如何在 Scanner Pro 中创建开销报告

把收据的混乱变成有条理的费用报表

丢失收据意味着丢失可报销的款项。纸质收据会褪色、损坏或在你最需要用来制作费用报表或报税时消失。 Scanner Pro 的“自动费用报表”功能可以解决这个问题。你只需扫描一张收据，应用就会自动提取商家名称、日期、金额、税费、币种以及费用类别，然后在几秒钟内把所有内容整理成格式化报表。

对于任何需要记录支出的人来说，它都很有用：自由职业者用来记录抵扣，销售团队用来按周处理费用周期，旅行者边走边记录旅途花费，或需要向会计师提供清晰记录的小型企业主。而且因为 Scanner Pro 会在 iCloud 中备份收据数据 3–7 年，即使以后 IRS 再次来联系你，你也能拿到所需的资料 — 无需使用鞋盒。

如何创建费用报表

在你完成收据扫描后，用 Scanner Pro 创建费用报表只需不到一分钟。

步骤 1：扫描你的收据

在创建报表之前，你需要在 Scanner Pro 中准备已扫描的收据：

打开 Scanner Pro。
点击橙色Camera按钮。
把相机对准收据。
Scanner Pro 会自动捕获并保存。
对所有你想包含在报表中的收据重复上述操作。

收据会保存到“我的扫描”资料库中。你可以在消费时随时扫描，或者在准备报表时一次性全部扫描。

步骤 2：打开费用报表功能

打开 Scanner Pro。
在应用的主视图中，点击屏幕右上角的““三个点””图标。
在菜单中选择Expense Report。

步骤 3：选择你的收据

应用会显示所有已扫描的文档
点击你想包含在报表中的每一张收据。
已选中的收据会显示勾选标记。
当你选择完所有收据后，点击Continue。

你可以从不同日期、不同商家和不同费用类别中选择收据。应用会在最终报表中把所有内容整理好。

步骤 4：检查提取的信息

Scanner Pro 会自动从每张收据中提取数据：

应用会处理每张收据，并显示提取到的信息。
确认商家名称、日期、金额和类别是否正确。
点击Edit来纠正任何错误。
对任何可能读取不正确的字段进行修改。
当所有信息看起来准确无误时，点击Continue。

AI 对来自主要零售商和餐厅的清晰、标准收据效果最佳。褪色的热敏纸收据、折皱的收据或格式不寻常的情况可能需要手动修正 — 在导出前务必先检查提取的数据。

步骤 5：选择导出格式

使用屏幕顶部的PDF/CSV 切换。
选择PDF，生成带收据图片的格式化报表。
选择CSV，导出可与会计软件兼容的电子表格。
查看报表预览。

PDF 格式：包含收据图片和格式化汇总表。适合提交给希望查看实际收据的经理或客户。

CSV 格式：仅包含电子表格数据（不含图片）。可在 Excel、Google 表格中打开，或直接导入到会计软件中。

步骤 6：分享你的费用报表

点击底部的Share按钮。
选择如何发送报表：
- 发送到你的会计部门邮箱
- 保存到“文件”应用
- 上传到云存储（Dropbox、Google Drive 等）
- 使用 AirDrop 发送到你的电脑
- 导入到你的会计软件

报表已准备好提交。如果你以 CSV 格式导出，你可以将其导入 QuickBooks、Xero、FreshBooks 或任何接受电子表格数据的会计平台。

提取了哪些信息

Scanner Pro 的 AI 会读取你的收据，并提取用于费用跟踪和报税资料所需的数据。

自动提取的字段

商家信息：

企业名称
地点（若收据上有显示）

交易详情：

购买日期
总金额
税费金额（单独列示）
币种

费用类别：

应用会自动将费用分类到常见类别中：

如果自动分类不正确，你可以手动编辑类别。来自主要供应商的标准收据格式通常效果最好；版式不寻常的收据可能会被误分类。

保存了什么

除了提取的数据，Scanner Pro 还会保存：

每张收据的高清原图
iCloud 备份 3-7 年
原始扫描 PDF

这样你既能获得用于会计软件的结构化数据，也能在审计或争议时提供直观的证据。

订阅要求

每月$4.99，你最多可处理50 张收据，并从中生成无限数量的报表。请注意：未使用的收据不会结转到下个月。要测试该功能，你可以开始7 天免费试用，其中包含 15 张收据。

