Como criar relatórios de despesas no Scanner Pro

Transforme a bagunça do recibo em relatórios de despesas organizados

Recibos perdidos significam reembolsos perdidos. Recibos de papel desbotam, ficam danificados ou desaparecem exatamente quando você precisa deles para relatórios de despesas ou para enviar a declaração de impostos. O recurso de Relatório de Despesas automatizado do Scanner Pro resolve isso. Você pode digitalizar um recibo, e o app extrai automaticamente o nome do fornecedor, a data, o valor total, o imposto, a moeda e a categoria de despesa; depois, organiza tudo em um relatório formatado em questão de segundos.

Isso é útil para qualquer pessoa que acompanha gastos: freelancers que lançam deduções, equipes de vendas em ciclos semanais de despesas, viajantes que registram os custos da viagem conforme eles acontecem ou donos de pequenas empresas que precisam de registros bem organizados para o contador. E como o Scanner Pro faz backup dos dados do recibo no iCloud por 3–7 anos, você terá a documentação de que precisa se o IRS algum dia entrar em contato — sem precisar de caixa de sapatos.

Como criar um relatório de despesas

Criar um relatório de despesas no Scanner Pro leva menos de um minuto depois que você digitaliza seus recibos.

Etapa 1: Digitalize seus recibos

Antes de criar um relatório, você precisa de recibos digitalizados no Scanner Pro:

Abra o Scanner Pro.
Toque no botão laranja Camera.
Aponte a câmera para um recibo.
O Scanner Pro captura e salva automaticamente.
Repita para todos os recibos que você quer incluir.

Os recibos são salvos na sua biblioteca de Minhas digitalizações. Você pode digitalizá-los conforme faz os gastos ou todos de uma vez ao preparar o relatório.

Etapa 2: Acesse o recurso de Relatório de Despesas

Abra o Scanner Pro.
Toque no ícone de “três pontinhos” no canto superior direito da tela enquanto estiver na visualização principal do app.
Selecione Expense Report no menu.

Etapa 3: Selecione seus recibos

O app mostra todos os documentos digitalizados
Toque em cada recibo que você quer incluir no relatório.
Os recibos selecionados mostram uma marca de verificação.
Toque em Continuar quando tiver selecionado todos os recibos.

Você pode selecionar recibos de datas, fornecedores e categorias de despesa diferentes. O app organiza tudo no relatório final.

Etapa 4: Revise as informações extraídas

O Scanner Pro extrai automaticamente os dados de cada recibo:

O app processa cada recibo e exibe as informações extraídas.
Verifique se o nome do fornecedor, a data, o valor e a categoria estão corretos.
Toque em Editar para corrigir qualquer erro.
Faça alterações em qualquer campo que tenha sido lido incorretamente.
Toque em Continuar quando tudo parecer correto.

A IA funciona bem com recibos claros e padrão de grandes varejistas e restaurantes. Recibos de papel térmico desbotado, recibos amassados ou formatos incomuns podem precisar de correções manuais — revise sempre os dados extraídos antes de exportar.

Etapa 5: Escolha seu formato de exportação

Use a opção de alternância PDF/CSV na parte superior da tela.
Selecione PDF para um relatório formatado com imagens do recibo.
Selecione CSV para uma planilha compatível com software de contabilidade.
Revise a prévia do seu relatório.

Formato PDF: inclui imagens do recibo e uma tabela-resumo formatada. Bom para enviar a gerentes ou clientes que querem ver os recibos reais.

Formato CSV: apenas dados de planilha (sem imagens). Abre no Excel, no Google Sheets ou é importado diretamente no software de contabilidade.

Etapa 6: Compartilhe seu relatório de despesas

Toque no botão Compartilhar na parte de baixo.
Escolha como enviar o relatório:
- Envie por e-mail para o seu departamento de contabilidade
- Salve no app Arquivos
- Envie para armazenamento em nuvem (Dropbox, Google Drive, etc.)
- AirDrop para o seu computador
- Importe para o seu software de contabilidade

O relatório está pronto para enviar. Se você exportar como CSV, poderá importá-lo no QuickBooks, Xero, FreshBooks ou em qualquer plataforma de contabilidade que aceite dados de planilha.

Quais informações são extraídas

A IA do Scanner Pro lê seus recibos e extrai os dados de que você precisa para controle de despesas e documentação fiscal.

Campos extraídos automaticamente

Informações do fornecedor:

Nome do negócio
Localização (quando exibida no recibo)

Detalhes da transação:

Data da compra
Valor total
Valor do imposto (discriminado separadamente)
Moeda

Categoria de despesa:

O app classifica automaticamente as despesas em categorias comuns:

Você pode editar a categoria caso a classificação automática esteja incorreta. Os formatos padrão de recibos de grandes fornecedores funcionam melhor; layouts incomuns podem ser classificados incorretamente.

O que é salvo

Além dos dados extraídos, o Scanner Pro também salva:

Imagens de cada recibo em alta resolução
Backup no iCloud por 3-7 anos
PDFs originais digitalizados

Isso fornece tanto dados estruturados para o software de contabilidade quanto prova visual para auditorias ou disputas.

