Comment créer des notes de frais dans Scanner Pro

Transformez le chaos des reçus en notes de frais bien organisées

Les reçus perdus signifient des remboursements perdus. Les reçus en papier s’estompent, s’abîment ou disparaissent exactement au moment où vous en avez besoin pour vos notes de frais ou votre déclaration d’impôt. La fonction « Notes de frais » automatisée de Scanner Pro corrige cela. Vous pouvez numériser un reçu, et l’application extrait automatiquement le nom du commerçant, la date, le montant total, la taxe, la devise et la catégorie de dépense, puis regroupe le tout dans un rapport mis en forme en quelques secondes.

C’est pratique pour tous ceux qui suivent leurs dépenses : les indépendants qui enregistrent leurs déductions, les équipes commerciales qui suivent des cycles de notes de frais hebdomadaires, les voyageurs qui documentent leurs frais de voyage au fur et à mesure, ou les propriétaires de petites entreprises qui ont besoin de relevés clairs pour leur comptable. Et comme Scanner Pro sauvegarde les données des reçus dans iCloud pendant 3 à 7 ans, vous aurez la documentation nécessaire si l’IRS vient vous solliciter — inutile de boîte à chaussures.

Comment créer une note de frais

Créer une note de frais dans Scanner Pro prend moins d’une minute une fois que vous avez numérisé vos reçus.

Étape 1 : numérisez vos reçus

Avant de créer un rapport, vous devez disposer de reçus numérisés dans Scanner Pro :

• Ouvrez Scanner Pro.
• Touchez le bouton orange Caméra.
• Dirigez votre appareil photo vers un reçu.
• Scanner Pro le capture et le sauvegarde automatiquement.
• Répétez l’opération pour tous les reçus que vous souhaitez inclure.

Les reçus sont enregistrés dans votre bibliothèque « Mes numérisations ». Vous pouvez les numériser au fur et à mesure de vos dépenses ou tous en une seule fois lorsque vous préparez votre rapport.

Étape 2 : accéder à la fonction Notes de frais

• Ouvrez Scanner Pro.
• Pendant que vous êtes dans la vue principale de l’application, touchez l’icône « trois points » dans l’angle supérieur droit de l’écran.
• Sélectionnez Note de frais dans le menu.

Étape 3 : sélectionnez vos reçus

• L’application affiche tous les documents numérisés
• Touchez chaque reçu que vous souhaitez inclure dans le rapport.
• Les reçus sélectionnés affichent une coche.
• Touchez Continuer lorsque vous avez sélectionné tous les reçus.

Vous pouvez sélectionner des reçus provenant de dates, de commerçants et de catégories de dépenses différentes. L’application organise tout dans le rapport final.

Étape 4 : vérifier les informations extraites

Scanner Pro extrait automatiquement des données de chaque reçu :

• L’application traite chaque reçu et affiche les informations extraites.
• Vérifiez que le nom du commerçant, la date, le montant et la catégorie sont corrects.
• Touchez Modifier pour corriger les éventuelles erreurs.
• Modifiez tout champ qui a été lu incorrectement.
• Touchez Continuer lorsque tout semble exact.

L’IA fonctionne très bien avec des reçus clairs et standard provenant de grands magasins et de restaurants. Les reçus en papier thermique qui ont pâli, les reçus froissés ou les formats inhabituels peuvent nécessiter des corrections manuelles — vérifiez toujours les données extraites avant l’exportation.

Étape 5 : choisissez votre format d’exportation

• Utilisez le bouton bascule PDF/CSV en haut de l’écran.
• Sélectionnez PDF pour un rapport mis en forme avec des images de reçus.
• Sélectionnez CSV pour un tableur compatible avec les logiciels de comptabilité.
• Vérifiez l’aperçu de votre rapport.

Format PDF : inclut les images des reçus et un tableau récapitulatif mis en forme. Idéal pour l’envoi à des responsables ou à des clients qui souhaitent voir les reçus réels.

Format CSV : données de tableur uniquement (sans images). S’ouvre dans Excel, Google Sheets, ou s’importe directement dans un logiciel de comptabilité.

Étape 6 : partager votre note de frais

• Touchez le bouton Partager en bas.
• Choisissez comment envoyer le rapport :
  • Envoyer par e-mail à votre service comptabilité
  • Enregistrer dans l’app Fichiers
  • Téléverser vers un stockage cloud (Dropbox, Google Drive, etc.)
  • AirDrop vers votre ordinateur
  • Importer dans votre logiciel de comptabilité

Le rapport est prêt à être soumis. Si vous exportez en CSV, vous pouvez l’importer dans QuickBooks, Xero, FreshBooks ou toute autre plateforme de comptabilité qui accepte des données de tableur.

Quelles informations sont extraites

L’IA de Scanner Pro lit vos reçus et extrait les données dont vous avez besoin pour le suivi des dépenses et la documentation fiscale.

Champs automatiquement extraits

Informations du commerçant :

• Nom de l’entreprise
• Emplacement (lorsqu’il est indiqué sur le reçu)

Détails de la transaction :

• Date d’achat
• Montant total
• Montant de la taxe (ventilé séparément)
• Devise

Catégorie de dépense :

L’application classe automatiquement les dépenses dans des catégories courantes :

Vous pouvez modifier la catégorie si le classement automatique est incorrect. Les formats de reçus standard provenant de grands commerçants fonctionnent le mieux ; les mises en page inhabituelles peuvent être mal classées.

Qu’est-ce qui est enregistré

Au-delà des données extraites, Scanner Pro enregistre également :

• Images des reçus en haute résolution
• Sauvegarde iCloud pendant 3 à 7 ans
• PDF numérisés d’origine

Cela vous donne à la fois des données structurées pour les logiciels de comptabilité et une preuve visuelle pour les audits ou les litiges.

