把收据的混乱变成有条理的费用报表
丢失收据意味着丢失可报销的款项。 纸质收据会褪色、损坏或在你最需要用来制作费用报表或报税时消失。 Scanner Pro 的“自动费用报表”功能可以解决这个问题。 你只需扫描一张收据，应用就会自动提取商家名称、日期、金额、税费、币种以及费用类别，然后在几秒钟内把所有内容整理成格式化报表。
对于任何需要记录支出的人来说，它都很有用：自由职业者用来记录抵扣，销售团队用来按周处理费用周期，旅行者边走边记录旅途花费，或需要向会计师提供清晰记录的小型企业主。 而且因为 Scanner Pro 会在 iCloud 中备份收据数据 3–7 年，即使以后 IRS 再次来联系你，你也能拿到所需的资料 — 无需使用鞋盒。
如何创建费用报表
在你完成收据扫描后，用 Scanner Pro 创建费用报表只需不到一分钟。
步骤 1：扫描你的收据
在创建报表之前，你需要在 Scanner Pro 中准备已扫描的收据：
- 打开 Scanner Pro。
- 点击橙色Camera按钮。
- 把相机对准收据。
- Scanner Pro 会自动捕获并保存。
- 对所有你想包含在报表中的收据重复上述操作。
收据会保存到“我的扫描”资料库中。 你可以在消费时随时扫描，或者在准备报表时一次性全部扫描。
步骤 2：打开费用报表功能
- 打开 Scanner Pro。
- 在应用的主视图中，点击屏幕右上角的““三个点””图标。
- 在菜单中选择Expense Report。
步骤 3：选择你的收据
- 应用会显示所有已扫描的文档
- 点击你想包含在报表中的每一张收据。
- 已选中的收据会显示勾选标记。
- 当你选择完所有收据后，点击Continue。
你可以从不同日期、不同商家和不同费用类别中选择收据。 应用会在最终报表中把所有内容整理好。
步骤 4：检查提取的信息
Scanner Pro 会自动从每张收据中提取数据：
- 应用会处理每张收据，并显示提取到的信息。
- 确认商家名称、日期、金额和类别是否正确。
- 点击Edit来纠正任何错误。
- 对任何可能读取不正确的字段进行修改。
- 当所有信息看起来准确无误时，点击Continue。
AI 对来自主要零售商和餐厅的清晰、标准收据效果最佳。 褪色的热敏纸收据、折皱的收据或格式不寻常的情况可能需要手动修正 — 在导出前务必先检查提取的数据。
步骤 5：选择导出格式
- 使用屏幕顶部的PDF/CSV 切换。
- 选择PDF，生成带收据图片的格式化报表。
- 选择CSV，导出可与会计软件兼容的电子表格。
- 查看报表预览。
PDF 格式：包含收据图片和格式化汇总表。 适合提交给希望查看实际收据的经理或客户。
CSV 格式：仅包含电子表格数据（不含图片）。 可在 Excel、Google 表格中打开，或直接导入到会计软件中。
步骤 6：分享你的费用报表
- 点击底部的Share按钮。
- 选择如何发送报表：
- 发送到你的会计部门邮箱
- 保存到“文件”应用
- 上传到云存储（Dropbox、Google Drive 等）
- 使用 AirDrop 发送到你的电脑
- 导入到你的会计软件
报表已准备好提交。 如果你以 CSV 格式导出，你可以将其导入 QuickBooks、Xero、FreshBooks 或任何接受电子表格数据的会计平台。
提取了哪些信息
Scanner Pro 的 AI 会读取你的收据，并提取用于费用跟踪和报税资料所需的数据。
自动提取的字段
商家信息：
- 企业名称
- 地点（若收据上有显示）
交易详情：
- 购买日期
- 总金额
- 税费金额（单独列示）
- 币种
费用类别：
应用会自动将费用分类到常见类别中：
如果自动分类不正确，你可以手动编辑类别。 来自主要供应商的标准收据格式通常效果最好；版式不寻常的收据可能会被误分类。
保存了什么
除了提取的数据，Scanner Pro 还会保存：
- 每张收据的高清原图
- iCloud 备份 3-7 年
- 原始扫描 PDF
这样你既能获得用于会计软件的结构化数据，也能在审计或争议时提供直观的证据。
订阅要求
