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Como enviar um e-mail eficaz para jornalistas

A sobrecarga de e-mails é um problema que muitos de nós enfrentamos atualmente. Em determinados dias, somos bombardeados por uma infinidade de e-mails que nem sequer nos interessam

Esse é um dos principais problemas que já foi praticamente solucionado com a Smart Inbox do Spark que organiza, de forma automática e inteligente, todos seus e-mails recebidos, para que você possa concentrar-se no que realmente importa.

Entretanto, esse cenário de uma sobrecarga de e-mails, quando se trata de jornalistas, é ainda mais acentuado e grave. Jornalistas e repórteres recebem uma tonelada de e-mails diariamente e, ao contrário de um usuário comum, muitos dos e-mails que recebem estão relacionados ao próprio trabalho que realizam no dia a dia. Muitos desses e-mails são propostas de equipes e empresas que trabalharam arduamente em seus produtos ou serviços e desejam obter a cobertura da imprensa a respeito deles. Por essa razão, os jornalistas precisam examinar centenas de propostas de e-mail desse tipo e somente aquelas que se destacarem das demais conseguirão chamar sua atenção.

Imagine o seguinte → Você faz parte de uma pequena equipe que está trabalhando em um aplicativo novo e surpreendente que irá mudar a vida das pessoas para melhor. Você passou os últimos oito meses dedicando seu coração e alma a esse projeto, além de dedicar inúmeras horas, todas as semanas, em seu design e desenvolvimento. O aplicativo realmente mereceria ser visto pelo maior número possível de pessoas, mas irá depender do quanto o seu argumento de venda por e-mail é eficaz.

E como enviar uma proposta eficaz, por e-mail, aos jornalistas? Como você pode garantir que seu e-mail irá destacar-se do restante das mensagens acumuladas na caixa de entrada dos jornalistas? Vamos dar uma olhada em algumas dicas e sugestões sobre como redigir um bom e-mail para um jornalista e descobrir como melhorar seu desempenho em redigir e-mails.

Antes de começarmos, é importante entender que jornalistas são profissionais muito ocupados. Como ex-jornalista, um dia típico para mim envolvia não apenas examinar as centenas de e-mails que chegavam à minha caixa de entrada a cada minuto (que incluíam comunicados à imprensa, lançamentos de jogos, atualizações de aplicativos, boletins informativos que nunca foram solicitados, parcerias para criação de conteúdos, e assim por diante...), mas também precisava dedicar uma boa parte do meu tempo pesquisando histórias, acompanhando o que estava acontecendo na área, participando de eventos e lançamentos e, é claro, escrevendo sobre tudo isso para os nossos leitores. Em muitas ocasiões, tive que ficar redigindo às 3h da manhã porque algum aplicativo popular havia sido atualizado no meio da noite.

Por isso, vamos dar uma olhada em alguns aspectos importantes que devemos lembrar quando formos enviar um e-mail para um jornalista.

1. Vá direto ao ponto

Como vimos no artigo anterior, é importante mantermos os cumprimentos formais e sem exageros. No entanto, ao enviar um e-mail a um jornalista, aconselho que, a menos que você conheça a pessoa do outro lado da linha, ignore totalmente as saudações e vá direto ao ponto. Ninguém quer receber centenas de e-mails do tipo "Espero que você esteja bem" todos os dias, ou e-mails de estranhos perguntando "Como você está?".

Se estiver propondo um produto ou serviço a um jornalista, comece o e-mail com uma exposição simples e breve sobre quem você é, qual é o seu produto e por que está enviando um e-mail para ele. Quando digo "quem você é", não me refiro a dois parágrafos inteiros sobre você e seu histórico, mas sobre sua identidade.

O ideal é que você também fale sobre por que escrever sobre o seu produto poderá ser interessante para os leitores da publicação.

Nunca perca tempo escrevendo e-mails longos, com descrições detalhadas do seu produto, de seus recursos ou, explicando porque você julga que ele é bom. Você dispõe de um tempo muito pequeno para chamar a atenção de um jornalista, portanto, faça com que cada palavra valha a pena. Se você não conseguir chamar a atenção deles nas primeiras frases, terá perdido sua chance.

2. É importante ser relevante

O motivo pelo qual você está enviando um e-mail a um jornalista é tão importante para ele quanto o assunto do e-mail. O que quer que você esteja propondo a um jornalista, deve ser relevante para ele e para a publicação para a qual está escrevendo. E deverá estar dentro dos tópicos ou domínios que eles cobrem.

