La sobrecarga de correo electrónico es un problema al que muchos nos enfrentamos hoy en día. Un día cualquiera, nos bombardean con todo tipo de correos electrónicos y ni siquiera nos interesa la mayoría de ellos
Este es uno de los problemas centrales que prácticamente hemos resuelto con Smart Inbox de Spark que clasifica automática e inteligentemente todo el correo entrante por ti, para que puedas centrarte en lo importante.
Sin embargo, este escenario de sobrecarga de correo electrónico es especialmente cierto y mucho peor en el caso de los periodistas. Los periodistas y reporteros reciben una tonelada de correos electrónicos cada día, y a diferencia de un usuario típico, muchos de los correos que reciben están relacionados con el propio trabajo que realizan a diario. Muchos de estos correos electrónicos son lanzamientos de equipos y empresas que han trabajado muy duro en sus productos o servicios y buscan obtener cobertura de prensa sobre ellos. Los periodistas tienen que leer cientos de correos electrónicos de este tipo cada día, así que sólo los que destacan entre los demás consiguen llamar su atención.
Imagínate esto → Formas parte de un pequeño equipo que ha estado trabajando en una nueva app increíble que va a cambiar la vida de la gente a mejor. Has pasado los últimos ocho meses volcando tu corazón y tu alma en ella, junto con muchas horas cada semana dedicadas a su diseño y desarrollo. La app realmente merece ser vista por tanta gente como sea posible, pero esto depende en última instancia de lo eficaz que sea tu lanzamiento por correo electrónico.
¿Cómo enviar un correo electrónico eficaz a los periodistas? ¿Cómo te aseguras de que tu correo electrónico destaque entre el resto del desorden de la bandeja de entrada de los periodistas? Veamos algunos consejos y sugerencias sobre cómo redactar un buen correo electrónico a un periodista y averigua cómo mejorar en tu juego de correo electrónico.
Ahora bien, antes de empezar, es importante comprender que los periodistas son personas superocupadas. Como antiguo periodista, mi día típico no sólo consistía en revisar los cientos de correos electrónicos que llegaban a mi bandeja de entrada cada pocos minutos (de todo, desde comunicados de prensa, próximos juegos, actualizaciones de apps, boletines no solicitados, colaboraciones de contenido, etc.), sino también en dedicar una buena cantidad de tiempo a investigar historias, mantenerme al día de lo que ocurre en el sector, asistir a eventos y lanzamientos y, por supuesto, escribir sobre todo ello para nuestros lectores. He pasado muchos días archivando historias a las 3 de la madrugada porque alguna app popular se actualizaba en mitad de la noche.
Veamos algunas cosas concretas que debes recordar cuando envíes un correo electrónico a un periodista.
1. Ve directo al grano
Como hemos visto en el artículo anterior, es importante que los saludos sean formales y mínimos. Sin embargo, cuando envíes un correo electrónico a un periodista, te aconsejo que, a menos que conozcas a la persona que está al otro lado, te saltes por completo los saludos y vayas directamente al grano. Nadie quiere recibir cientos de correos electrónicos de "Espero que hayas estado bien" cada día, o correos de desconocidos preguntando "¿Cómo has estado?".
Si estás presentando un producto o servicio a un periodista, solo tienes que empezar el correo electrónico con una declaración breve y sencilla sobre quién eres, cuál es tu producto y por qué te diriges al periodista. Cuando digo "quién eres", no me refiero a dos párrafos enteros sobre ti y tus antecedentes, sino más bien a cómo escribes.
Lo ideal es que también dediques un momento a hablar de por qué escribir sobre tu producto encajará bien con los lectores de la publicación.
Nunca pierdas el tiempo escribiendo largos correos electrónicos con descripciones en profundidad de tu producto, sus características o por qué crees que es muy bueno. Tienes una ventana muy pequeña para captar la atención de un periodista, así que haz que cada palabra cuente. Si no consigues captar su atención en las primeras frases, habrás perdido tu oportunidad.