Conditions d’abonnement

Pour 4,99 $/mois, vous pouvez traiter jusqu’à 50 reçus et générer des rapports illimités à partir de ceux-ci. Veuillez noter que les reçus inutilisés ne sont pas reportés au mois suivant. Pour tester la fonctionnalité, vous pouvez démarrer un essai gratuit de 7 jours qui inclut 15 reçus.

Conseils pour de meilleures notes de frais

Obtenir de bonnes numérisations de reçus

Aplatissez le reçu avant de le numériser. Les reçus froissés ou pliés peuvent être numérisés avec un texte déformé que l’IA ne peut pas lire correctement.

Numérisez peu après l’achat. Les reçus en papier thermique (ceux qui brillent des stations-service et des magasins d’alimentation) s’estompent rapidement. Numérisez-les dans la semaine pour de meilleurs résultats.

L’éclairage compte. Scanner Pro fonctionne avec différents niveaux de lumière, mais un meilleur éclairage améliore la précision de l’OCR et réduit les corrections manuelles.

Un reçu par numérisation. N’essayez pas de numériser plusieurs reçus sur une seule image. L’application s’attend à un reçu par numérisation pour extraire les données avec précision.

Organiser les reçus

Créez un dossier « Reçus ». Touchez Plus → Nouveau dossier, nommez-le « Reçus » ou « Dépenses », puis ouvrez-le avant de numériser. Toutes les nouvelles numérisations sont enregistrées directement dans ce dossier.

Nom par date ou projet. Si vous suivez des dépenses pour plusieurs clients ou plusieurs voyages, renommez les reçus immédiatement : « 2025-03-15 Déjeuner client » ou « Voyage à NYC - Hôtel ».

Numérisez au fur et à mesure de vos dépenses. Ne pas attendre la fin du mois. Numérisez les reçus juste après les transactions pour éviter l’accumulation.

Travailler avec les exportations CSV

Ouvrez d’abord dans Excel ou Google Sheets. Vérifiez que toutes les données importées sont correctes avant de les téléverser dans votre logiciel de comptabilité.

Associez les colonnes. La plupart des logiciels de comptabilité vous permettent d’associer les colonnes CSV à leurs champs. Scanner Pro utilise des noms de colonnes standard (Date, Commerçant, Montant, Taxe, Catégorie) qui correspondent à la plupart des plateformes.

Combinez plusieurs rapports si nécessaire. Si vous avez généré plusieurs notes de frais pendant le mois, vous pouvez combiner les fichiers CSV avant de les importer dans un logiciel de comptabilité.

Intégration avec les logiciels de comptabilité

Scanner Pro ne se connecte pas directement à QuickBooks, Xero, FreshBooks ou à d’autres plateformes de comptabilité. À la place, il exporte des fichiers CSV que vous importez manuellement.

Comment importer vers des plateformes courantes

QuickBooks :

• Exporter la note de frais en CSV
• Dans QuickBooks : Banking → File Upload → Select CSV
• Associer les colonnes de Scanner Pro aux champs de QuickBooks
• Vérifier et importer

Xero :

• Exporter en CSV
• Dans Xero : Accounting → Advanced → Import
• Choisissez « Bank Statements » ou « Expenses »
• Associer les colonnes et importer

Excel/Google Sheets :

• Exporter en CSV
• Ouvrir dans votre application de tableur
• Les données sont prêtes pour les formules, les tableaux croisés ou le traitement ultérieur

Le format CSV garantit la compatibilité avec pratiquement tous les logiciels financiers, même si Scanner Pro ne s’intègre pas directement.

Questions fréquentes

Que deviennent les reçus numérisés pendant mon essai gratuit ?

Ils restent dans votre bibliothèque. Si vous ne vous abonnez pas après l’essai, vous conservez les images numérisées ainsi que tous les rapports que vous avez générés, mais vous ne pouvez pas traiter de nouveaux reçus pour créer des notes de frais.

Cela fonctionne-t-il pour les reçus internationaux ?

Oui. Scanner Pro reconnaît plusieurs devises et formats de date. Le champ de devise est détecté automatiquement et inclus dans l’exportation.

Et si j’inclus par erreur le mauvais reçu ?

Pendant l’étape de sélection, touchez de nouveau un reçu pour le désélectionner. Si vous avez déjà généré le rapport, créez-en un nouveau en sélectionnant les reçus corrects.

Puis-je utiliser les notes de frais sur iPad ?

Oui. La fonctionnalité est disponible sur iPhone et iPad avec iOS/iPadOS 17.0 ou version ultérieure.

Quel format de fichier dois-je utiliser lors de l’importation dans QuickBooks ou Xero ?

Exporter en CSV. Les deux plateformes acceptent les imports CSV et vous permettent d’associer les noms de colonnes de Scanner Pro (Date, Commerçant, Montant, Taxe, Catégorie) à leurs propres champs pendant l’étape d’importation.

Fonctionnalités connexes de Scanner Pro

Maintenant que vous savez comment créer des notes de frais, découvrez ces fonctionnalités associées :

• Créez des dossiers pour organiser les reçus par mois, projet ou client
• Stockage cloud pour sauvegarder automatiquement tous les reçus sur Dropbox ou Google Drive
• Workflows intelligents pour automatiser le nommage et le classement des reçus
• Options d’exportation pour partager des reçus dans plusieurs formats
• Reconnaissance de texte OCR pour rendre toutes les numérisations consultables

Commencez le suivi de vos dépenses dès aujourd’hui

Numérisez votre premier reçu, vérifiez les données extraites, puis exportez un rapport mis en forme — le tout en moins d’une minute. La fonction « Notes de frais » de Scanner Pro s’occupe des tâches administratives pour que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel.