Come creare report spese in Scanner Pro

Trasforma il caos delle ricevute in report spese ordinati

Le ricevute smarrite significano rimborsi perduti. Le ricevute di carta sbiadiscono, si rovinano o scompaiono proprio quando ti servono per i report spese o la dichiarazione fiscale. La funzione Report spese automatizzato di Scanner Pro risolve questo problema. Puoi scansionare una ricevuta e l’app estrae automaticamente il nome del fornitore, la data, l’importo totale, l’imposta, la valuta e la categoria di spesa, poi mette tutto in un report formattato in pochi secondi.

È utile per chiunque tenga traccia delle spese: freelance che registrano le detrazioni, team di vendita con cicli di spesa settimanali, viaggiatori che documentano i costi del viaggio man mano, oppure titolari di piccole imprese che hanno bisogno di registri puliti per il proprio commercialista. E poiché Scanner Pro salva i dati delle ricevute in iCloud per 3–7 anni, avrai la documentazione necessaria se l’IRS dovesse mai contattarti — senza bisogno di una scatola di cartone.

Come creare un report spese

Creare un report spese in Scanner Pro richiede meno di un minuto, una volta che hai scansionato le ricevute.

Fase 1: Scansiona le tue ricevute

Prima di creare un report, devi avere in Scanner Pro le ricevute scansionate:

• Apri Scanner Pro.
• Tocca il pulsante arancione Camera.
• Punta la fotocamera su una ricevuta.
• Scanner Pro la acquisisce e la salva automaticamente.
• Ripeti per tutte le ricevute che vuoi includere.

Le ricevute vengono salvate nella tua libreria Le mie scansioni. Puoi scansionarle mentre spendi o tutte in una volta quando prepari il report.

Fase 2: Accedi alla funzione Report spese

• Apri Scanner Pro.
• Tocca l’icona con “tre puntini” nell’angolo in alto a destra dello schermo mentre ti trovi nella schermata principale dell’app. 
• Seleziona Report spese dal menu.

Fase 3: Seleziona le tue ricevute

• L’app mostra tutti i documenti scansionati
• Tocca ogni ricevuta che vuoi includere nel report.
• Le ricevute selezionate mostrano un segno di spunta.
• Tocca Continua quando hai selezionato tutte le ricevute.

Puoi selezionare ricevute di date, fornitori e categorie di spesa diversi. L’app organizzerà tutto nel report finale.

Fase 4: Rivedi le informazioni estratte

Scanner Pro estrae automaticamente i dati da ogni ricevuta:

• L’app elabora ogni ricevuta e visualizza le informazioni estratte.
• Controlla che nome del fornitore, data, importo e categoria siano corretti.
• Tocca Modifica per correggere eventuali errori.
• Apporta modifiche a qualsiasi campo letto in modo errato.
• Tocca Continua quando tutto appare corretto.

L’AI funziona bene con ricevute chiare e standard di grandi negozi e ristoranti. Le ricevute su carta termica sbiadita, accartocciate o formati insoliti potrebbero richiedere correzioni manuali — controlla sempre i dati estratti prima di esportare.

Fase 5: Scegli il formato di esportazione

• Usa l’opzione PDF/CSV nella parte superiore dello schermo.
• Seleziona PDF per un report formattato con le immagini delle ricevute.
• Seleziona CSV per un foglio di calcolo compatibile con il software di contabilità.
• Rivedi l’anteprima del tuo report.

Formato PDF: include le immagini delle ricevute e una tabella riepilogativa formattata. Ideale per inviarlo a manager o clienti che vogliono vedere le ricevute reali.

Formato CSV: solo dati del foglio di calcolo (nessuna immagine). Si apre in Excel, Google Sheets oppure viene importato direttamente nel software di contabilità.

Fase 6: Condividi il tuo report spese

• Tocca il pulsante Condividi in basso.
• Scegli come inviare il report:
  • Invia via email al tuo reparto contabilità
  • Salva nell’app File
  • Carica su cloud storage (Dropbox, Google Drive, ecc.)
  • AirDrop al tuo computer
  • Importa nel tuo software di contabilità

Il report è pronto per essere inviato. Se esporti in CSV, puoi importarlo in QuickBooks, Xero, FreshBooks o in qualsiasi piattaforma di contabilità che accetti dati da fogli di calcolo.

Quali informazioni vengono estratte

L’IA di Scanner Pro legge le tue ricevute ed estrae i dati necessari per la gestione delle spese e la documentazione fiscale.

Campi estratti automaticamente

Informazioni del fornitore:

• Nome dell’azienda
• Posizione (quando indicata sulla ricevuta)

Dettagli della transazione:

• Data di acquisto
• Importo totale
• Importo dell’imposta (suddivisa separatamente)
• Valuta

Categoria di spesa: 

L’app classifica automaticamente le spese in categorie comuni:

Puoi modificare la categoria se la classificazione automatica è errata. Funzionano meglio i formati standard delle ricevute dei principali fornitori; layout insoliti potrebbero essere classificati in modo errato.

Cosa viene salvato

Oltre ai dati estratti, Scanner Pro salva anche:

• Immagini di ogni ricevuta ad alta risoluzione
• Backup su iCloud per 3-7 anni
• PDF originali scansionati

Così ottieni sia dati strutturati per il software di contabilità sia una prova visiva per audit o contestazioni.

Requisiti dell’abbonamento

Per 4,99€ al mese, puoi elaborare fino a 50 ricevute e generare report illimitati da esse. Nota: le ricevute non utilizzate non vengono portate al mese successivo. Per provare la funzione, puoi iniziare una prova gratuita di 7 giorni che include 15 ricevute.

Suggerimenti per report spese migliori

Ottenere scansioni di ricevute più pulite

Stendi la ricevuta prima di scansionarla. Le ricevute stropicciate o piegate potrebbero essere scansionate con testo distorto che l’AI non riesce a leggere in modo accurato.

Scansiona subito dopo l’acquisto. Le ricevute su carta termica (quelle lucide dei distributori di carburante e dei negozi di alimentari) sbiadiscono rapidamente. Scansiona entro una settimana per ottenere i risultati migliori.

L’illuminazione conta. Scanner Pro funziona in varie condizioni di luce, ma una luce migliore significa una maggiore precisione OCR e meno correzioni manuali.

Una ricevuta per scansione. Non provare a scansionare più ricevute in una singola immagine. L’app prevede una sola ricevuta per scansione per un’estrazione dati accurata.

Organizzare le ricevute

Crea una cartella "Ricevute". Tocca Altro → Nuova cartella, chiamala "Ricevute" o "Spese", poi aprila prima di scansionare. Tutte le nuove scansioni vengono salvate direttamente in quella cartella.

Nomina in base a data o progetto. Se stai tracciando spese per più clienti o viaggi, rinomina subito le ricevute: "2025-03-15 Pranzo Cliente" o "Viaggio NYC - Hotel".

Scansiona mentre spendi. Non aspettare la fine del mese. Scansiona le ricevute subito dopo le transazioni per evitare l’accumulo.

Lavorare con esportazioni CSV

Apri prima in Excel o Google Sheets. Controlla che tutti i dati importati siano corretti prima di caricarli nel software di contabilità.

Mappa le colonne. La maggior parte del software di contabilità ti consente di mappare le colonne CSV ai relativi campi. Scanner Pro usa nomi standard delle colonne (Data, Fornitore, Importo, Imposta, Categoria) che corrispondono alla maggior parte delle piattaforme.

Unisci più report se serve. Se durante il mese hai generato più report spese, puoi combinare i file CSV prima di importarli nel software di contabilità.

Integrazione con software di contabilità

Scanner Pro non si collega direttamente a QuickBooks, Xero, FreshBooks o ad altre piattaforme di contabilità. Invece, esporta file CSV che importi manualmente.

Come importare su piattaforme comuni

QuickBooks:

• Esporta il report spese come CSV
• In QuickBooks: Banking → File Upload → Select CSV
• Mappa le colonne di Scanner Pro con i campi di QuickBooks
• Rivedi e importa

Xero:

• Esporta come CSV
• In Xero: Accounting → Advanced → Import
• Scegli "Bank Statements" o "Expenses"
• Mappa le colonne e importa

Excel/Google Fogli:

• Esporta come CSV
• Apri nell’app del tuo foglio di calcolo
• I dati sono pronti per formule, tabelle pivot o ulteriore elaborazione

Il formato CSV garantisce la compatibilità con praticamente qualsiasi software finanziario, anche se Scanner Pro non si integra direttamente.

Domande frequenti

Cosa succede alle ricevute scansionate durante la mia prova gratuita?

Rimangono nella tua libreria. Se non sottoscrivi dopo la prova, mantieni le immagini scansionate e tutti i report che hai generato, ma non puoi elaborare nuove ricevute per i report spese.

Funziona anche con ricevute internazionali?

Sì. Scanner Pro riconosce più valute e formati di data. Il campo valuta viene rilevato automaticamente ed è incluso nell’esportazione.

E se includo per sbaglio la ricevuta sbagliata?

Durante la fase di selezione, tocca di nuovo qualsiasi ricevuta per deselezionarla. Se hai già generato il report, creane uno nuovo selezionando le ricevute corrette.

Posso usare i Report spese su iPad?

Sì. La funzione è disponibile sia su iPhone sia su iPad con iOS/iPadOS 17.0 o versioni successive.

Che formato file devo usare quando importo in QuickBooks o Xero?

Esporta come CSV. Entrambe le piattaforme accettano importazioni CSV e ti consentono di mappare i nomi delle colonne di Scanner Pro (Data, Fornitore, Importo, Imposta, Categoria) con i relativi campi durante la fase di importazione.

Funzioni correlate di Scanner Pro

Ora che sai come creare i report spese, scopri queste funzioni correlate:

• Crea cartelle per organizzare le ricevute per mese, progetto o cliente
• Archiviazione cloud per eseguire automaticamente il backup di tutte le ricevute su Dropbox o Google Drive
• Workflow intelligenti per automatizzare la denominazione e l’archiviazione delle ricevute
• Opzioni di esportazione per condividere le ricevute in più formati
• Riconoscimento testo OCR per rendere tutte le scansioni ricercabili

Inizia oggi a tenere traccia delle spese

Scansiona la tua prima ricevuta, rivedi i dati estratti ed esporta un report formattato — tutto in meno di un minuto. La funzione Report spese di Scanner Pro si occupa dell’aspetto amministrativo, così puoi concentrarti sul lavoro.