2. Ser relevante es importante
La razón por la que envías un correo electrónico a un periodista es tan importante para él como el tema del mismo. Lo que le propongas a un periodista debe ser relevante para él y para la publicación para la que escribe. Debe estar dentro de los temas o ámbitos que cubren.
Por ejemplo, si tu equipo acaba de lanzar un maravilloso sitio web que realiza un seguimiento de los jugadores de fútbol y sus estadísticas a lo largo de la temporada, ¿preferirías enviar un correo electrónico a un periodista que cubra el espacio tecnológico o a un periodista deportivo? Parece obvio, pero he visto a muchas startups elegir el volumen en lugar de la relevancia.
Tienes muchas posibilidades de que tu propuesta sea leída y respondida si tienes cuidado al elegir a quién envías el correo electrónico.
3. Personaliza tu correo electrónico
Uno de los errores más comunes que he visto cometer a la gente es enviar correos electrónicos masivos a un grupo de periodistas con el mismo contenido. No estoy seguro de si existe un servicio automatizado que permita a la gente hacer esto, pero solíamos recibir más de 15 correos electrónicos cada semana que empezaban con la frase: "Estimados editores de [nombre de dominio]". Por favor, no lo hagas nunca.
La mayoría de las publicaciones incluirán una lista de sus autores y su información de contacto en el sitio web, así que tómate tu tiempo para averiguar qué autor es el más relevante para tu producto y envíale un correo electrónico directamente en lugar de enviar un correo genérico a la publicación.
Si envías un correo electrónico a un periodista esperando que escriba sobre tu producto, lo menos que puedes hacer es redactarle un correo personalizado. Salúdales por su nombre de pila y, en algunos casos, elógiales por su trabajo o éxito recientes.
4. No te pierdas en el desorden
La mayoría de las publicaciones que he visto suelen planificar su semana los lunes con una reunión de equipo. Hablando desde mi experiencia personal, nunca me ha gustado abrir el buzón un lunes y ver toda la pila de correos electrónicos de los últimos tres días. Superar todo eso fue una tarea en sí misma.
Así que es aconsejable evitar enviar correos electrónicos a los periodistas al principio o al final de la semana. Los martes, miércoles o incluso jueves son una buena apuesta. La mayoría de los comunicados sobre lanzamientos de apps que solíamos recibir eran los martes, para que tuviéramos tiempo de probar la app antes de su lanzamiento hacia el final de la semana.
5. Mantente alejado de los archivos adjuntos
Los archivos adjuntos son lo peor del correo electrónico hoy en día. Claro que está bien adjuntar algo rápidamente a un correo electrónico, pero el hecho de que estés creando copias del mismo archivo una y otra vez no sólo es frustrante, sino que además abarrota tu bandeja de entrada y te quedarás rápidamente sin espacio.
Ahora imagina que eres periodista y recibes más de 100 correos electrónicos al día, la mayoría de los cuales llevan adjuntos kits de prensa y comunicados de prensa, y muchos de ellos son totalmente irrelevantes para tu trabajo. ¿Cómo sería tu jornada laboral si tuvieras que lidiar con esta molestia todos los días?
Como regla general, nunca envíes archivos adjuntos por correo electrónico a un periodista, a menos que te lo pida expresamente. Si es absolutamente necesario, envía siempre un enlace descargable a los archivos que quieras enviarles.
6. Haz un seguimiento, pero evita ser insistente
Si no has recibido respuesta de un periodista en unos días, puedes enviarle un seguimiento rápido. Los periodistas son gente ocupada, y es muy posible que no hayan recibido tu correo electrónico o que se haya perdido entre el resto del desorden de su bandeja de entrada.
Pero debes tener mucho cuidado con tus seguimientos. Nunca envíes seguimientos demasiado rápidos o repetidos. De hecho, suelo aconsejar que no hagas más de un seguimiento si no has interactuado con ese periodista antes de esto. Spark tiene una maravillosa función que te recuerda automáticamente que debes hacer un seguimiento
Si no has recibido respuesta de un periodista después de un seguimiento, asume que no era una buena opción y sigue adelante.
The Readdle Team 