制作更优秀费用报表的小技巧

获取更清晰的收据扫描件

扫描前先把收据摊平。折皱或折叠的收据可能会扫描出 AI 无法准确读取的失真文本。

尽快完成购买后的扫描。热敏纸收据（例如加油站和杂货店常见的那种）会很快褪色。为获得最佳效果，请在一周内完成扫描。

良好的光线很重要。 Scanner Pro 在多种光线条件下都能工作，但光线越好，OCR 准确率越高，且需要的手动修正也越少。

每次扫描一张收据。不要尝试在一张图片里扫描多张收据。应用期望每次扫描只包含一张收据，以便准确提取数据。

整理收据

创建一个“收据”文件夹。点击“更多 → 新建文件夹”，将其命名为“收据”或“费用”，然后在扫描前打开它。所有新的扫描都会直接保存到该文件夹中。

按日期或项目命名。如果你需要为多个客户或多次出行跟踪费用，请立刻重命名收据：例如“2025-03-15 客户午餐”或“纽约之旅 - 酒店”。

边花边扫。 不要等到月底才开始。在交易完成后立刻扫描收据，避免堆积。

使用 CSV 导出

先在 Excel 或 Google 表格中打开。上传到会计软件之前，先确认所有导入数据都正确。

映射列。大多数会计软件都允许你把 CSV 的列映射到对应字段。 Scanner Pro 使用的标准列名（日期、商家、金额、税费、类别）与大多数平台匹配。

如有需要可合并多个报表。 如果你在当月生成了多个费用报表，可以在导入会计软件之前先合并这些 CSV 文件。

会计软件集成

Scanner Pro 不会直接连接 QuickBooks、Xero、FreshBooks 或其他会计平台。相反，它会导出 CSV 文件，需要你手动导入。

如何导入到常见平台

QuickBooks：

将费用报表导出为 CSV
在 QuickBooks 中：Banking → File Upload → Select CSV
将 Scanner Pro 的列映射到 QuickBooks 字段
审核并导入

Xero：

导出为 CSV
在 Xero 中：Accounting → Advanced → Import
选择“Bank Statements”或“Expenses”
映射列并导入

Excel/Google 表格：

导出为 CSV
在你的电子表格应用中打开
数据已准备好用于公式、数据透视表或进一步处理

CSV 格式可确保与几乎所有财务软件兼容，即使 Scanner Pro 不能直接集成。

常见问题

我的免费试用期间扫描的收据会怎样？

它们会保留在你的资料库中。如果试用结束后你没有订阅，你仍然可以保留已扫描的图片以及你生成的任何报表，但无法再处理新的收据来制作费用报表。

国际收据也可以吗？

可以。 Scanner Pro 支持多种币种和日期格式。币种字段会被自动识别，并包含在导出内容中。

如果我不小心包含了错误的收据怎么办？

在选择步骤中，再点击任意一张收据即可取消选择。如果你已经生成了报表，请用正确选择的收据创建一份新的报表。

我可以在 iPad 上使用费用报表吗？

可以。该功能在 iPhone 和 iPad（运行 iOS/iPadOS 17.0 或更高版本）上都可用。

导入到 QuickBooks 或 Xero 时，我应该使用什么文件格式？

导出为 CSV。这两个平台都支持 CSV 导入，并允许你在导入步骤中把 Scanner Pro 的列名（日期、商家、金额、税费、类别）映射到它们自己的字段。

从今天开始跟踪你的费用

扫描你的第一张收据，检查提取的数据，然后导出格式化报表 — 全程不到一分钟。 Scanner Pro 的费用报表功能会处理繁琐的管理工作，让你专注于真正的事情。