邮件超载是当今许多人都面临的问题。 无论哪一天，我们都会被各种各样的邮件轰炸，而我们甚至对其中的大部分都不感兴趣
这是我们通过 Spark 的 Smart Inbox 功能实际解决的核心问题之一，自动并智能分类来信，让您关注当下要项。
然而，对于记者来说，这种邮件超载的情况尤为严重。 记者和通讯员每天都会收到大量邮件，与普通用户不同的是，他们收到的许多邮件都与每天的工作有关。 这些邮件很多都是团队和公司的推介，他们在产品或服务上付出了巨大的努力，希望得到一些媒体的报道。 记者每天都要浏览数百封此类邮件，因此只有那些与众不同的邮件才能吸引他们的眼球。
想象一下 → 您是一个小团队的成员，这个团队正在开发一款令人难以置信的新款应用程序，它将改变人们的生活。 在过去的八个月里，您为它倾注了大量心血，每周还花很多时间设计和开发。 这款应用程序确实应该被尽可能多的人看到，但这最终取决于您的邮件宣传效果如何。
如何向记者发送有效的邮件？ 如何确保您的邮件从记者收件箱中的杂乱邮件中脱颖而出？ 让我们来了解一些技巧和建议看看如何起草一封文笔不错的邮件，并了解如何提高您的邮件写作水平。
现在，在我们开始之前，重要的是要明白记者都是超级大忙人。 作为一名前记者，我每天不仅要处理每隔几分钟就会涌入收件箱的数百封邮件（包括新闻稿、即将推出的游戏、应用程序更新、主动发来的时事通讯、内容合作等等......），还要花大量时间研究故事、了解行业动态、参加各种活动和发布会，当然，还要为我们的读者撰写这些内容。 我曾多次因为某个流行应用半夜更新而在凌晨三点撰写报道。
让我们来看看在给记者发送邮件时需要记住的一些具体事项。
1. 直言不讳
正如我们在上一篇文章中所看到的，问候语一定要正式并尽量少用。 不过，在给记者发送邮件时，我建议除非您认识对方，否则应完全跳过问候语，直奔主题。 没有人愿意每天收到数百封 "希望您过得好" 的邮件，或者收到陌生人询问 "您过得怎么样" 的邮件。
如果您要向记者推销产品或服务，只需在邮件开头简单扼要地说明您是谁，您的产品是什么，以及您为什么给记者发邮件。 当我说 "您是谁" 时，我指的不是整整两段关于您和您的背景的介绍，而是您作为谁在写作。
理想情况下，您还应该花点时间谈谈为什么写您的产品会非常适合该刊物的读者。
切勿浪费时间撰写冗长的邮件，对产品、产品功能或您认为它非常好的原因进行深入描述。 吸引记者注意力的窗口非常小，所以要字斟句酌。 如果您不能在开头几句话中成功吸引他们的注意力，您就失去了机会。
2. 保持相关很重要
对记者来说，您为什么给他们发邮件和您发邮件的内容一样重要。 无论您向记者推荐什么，都应与他们和他们所撰写的刊物相关。 应在其所涵盖的主题或领域内。
例如，如果您的球队刚刚发布了一个很棒的网站，可以在整个赛季中跟踪足球运动员及其统计数据，您是愿意给报道技术领域的记者发邮件，还是愿意给体育记者发邮件？ 这似乎是显而易见的，但我看到许多初创企业选择数量而非相关性。
如果您能谨慎地选择邮件发送对象，您的投稿就很有可能被阅读和回复。
3. 3. 个性化您的邮件
我见过的最常见的错误之一，就是用相同的正文内容给一群记者群发邮件。 我不确定是否有自动服务让人们这样做，但我们以前每周都会收到超过 15 封以 "亲爱的[域名]编辑" 开头的邮件。 请千万不要这样做。
大多数出版物都会在网站上列出作者及其联系信息，因此请花些时间找出与您的产品最相关的作者，然后直接给他们发邮件，而不是给出版物发一封普通的邮件。
如果您给记者发送邮件，希望他们报道您的产品，那么您至少可以给他们起草一封个性化的邮件。 直呼其名向他们问好，有时还要表扬他们最近的工作或成就。
4. 不要在混乱中迷路
我见过的大多数出版物通常在周一召开团队会议，计划一周的工作。 以我的亲身经历来说，我从不喜欢在星期一打开邮箱，看到过去三天里堆积如山的邮件。 完成这些工作本身就是一项任务。
因此，建议避免在一周开始或结束时给记者发送邮件。 周二、周三甚至周四都是不错的选择。 以前，我们收到的大多数应用程序发布通知都是在周二，这样我们就有时间在周末发布之前试用应用程序。
5. 远离附件
附件是当今邮件中最糟糕的东西。 当然，在邮件中快速添加附件是件好事，但反复创建相同文件的副本不仅令人沮丧，还会使收件箱变得更乱，空间很快就会用完。
想象一下，您是一名记者，每天会收到 100 多封邮件，其中大部分都附有新闻资料袋和新闻稿，而且很多都与您的工作完全无关。 您如果每天都要面对这样的麻烦，工作会变得怎样？
一般来说，除非记者特别要求，否则切勿通过邮件发送附件。 如果万不得已，一定要发送您要发送给他们的文件的可下载链接。
6. 6. 跟进，但避免催促
如果几天没有收到记者的回复，可以给他们发一封快速跟进邮件。 记者都是大忙人，他们很有可能错过了您的邮件，或者被收件箱中其他杂乱的邮件淹没了。
但是，您应该非常小心地进行后续跟踪。 切勿过快或重复发送后续信息。 事实上，我通常建议，如果您在此之前没有与该记者进行过互动，那么您就不应该进行一次以上的跟进。 Spark 有一个很棒的功能，可以在您选择的日期和时间自动提醒您跟进，允许您稍后手动标记要跟进的邮件。
更重要的是，千万不要在邮件中咄咄逼人。 从一个您不认识的人那里反复收到关于您不关心的事情的邮件，不仅令人讨厌，而且会浪费您的时间。 没有记者愿意面对这种情况。
如果您在跟进后还没有收到记者的回复，就认为不合适，然后继续跟进。
The Readdle Team 