每月$4.99，你最多可处理50 张收据，并从中生成无限数量的报表。 请注意：未使用的收据不会结转到下个月。 要测试该功能，你可以开始7 天免费试用，其中包含 15 张收据。
制作更优秀费用报表的小技巧
获取更清晰的收据扫描件
扫描前先把收据摊平。 折皱或折叠的收据可能会扫描出 AI 无法准确读取的失真文本。
尽快完成购买后的扫描。 热敏纸收据（例如加油站和杂货店常见的那种）会很快褪色。 为获得最佳效果，请在一周内完成扫描。
良好的光线很重要。 Scanner Pro 在多种光线条件下都能工作，但光线越好，OCR 准确率越高，且需要的手动修正也越少。
每次扫描一张收据。 不要尝试在一张图片里扫描多张收据。 应用期望每次扫描只包含一张收据，以便准确提取数据。
整理收据
创建一个“收据”文件夹。 点击“更多 → 新建文件夹”，将其命名为“收据”或“费用”，然后在扫描前打开它。 所有新的扫描都会直接保存到该文件夹中。
按日期或项目命名。 如果你需要为多个客户或多次出行跟踪费用，请立刻重命名收据：例如“2025-03-15 客户午餐”或“纽约之旅 - 酒店”。
边花边扫。 不要等到月底才开始。 在交易完成后立刻扫描收据，避免堆积。
使用 CSV 导出
先在 Excel 或 Google 表格中打开。 上传到会计软件之前，先确认所有导入数据都正确。
映射列。 大多数会计软件都允许你把 CSV 的列映射到对应字段。 Scanner Pro 使用的标准列名（日期、商家、金额、税费、类别）与大多数平台匹配。
如有需要可合并多个报表。 如果你在当月生成了多个费用报表，可以在导入会计软件之前先合并这些 CSV 文件。
会计软件集成
Scanner Pro 不会直接连接 QuickBooks、Xero、FreshBooks 或其他会计平台。 相反，它会导出 CSV 文件，需要你手动导入。
如何导入到常见平台
QuickBooks：
- 将费用报表导出为 CSV
- 在 QuickBooks 中：Banking → File Upload → Select CSV
- 将 Scanner Pro 的列映射到 QuickBooks 字段
- 审核并导入
Xero：
- 导出为 CSV
- 在 Xero 中：Accounting → Advanced → Import
- 选择“Bank Statements”或“Expenses”
- 映射列并导入
Excel/Google 表格：
- 导出为 CSV
- 在你的电子表格应用中打开
- 数据已准备好用于公式、数据透视表或进一步处理
CSV 格式可确保与几乎所有财务软件兼容，即使 Scanner Pro 不能直接集成。
常见问题
我的免费试用期间扫描的收据会怎样？
它们会保留在你的资料库中。 如果试用结束后你没有订阅，你仍然可以保留已扫描的图片以及你生成的任何报表，但无法再处理新的收据来制作费用报表。
国际收据也可以吗？
可以。 Scanner Pro 支持多种币种和日期格式。 币种字段会被自动识别，并包含在导出内容中。
如果我不小心包含了错误的收据怎么办？
在选择步骤中，再点击任意一张收据即可取消选择。 如果你已经生成了报表，请用正确选择的收据创建一份新的报表。
我可以在 iPad 上使用费用报表吗？
可以。 该功能在 iPhone 和 iPad（运行 iOS/iPadOS 17.0 或更高版本）上都可用。
导入到 QuickBooks 或 Xero 时，我应该使用什么文件格式？
导出为 CSV。 这两个平台都支持 CSV 导入，并允许你在导入步骤中把 Scanner Pro 的列名（日期、商家、金额、税费、类别）映射到它们自己的字段。
相关的 Scanner Pro 功能
既然你已经知道如何创建费用报表，不妨进一步了解这些相关功能：
- 创建文件夹 ，按月份、项目或客户整理收据
- 云端存储：自动把所有收据备份到 Dropbox 或 Google Drive
- 智能工作流：自动化收据命名与归档
- 导出选项：以多种格式分享收据
- OCR 文本识别：让所有扫描内容可被搜索
从今天开始跟踪你的费用
扫描你的第一张收据，检查提取的数据，然后导出格式化报表 — 全程不到一分钟。 Scanner Pro 的费用报表功能会处理繁琐的管理工作，让你专注于真正的事情。