Por exemplo, se a sua equipe acabou de lançar um site maravilhoso que acompanha os jogadores de futebol e suas estatísticas durante a temporada, você irá preferir enviar um e-mail para um jornalista que cobre a área de tecnologia ou para um jornalista esportivo? Parece óbvio, mas já vi muitas startups escolherem o volume em detrimento da relevância.

Você terá uma boa chance de ter sua proposta lida e respondida, se tiver o cuidado de escolher para quem enviar o e-mail.

3. Personalize seu e-mail

Um dos erros mais comuns que já vi as pessoas cometerem é o de enviar e-mails em massa para um grupo de jornalistas com o mesmo conteúdo. Não tenho certeza se existe um serviço automatizado que permite que as pessoas façam isso, mas costumávamos receber mais de 15 e-mails por semana que começavam com a frase "Prezados editores do [nome do domínio]". Por favor, nunca faça isso.

A maioria das publicações listará os autores e suas informações de contato no site, portanto, dedique algum tempo para descobrir qual autor é o mais relevante para o seu produto e envie um e-mail diretamente para ele, ao invés de enviar um e-mail genérico para a publicação.

Se você estiver enviando um e-mail a um jornalista esperando que ele escreva sobre o seu produto, o mínimo que você pode fazer é redigir um e-mail personalizado. Cumprimente-o pelo primeiro nome e, em alguns casos, elogie-o por seu trabalho ou sucesso recente.

4. Não fique perdido em meio à bagunça

A maioria das publicações que conheço costuma planejar a semana às segundas-feiras com uma reunião de equipe. Falando da minha experiência pessoal, nunca gostei de abrir a minha caixa de entrada, na segunda-feira, e me deparar com pilhas de e-mails dos últimos três dias. Lidar com tudo isso já era uma tarefa em si.

Portanto, é aconselhável evitar enviar e-mails aos jornalistas no início ou no final da semana. Às terças, quartas ou até mesmo às quintas-feiras, podem ser boas apostas. A maioria das apresentações sobre lançamentos de aplicativos que costumávamos receber, ocorriam às terças-feiras, para que pudéssemos ter tempo de experimentar o aplicativo antes de seu lançamento no final da semana.

5. Fique longe dos anexos

Os anexos são uma das piores coisas relacionadas aos e-mails atualmente. É claro que é ótimo poder anexar algo rapidamente a um e-mail, mas o fato de você estar criando cópias do mesmo arquivo várias vezes, não é apenas frustrante, mas também bagunça a sua caixa de entrada e, em pouco tempo, você acaba ficando sem espaço.

Agora imagine que você é um jornalista e recebe mais de 100 e-mails por dia, a maioria deles com materiais e comunicados à imprensa anexados, muitos deles totalmente irrelevantes para o seu trabalho. Como você acha que seria o seu dia de trabalho se tivesse que lidar com esse incômodo diariamente?

Como regra geral, nunca envie anexos por e-mail a um jornalista, a menos que ele peça por isso especificamente. Caso seja absolutamente necessário, sempre envie um link para o download dos arquivos que deseja enviar.

6. Faça o acompanhamento, mas evite ser insistente

Se você não tiver recebido resposta de um jornalista depois de alguns dias, poderá enviar um rápido lembrete. Os jornalistas são pessoas ocupadas e é bem possível que tenham esquecido da sua mensagem ou que ela tenha se perdido em meio à bagunça da caixa de entrada.

Mas você deve ter muito cuidado com seus e-mails de acompanhamento. Nunca envie e-mails de acompanhamento muito depressa ou com muita frequência. Aliás, costumo aconselhar que você não envie mais de um e-mail de acompanhamento se ainda não tiver interagido com o jornalista antes disso. O Spark tem um recurso maravilhoso que o lembra automaticamente de fazer o acompanhamento na data e hora de sua escolha, permitindo que você marque manualmente um e-mail para acompanhamento posterior.

Mais importante ainda, nunca seja insistente em seus e-mails. Receber e-mails repetidos de alguém que você não conhece, sobre algo que não lhe interessa, não é apenas irritante, mas também desperdiça seu tempo. Nenhum jornalista quer lidar com isso.

Se você não tiver recebido resposta de um jornalista após um acompanhamento, presuma que não foi uma boa ideia e siga em frente.

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