ジャーナリストへの効果的な売り込みメールの送り方

メール過多は、今日私たちの多くが直面している問題である。一日中、私たちはあらゆる種類のメールに振り回され、そのほとんどに興味すら持っていません。

SparkのSmart Inboxは、受信したメールを自動的かつインテリジェントに仕分けし、重要なメールに集中できるようにする機能です。

しかし、このメール過多のシナリオは、特にジャーナリストの場合に当てはまり、はるかに深刻です。ジャーナリストやレポーターは毎日大量のメールを受信し、一般的なユーザーとは異なり、受信するメールの多くは彼らが毎日行っている仕事そのものに関連したものです。これらのメールの多くは、製品やサービスに懸命に取り組んできたチームや企業が、それについて報道してもらおうと考えているものだ。ジャーナリストは、毎日何百通ものこのようなメールに目を通さなければならないので、その中から目立つものだけが彼らの目に留まるのです。

思い浮かべてみてください。あなたは、人々の生活をより良く変える素晴らしい新しいアプリを開発している小さなチームの一員です。あなたはこの8ヶ月間、毎週何時間もデザインと開発に費やし、心血を注いできました。このアプリは本当に多くの人に見てもらうに値しますが、最終的にはあなたの売り込みメールがどれだけ効果的かにかかっています。

記者に効果的な売り込みメールを送るには？ジャーナリストの受信トレイで、あなたのメールが他の雑多なものから目立つようにするにはどうすればいいのでしょうか？ここでは、ジャーナリストへの効果的なメールの書き方について、いくつかのヒントや提案を見てみましょう。

始める前に、ジャーナリストは超多忙な人々であることを理解しておくことが大切です。元記者である私の典型的な1日は、数分おきに受信トレイに流れ込んでくる何百通ものメール（プレスリリース、近日発売のゲーム、アプリのアップデート、未承諾のニュースレター、コンテンツ提携などなど...）に目を通すだけでなく、記事のリサーチ、業界で起きていることの把握、イベントやリリースへの参加、そしてもちろん、読者のためにこれらすべてについて書くことにかなりの時間を割いていました。人気アプリが夜中にアップデートされたため、夜中の3時に記事を書いたこともある。

それでは、ジャーナリストにメールを送る際の注意点を具体的に見ていこう。

1. 要点をストレートに伝える

前回の記事で見てきたように、挨拶はフォーマルで最小限にとどめることが重要だ。しかし、記者にメールを送る場合は、相手のことを知らない限り、挨拶は完全に省き、要点を端的に伝えることをお勧めします。毎日何百通もの「元気でいてくれたらいいな」というメールや、見知らぬ人からの「お元気ですか？」というメールを受け取りたい人はいない。

もしあなたが製品やサービスを記者に売り込んでいるのなら、あなたが誰なのか、あなたの製品は何なのか、なぜその記者にメールを送っているのかを、シンプルに簡潔に書いてメールを始めましょう。あなたが誰なのかというのは、あなた自身やあなたの経歴について丸々2段落書くという意味ではなく、あなたが誰として書いているのかという意味です。

理想的なのは、あなたの製品について書くことが、なぜその出版物の読者にぴったりなのか、その理由も少し話すことです。

製品について、その特徴について、あるいはなぜそれが非常に優れていると思うのかについて、詳しく説明した長いメールを書くのは時間の無駄です。記者の目に留まるのはほんのわずかな時間なので、一言一言を大切にしましょう。最初の数行で相手の注意を引くことができなければ、チャンスを失ってしまいます。

2. 関連性が重要

ジャーナリストにとって、あなたがなぜメールを送るのかは、あなたがメールする内容と同じくらい重要です。あなたが記者に売り込む内容は、その記者とその記者が執筆している出版物に関連したものでなければなりません。彼らがカバーするトピックやドメインの範囲内であるべきだ。

例えば、あなたのチームがフットボール選手とその統計をシーズン通して追跡する素晴らしいウェブサイトをリリースしたばかりだとしたら、あなたはテクノロジー分野を担当するジャーナリストにメールするでしょうか、それともスポーツジャーナリストにメールするでしょうか？当たり前のことのように思えるが、私は多くの新興企業が関連性よりも量を選んでいるのを見てきた。

メールする相手を慎重に選べば、あなたのピッチを読んでもらい、返事をもらえる可能性は非常に高い。

3. メールをパーソナライズする

よくある間違いの一つは、同じ内容のメールを複数の記者に送ることです。このようなことができる自動配信サービスがあるかどうかはわかりませんが、私たちは毎週15通以上の「編集者様」という行で始まるメールを受け取っていました。お願いですから、絶対にしないでください。

ほとんどの出版物は、ウェブサイトに著者とその連絡先が掲載されているので、時間をかけてどの著者があなたの製品に最も関連しているかを調べ、出版物に一般的なメールを送るのではなく、直接その著者にメールを送りましょう。

あなたの製品について書いてくれることを期待して記者にメールを送るのであれば、最低限できることは、その記者に合わせたメールを作成することです。ファーストネームで挨拶し、場合によっては最近の仕事や成功を称えましょう。

4. ごちゃごちゃした中に紛れ込まない

私が見てきた出版社の多くは、たいてい月曜日にチームミーティングを行い、1週間の計画を立てる。個人的な経験から言えば、月曜日にメールボックスを開けて、過去3日間のメールの山を見るのは好きではなかった。そのすべてに目を通すこと自体が仕事だった。

だから、週の初めや終わりに記者にメールを送るのは避けた方がいい。火曜日、水曜日、あるいは木曜日が良いでしょう。以前はアプリのリリースに関するピッチのほとんどが火曜日だったので、週の終わりにリリースする前にアプリを試す時間を得ることができました。

5. 添付ファイルから離れる

添付ファイルは、今日のメールにとって最悪のものだ。確かに、メールに何かを素早く添付できるのはいいことだが、同じファイルのコピーを何度も何度も作成することになり、イライラするだけでなく、受信箱が散らかり、あっという間に容量が足りなくなってしまう。

あなたがジャーナリストで、1日に100通以上のメールを受け取り、その大半にプレスキットやプレスリリースが添付され、その多くがあなたの仕事とはまったく関係のないものだったとしよう。毎日このような迷惑メールに対処しなければならないとしたら、あなたの仕事はどうなるでしょうか？

一般的なルールとして、ジャーナリストから特に要求がない限り、添付ファイルをメールで送らないこと。どうしても必要な場合は、送りたいファイルへのダウンロード可能なリンクを必ず送ること。

6. フォローアップ、ただし強引さは避ける

ジャーナリストから数日間返事がない場合、すぐにフォローアップを送ることができます。ジャーナリストは忙しい人たちなので、あなたのメールを見逃してしまったか、受信箱のごちゃごちゃした中に紛れ込んでしまった可能性は十分にあります。

しかし、フォローアップには細心の注意が必要です。あまりに早く、あるいは何度もフォローアップメールを送ってはいけません。実際、私は通常、そのジャーナリストとまだ交流がない場合は、1回以上のフォローアップをすべきではないとアドバイスしています。 Sparkには、あなたが選んだ日時にフォローアップを自動的にリマインドしてくれる素晴らしい機能があり、後でフォローアップのためにメールを手動でマークすることができます。

さらに重要なのは、決してしつこくメールを送らないこと。見知らぬ相手から、どうでもいいような内容のメールを何度も受け取るのは、迷惑なだけでなく、時間の無駄でもある。ジャーナリストは誰もこんなことに付き合いたくはない。

フォローアップの後、ジャーナリストから返事がない場合は、相性が悪かったのだと思い、次に進みましょう。