Requisitos de assinatura

Por US$ 4,99/mês, você pode processar até 50 recibos e gerar relatórios ilimitados a partir deles. Observe que os recibos não utilizados não são transferidos para o mês seguinte. Para testar o recurso, você pode iniciar um teste grátis de 7 dias, que inclui 15 recibos.

Dicas para melhores relatórios de despesas

Como fazer digitalizações de recibos bem nítidas

Alise o recibo antes de digitalizar. Recibos amassados ou dobrados podem ser digitalizados com texto distorcido que a IA não consegue ler com precisão.

Digitalize logo após a compra. Recibos de papel térmico (os brilhantes de postos de gasolina e lojas de produtos) desbotam rapidamente. Digitalize dentro de uma semana para obter os melhores resultados.

A boa iluminação é importante. O Scanner Pro funciona em diferentes tipos de iluminação, mas uma luz melhor significa uma leitura OCR mais precisa e menos correções manuais.

Um recibo por digitalização. Não tente digitalizar vários recibos em uma única imagem. O app espera um recibo por digitalização para extrair os dados com precisão.

Organizando recibos

Crie uma pasta de "Recibos". Toque em Mais → Nova pasta, nomeie como "Recibos" ou "Despesas" e abra-a antes de digitalizar. Todas as novas digitalizações vão direto para essa pasta.

Nomeie pela data ou pelo projeto. Se você estiver acompanhando despesas de vários clientes ou viagens, renomeie os recibos imediatamente: "2025-03-15 Almoço do cliente" ou "Viagem para NYC - Hotel."

Digitalize conforme faz as despesas. Não espere até o fim do mês. Digitalize os recibos logo após as transações para evitar o acúmulo.

Trabalhando com exportações CSV

Abra no Excel ou no Google Sheets primeiro. Verifique se todos os dados importados estão corretos antes de enviar para o seu software de contabilidade.

Mapeie as colunas. A maioria dos softwares de contabilidade permite mapear colunas CSV para os respectivos campos. O Scanner Pro usa nomes de colunas padrão (Data, Fornecedor, Valor, Imposto, Categoria) compatíveis com a maioria das plataformas.

Combine vários relatórios se precisar. Se você gerou vários relatórios de despesas durante o mês, pode combinar os arquivos CSV antes de importar para o software de contabilidade.

Integração com software de contabilidade

O Scanner Pro não se conecta diretamente ao QuickBooks, Xero, FreshBooks ou a outras plataformas de contabilidade. Em vez disso, ele exporta arquivos CSV que você importa manualmente.

Como importar em plataformas comuns

QuickBooks:

Exportar relatório de despesas como CSV
No QuickBooks: Banking → File Upload → Select CSV
Mapeie as colunas do Scanner Pro para os campos do QuickBooks
Revise e importe

Xero:

Exportar como CSV
No Xero: Accounting → Advanced → Import
Escolha "Bank Statements" ou "Expenses"
Mapeie as colunas e importe

Excel/Planilhas Google:

Exportar como CSV
Abra no app de planilhas
Os dados estão prontos para fórmulas, tabelas dinâmicas ou processamento adicional

O formato CSV garante compatibilidade com praticamente qualquer software financeiro, mesmo que o Scanner Pro não se integre diretamente.

Perguntas frequentes

O que acontece com os recibos digitalizados durante meu período de teste grátis?

Eles permanecem na sua biblioteca. Se você não assinar depois do teste, você mantém as imagens digitalizadas e quaisquer relatórios que tenha gerado, mas não pode processar novos recibos para relatórios de despesas.

Isso funciona para recibos internacionais?

Sim. O Scanner Pro reconhece várias moedas e formatos de data. O campo de moeda é detectado automaticamente e incluído na exportação.

E se eu incluir acidentalmente o recibo errado?

Na etapa de seleção, toque em qualquer recibo novamente para desmarcá-lo. Se você já gerou o relatório, crie um novo com os recibos corretos selecionados.

Posso usar Relatórios de Despesas no iPad?

Sim. O recurso está disponível tanto no iPhone quanto no iPad com iOS/iPadOS 17,0 ou posterior.

Qual formato de arquivo devo usar ao importar no QuickBooks ou Xero?

Exportar como CSV. As duas plataformas aceitam importações em CSV e permitem mapear os nomes das colunas do Scanner Pro (Data, Fornecedor, Valor, Imposto, Categoria) para seus próprios campos durante a etapa de importação.

Outros recursos relacionados do Scanner Pro

Agora que você já sabe como criar relatórios de despesas, veja estes recursos relacionados:

Crie pastas para organizar recibos por mês, projeto ou cliente
Armazenamento em nuvem para fazer backup automaticamente de todos os recibos no Dropbox ou no Google Drive
Fluxos de trabalho inteligentes para automatizar a nomeação e o arquivamento dos recibos
Opções de exportação para compartilhar recibos em vários formatos
Reconhecimento de texto OCR para tornar todas as digitalizações pesquisáveis

Comece a acompanhar suas despesas hoje

Digitalize seu primeiro recibo, revise os dados extraídos e exporte um relatório formatado — tudo em menos de um minuto. O recurso de Relatório de Despesas do Scanner Pro cuida da parte administrativa para que você se concentre no trabalho.