La surcharge d'e-mails est un problème auquel beaucoup d'entre nous sont confrontés aujourd'hui. Chaque jour, nous sommes bombardés de toutes sortes de courriels et la plupart d'entre eux ne nous intéressent même pas
C'est l'un des problèmes fondamentaux que nous avons pratiquement résolu avec la Smart Inbox de Spark qui trie automatiquement et intelligemment tous les e-mails entrants pour vous, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est important.
Toutefois, ce scénario de surcharge d'e-mails est particulièrement vrai et bien plus grave dans le cas des journalistes. Les journalistes et les reporters reçoivent une tonne d'e-mails chaque jour et, contrairement à un utilisateur lambda, nombre d'entre eux sont liés au travail même qu'ils effectuent chaque jour. Un grand nombre de ces e-mails proviennent d'équipes et d'entreprises qui ont travaillé très dur sur leurs produits ou services et qui cherchent à obtenir une couverture médiatique à leur sujet. Les journalistes doivent passer en revue des centaines d'e-mails de ce type chaque jour, et seuls ceux qui sortent du lot parviennent à attirer leur attention.
Imaginez ceci → Vous faites partie d'une petite équipe qui travaille sur une nouvelle application incroyable qui va changer la vie des gens pour le mieux. Vous avez passé les huit derniers mois à vous investir corps et âme dans ce projet, et vous avez consacré de nombreuses heures chaque semaine à sa conception et à son développement. L'application mérite vraiment d'être vue par le plus grand nombre, mais cela dépend en fin de compte de l'efficacité de votre argumentaire par e-mail.
Comment envoyer un e-mail efficace aux journalistes ? Comment faire en sorte que votre e-mail se démarque du reste de l'encombrement de la boîte de réception des journalistes ? Examinons quelques conseils et suggestions sur la manière de rédiger un bon e-mail. à un journaliste et découvrons comment améliorer votre jeu en matière d'e-mail.
Avant de commencer, il est important de comprendre que les journalistes sont des personnes très occupées. En tant qu'ancien journaliste, ma journée type consistait non seulement à parcourir les centaines d'e-mails qui affluaient dans ma boîte de réception toutes les quelques minutes (tout ce qui concerne les communiqués de presse, les jeux à venir, les mises à jour d'applications, les newsletters non sollicitées, les partenariats de contenu, et ainsi de suite...), mais aussi à consacrer une bonne partie de mon temps à faire des recherches sur des articles, à me tenir au courant de ce qui se passe dans l'industrie, à assister à des événements et à des sorties, et bien sûr, à écrire à propos de tout cela pour nos lecteurs. J'ai passé de nombreux jours à publier des articles à 3 heures du matin parce qu'une application populaire a été mise à jour au milieu de la nuit.
Jetons un coup d'œil à certaines choses spécifiques à retenir lorsque vous envoyez un e-mail à un journaliste.
1. Allez droit au but
Comme nous l'avons vu dans l'article précédent, il est important que les salutations soient formelles et minimisées. Toutefois, lorsque vous envoyez un e-mail à un journaliste, je vous conseille de sauter complètement les salutations et d'aller droit au but, à moins que vous ne connaissiez la personne à l'autre bout du fil. Personne n'a envie de recevoir chaque jour des centaines d'e-mails "J'espère que tu vas bien" ou des e-mails d'inconnus demandant "Comment vas-tu ?"
Si vous présentez un produit ou un service à un journaliste, commencez l'e-mail par une déclaration simple et brève indiquant qui vous êtes, quel est votre produit et pourquoi vous envoyez l'e-mail au journaliste. Lorsque je dis "qui vous êtes", je ne parle pas de deux paragraphes entiers sur vous et votre parcours, mais plutôt de votre identité.
Ideally, you should also take a moment to talk about why writing about your product will be a great fit for the readers of the publication.
Ne perdez jamais de temps à écrire de longs e-mails avec des descriptions approfondies de votre produit, de ses fonctionnalités ou des raisons pour lesquelles vous pensez qu'il est très bon. Vous disposez d'une très petite fenêtre pour attirer l'attention d'un journaliste, alors faites en sorte que chaque mot compte. Si vous ne parvenez pas à attirer leur attention dès les premières phrases, vous avez perdu votre chance.
2. Il est important d'être pertinent
La raison pour laquelle vous envoyez un e-mail à un journaliste est tout aussi importante pour lui que le sujet de votre e-mail. Ce que vous proposez à un journaliste doit être pertinent pour lui et pour la publication pour laquelle il écrit. Cela devrait faire partie des sujets ou des domaines qu'ils couvrent.
