatische Zuordnung falsch ist. Standardmäßige Belegformate großer Anbieter funktionieren am besten; ungewöhnliche Layouts könnten falsch zugeordnet werden.

Was gespeichert wird

Neben den extrahierten Daten speichert Scanner Pro auch:

Bilder jedes Belegs in voller Auflösung
Backup in iCloud für 3–7 Jahre
Original gescannte PDF-Dateien

So erhalten Sie sowohl strukturierte Daten für Buchhaltungssoftware als auch einen visuellen Nachweis für Audits oder Streitfälle.

Abonnementvoraussetzungen

Für 4,99 $/Monat, können Sie bis zu 50 Belege verarbeiten und daraus unbegrenzt Berichte erstellen. Bitte beachten Sie: Unbenutzte Belege werden nicht in den nächsten Monat übernommen. Um die Funktion zu testen, können Sie ein 7-tägiges kostenloses Probepaket starten, das 15 Belege umfasst.

Tipps für bessere Spesenabrechnungen

Saubere Belegscans erstellen

Beleg glatt streichen, bevor Sie scannen. Gezogene oder gefaltete Belege können mit verzerrtem Text scannen, den die KI nicht genau lesen kann.

Sofort nach dem Kauf scannen. Thermobelege (die glänzenden von Tankstellen und Supermärkten) verblassen schnell. Scannen Sie innerhalb einer Woche, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Gutes Licht ist wichtig. Scanner Pro funktioniert in verschiedenen Lichtverhältnissen, aber besseres Licht sorgt für genauere OCR-Ergebnisse und weniger manuelle Korrekturen.

Ein Beleg pro Scan. Versuchen Sie nicht, mehrere Belege in einem einzigen Bild zu scannen. Die App erwartet pro Scan einen Beleg, um die Daten für die genaue Extraktion richtig zu erfassen.

Belege organisieren

Erstellen Sie einen Ordner „Belege“. Tippen Sie auf Mehr → Neuer Ordner, benennen Sie ihn „Belege“ oder „Spesen“ und öffnen Sie ihn, bevor Sie scannen. Alle neuen Scans landen direkt in diesem Ordner.

Benennen nach Datum oder Projekt. Wenn Sie Ausgaben für mehrere Kunden oder Reisen verfolgen, benennen Sie die Belege sofort um: „2025-03-15 Kundendinner“ oder „NYC-Reise – Hotel“.

Scannen Sie, während Sie ausgeben. Warten Sie nicht bis zum Monatsende. Scannen Sie Belege direkt nach den Transaktionen, um das Stapeln zu vermeiden.

Mit CSV-Exports arbeiten

Zuerst in Excel oder Google Sheets öffnen. Prüfen Sie, ob alle importierten Daten korrekt sind, bevor Sie sie in Ihre Buchhaltungssoftware hochladen.

Spalten zuordnen. Die meisten Buchhaltungsprogramme ermöglichen es, CSV-Spalten ihren Feldern zuzuordnen. Scanner Pro verwendet standardmäßige Spaltennamen (Datum, Anbieter, Betrag, Steuer, Kategorie), die zu den meisten Plattformen passen.

Mehrere Berichte kombinieren, falls nötig. Wenn Sie im Laufe des Monats mehrere Spesenabrechnungen erstellt haben, können Sie die CSV-Dateien vor dem Import in die Buchhaltungssoftware zusammenführen.

Integration mit Buchhaltungssoftware

Scanner Pro verbindet sich nicht direkt mit QuickBooks, Xero, FreshBooks oder anderen Buchhaltungsplattformen. Stattdessen exportiert es CSV-Dateien, die Sie manuell importieren.

So importieren Sie in gängige Plattformen

QuickBooks:

Spesenabrechnung als CSV exportieren
In QuickBooks: Banking → Dateiupload → CSV auswählen
Scanner Pro-Spalten den QuickBooks-Feldern zuordnen
Prüfen und importieren

Xero:

Als CSV exportieren
In Xero: Accounting → Advanced → Import
„Bank Statements“ oder „Expenses“ auswählen
Spalten zuordnen und importieren

Excel/Google Sheets:

Als CSV exportieren
In Ihrer Tabellenkalkulations-App öffnen
Daten sind bereit für Formeln, Pivot-Tabellen oder weitere Verarbeitung

Das CSV-Format sorgt für Kompatibilität mit nahezu jeder Finanzsoftware — selbst wenn Scanner Pro nicht direkt integriert.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert mit den Belegen, die während meines kostenlosen Probepakets gescannt werden?

Sie bleiben in Ihrer Bibliothek. Wenn Sie nach der Testphase kein Abonnement abschließen, behalten Sie die gescannten Bilder und alle Berichte, die Sie erstellt haben. Sie können jedoch keine neuen Belege mehr für Spesenabrechnungen verarbeiten.

Funktioniert das auch für internationale Belege?

Ja. Scanner Pro erkennt mehrere Währungen und Datumsformate. Das Währungsfeld wird automatisch erkannt und in den Export aufgenommen.

Was ist, wenn ich aus Versehen den falschen Beleg einbeziehe?

Tippen Sie im Auswahl-Schritt erneut auf jeden Beleg, um die Auswahl zu entfernen. Wenn Sie den Bericht bereits erstellt haben, erstellen Sie einen neuen Bericht, indem Sie die korrekten Belege auswählen.

Kann ich Spesenabrechnungen auf dem iPad verwenden?

Ja. Die Funktion ist sowohl auf dem iPhone als auch auf dem iPad verfügbar, auf denen iOS/iPadOS 17.0 oder neuer ausgeführt wird.

Welches Dateiformat sollte ich beim Import in QuickBooks oder Xero verwenden?

Als CSV exportieren. Beide Plattformen akzeptieren CSV-Importe und ermöglichen es Ihnen, die Spaltennamen von Scanner Pro (Datum, Anbieter, Betrag, Steuer, Kategorie) während des Import-Schritts den eigenen Feldern zuzuordnen.

Starten Sie noch heute mit dem Verfolgen Ihrer Ausgaben

Scannen Sie Ihren ersten Beleg, überprüfen Sie die extrahierten Daten und exportieren Sie einen formatierten Bericht — alles in weniger als einer Minute. Die Funktion „Spesenabrechnung“ von Scanner Pro übernimmt die Administration für Sie, damit Sie sich auf die Arbeit konzentrieren können.