Par exemple, si votre équipe vient de lancer un merveilleux site web qui suit les joueurs de football et leurs statistiques tout au long de la saison, préférez-vous envoyer un e-mail à un journaliste qui couvre l'espace technologique ou à un journaliste sportif ? Cela semble évident, mais j'ai vu de nombreuses startups privilégier le volume à la pertinence.
Vous avez de très bonnes chances que votre présentation soit lue et qu'on y réponde si vous choisissez bien à qui vous envoyez un e-mail.
3. Personnalisez votre e-mail
L'une des erreurs les plus courantes que j'ai constatées est l'envoi massif d'e-mails à un groupe de journalistes avec le même contenu. Je ne sais pas s'il existe un service automatisé qui permet aux gens de faire cela, mais nous avions l'habitude de recevoir plus de 15 e-mails par semaine qui commençaient par "Chers éditeurs de [nom de domaine]". S'il vous plaît, ne faites jamais cela.
La plupart des publications dressent la liste de leurs auteurs et de leurs coordonnées sur leur site web. Prenez donc le temps de trouver l'auteur le plus pertinent pour votre produit et envoyez-lui un e-mail directement au lieu d'envoyer un e-mail générique à la publication.
Si vous envoyez un e-mail à un journaliste en espérant qu'il écrive sur votre produit, le moins que vous puissiez faire est de rédiger un e-mail personnalisé. Saluez-les par leur prénom et, dans certains cas, félicitez-les pour leur travail récent ou leur succès.
4. Ne vous perdez pas dans le fouillis
Most publications I've seen usually plan their week on Mondays with a team meeting. D'après mon expérience personnelle, je n'ai jamais aimé ouvrir ma boîte aux lettres le lundi et voir toutes les piles d'e-mails des trois derniers jours. Passer au travers de tout cela a été une tâche en soi.
Il est donc conseillé d'éviter d'envoyer des e-mails aux journalistes en début ou en fin de semaine. Les mardis, mercredis ou même jeudis sont une bonne option. La plupart des présentations sur les sorties d'applications que nous avions l'habitude de recevoir avaient lieu le mardi, afin que nous puissions avoir le temps d'essayer l'application avant sa sortie vers la fin de la semaine.
5. Restez à l'écart des pièces jointes
Les pièces jointes sont ce qu'il y a de pire dans le courrier électronique aujourd'hui. Certes, il est agréable de pouvoir joindre rapidement quelque chose à un e-mail, mais le fait de créer sans cesse des copies du même fichier est non seulement frustrant, mais il encombre également votre boîte de réception et vous risquez de manquer rapidement d'espace.
Imaginez maintenant que vous êtes journaliste et que vous recevez plus de 100 e-mails par jour, dont la majorité sont accompagnés de dossiers et de communiqués de presse et dont la plupart n'ont aucun rapport avec votre travail. Comment se passerait votre journée de travail si vous deviez faire face à cette nuisance tous les jours ?
En règle générale, n'envoyez jamais de pièces jointes par e-mail à un journaliste à moins qu'il ne le demande spécifiquement. Si c'est absolument nécessaire, envoyez toujours un lien téléchargeable vers les fichiers que vous souhaitez leur envoyer.
6. Assurez un suivi, mais évitez d'être trop pressant
Si vous n'avez pas reçu de réponse d'un journaliste depuis quelques jours, vous pouvez lui envoyer un message de suivi rapide. Les journalistes sont des gens très occupés, et il est fort possible qu'ils aient oublié votre e-mail ou qu'il se soit perdu dans le reste de leur boîte de réception.
Mais vous devez faire très attention à vos suivis. N'envoyez jamais de suivi trop rapidement ou à plusieurs reprises. En fait, je vous conseille généralement de ne pas faire plus d'un suivi si vous n'avez jamais interagi avec ce journaliste auparavant. Spark dispose d'une merveilleuse fonctionnalité qui vous rappelle automatiquement de faire un suivi à la date et à l'heure de votre choix, ce qui vous permet de marquer manuellement un e-mail pour un suivi ultérieur.
Plus important encore, ne soyez jamais insistant dans vos e-mails. Recevoir des e-mails répétés de quelqu'un que vous ne connaissez pas, à propos d'un sujet qui ne vous intéresse pas, n'est pas seulement ennuyeux, mais vous fait perdre du temps. Aucun journaliste ne veut s'occuper de cela.
Si vous n'avez pas reçu de réponse d'un journaliste après un suivi, supposez que cela ne vous convenait pas et passez à autre chose.
