Ми всі неодноразово стикалися із перевантаженням електронної пошти. Щодня ми отримуємо безліч електронних листів, більшість із яких нас навіть не цікавлять.
Цю непросту ситуацію ми успішно вирішили завдяки впровадженню функції Smart Inbox у Spark, яка автоматично та розумно сортує вхідні листи, дозволяючи вам зосередитися лише на найважливіших повідомленнях.
Проблема перевантаження електронною поштою особливо гостро відчувається журналістами. Щодня вони отримують сотні листів, і, на відміну від звичайних користувачів, багато з цих листів пов'язані з їхньою професійною діяльністю. Частина цих повідомлень становлять презентації від різних команд і компаній, які наполегливо пропонують свої продукти чи послуги для подальшого огляду в пресі. Журналістам доводиться переглядати сотні таких листів щодня, і тільки ті, які виділяються серед інших, привертають їхню увагу.
Уявіть собі → Ви, разом з невеликою командою, працюєте над неймовірною програмою, здатною змінювати життя людей на краще. Вже понад вісім місяців ви вкладаєте серце, душу, і безліч годин на дизайн та розробку програми. Тепер настав час поділитися цим інноваційним додатком зі світом, але ваш успіх великою мірою залежить від того, наскільки ефективна буде ваша презентація продукту електронною поштою.
Як створити винятковий лист-пропозицію для журналістів? Як виділитися серед іншої кореспонденції в поштових скриньках журналістів? Ми пропонуємо вам ознайомитися з порадами та рекомендаціями, які допоможуть вам створити вдалий електронний лист та вдосконалити вашу роботу з електронною поштою.
Перш ніж ми розпочнемо, важливо зрозуміти, що журналісти — дуже зайняті люди. У часи, коли я працював журналістом, кожен мій день включав не лише перегляд сотень електронних листів, які надходили на мою поштову скриньку щокілька хвилин (прес-релізи, майбутні ігри, оновлення програм, небажані розсилки, пропозиції щодо партнерства і т.д.), але й дослідження історій, моніторинг подій в галузі, відвідування заходів та подій, і, звісно, написання статей про все це для наших читачів. Я неодноразово писав статті о 3-й годині ночі, оскільки якийсь популярний застосунок оновлювався посеред ночі.
Тож розгляньмо кілька ключових моментів, які слід враховувати, коли ви пишете листа журналісту.
1. Переходьте одразу до головного
Як вже зазначалося в попередній публікації, привітання в електронному листі повинно бути формальним і лаконічним. Однак, коли ви пишете листа незнайомому журналістові, я раджу пропустити привітання і відразу переходити до конкретики. Нікому не потрібні сотні листів «Сподіваюся, у вас усе гаразд» або листи від незнайомців із запитанням «Як справи?»
Якщо ви представляєте свій продукт або послугу, розпочніть лист простим та коротким повідомленням про те, хто ви, що за продукт представляєте, і чому ви звертаєтеся до журналіста. Частина «хто ви» не має включати два абзаци про ваше минуле, а радше інформацію про те, від чийого імені ви надсилаєте листа.
Також, рекомендую вказати, чому стаття про ваш продукт буде корисною для читачів видання.
Ніколи не витрачайте час на написання довгих листів з детальним описом вашого продукту, його особливостей або причин, чому ви вважаєте його винятковим. У вас обмежений час для привертання уваги журналіста, тому кожне слово повинно бути максимально вагомим. Якщо вам не вдасться зацікавити з перших речень, ви проґавите свій шанс.
2. Будьте релевантними
Причина вашого листа є такою ж важливою, як і сама інформація, яку ви передаєте. Будь-яка пропозиція чи ідея повинна бути актуальною для журналіста та відповідати профілю видання, для якого він працює. Це стосується конкретних тем чи областей, які це видання висвітлює.
Наприклад, якщо ваша команда розробила вебсайт, що відстежує футбольні статистики гравців протягом сезону, до кого краще звернутися: до технологічного журналіста чи до спортивного? Відповідь може здатися очевидною, але часто стартапи вибирають кількість, а не якість.
Обираючи уважно кому пишете, ви значно збільшуєте ймовірність того, що ваша ідея буде взята до уваги.
3. Персоналізуйте кожен лист
Однією з найпоширеніших помилок є масова розсилка електронних листів до групи журналістів з однаковим змістом. Я не впевнений, чи існує автоматизований сервіс, який дозволяє це робити, але ми щотижня отримували понад 15 листів, починаючи зі слів: «Шановні редактори [доменне ім’я]». Будь ласка, не повторюйте цієї помилки.
Більшість видань надає інформацію про своїх авторів на вебсайті. Тож витратьте трохи часу, щоб дізнатися, який автор має найбільше відношення до вашого продукту, і напишіть йому/їй особисто, а не надсилайте загальний лист до видання.
Якщо ви звертаєтеся до журналіста з проханням висвітлити ваш продукт, найменше, що ви можете зробити — це підготувати персоналізований електронний лист. Зверніться до журналіста на ім'я, і, якщо це доречно, відзначте його нещодавню роботу чи досягнення.
4. Не загубіться в електронному безладі
Більшість видань зазвичай розплановують свій тиждень на початку понеділка, проводячи зустрічі з командою. З особистого досвіду скажу, що мені ніколи не подобалося відкривати свою поштову скриньку в понеділок і бачити купу нових листів за останні три дні. Розбирати потім їх було завданням не з найприємніших.
Тому бажано уникати надсилання електронних листів журналістам на початку чи в кінці тижня. Вівторок, середа або навіть четвер — найкращий час для листів. Більшість пропозицій про запуск програм ми отримували саме у вівторок, що давало нам час випробувати програму перед її випуском наприкінці тижня.
5. Відмовтеся від вкладень
Вкладення — це одне з найгірших явищ у сучасних електронних листах. Звісно, іноді корисно прикріпити щось до листа, але, фактично, ви створюєте копії одного й того ж файлу знову і знову, що а) дратує вас і б) переповнює вашу поштову скриньку.
А тепер уявіть, що ви журналіст і отримуєте понад 100 електронних листів щодня, більшість з яких містять підбірки та пресрелізи, багато з яких не мають жодного відношення до вашої роботи. Як виглядав би ваш робочий день, якщо вам доводилося мати справу з такою кількістю листів кожного дня?
Візьміть за правило не надсилати журналісту вкладення, якщо вас цього не попросять. Але якщо файл таки необхідно надіслати, використовуйте посилання на файли, які можна завантажити.
6. Нагадайте про себе, але не будьте настирливими
Якщо ви не отримали відповіді протягом кількох днів, ви можете надіслати коротке повторне повідомлення. Журналісти — зайняті люди, і цілком можливо, що вони пропустили ваш лист або він загубився в їхній поштовій скриньці.
Але слід бути дуже обережним. Не надсилайте повторні листи занадто рано або занадто часто. Зазвичай я раджу не надсилати більше одного повторного повідомлення, якщо ви не спілкувалися з цим журналістом до цього. У Spark є корисна функція нагадування: ви можете вручну позначити електронний лист для подальшого контакту, а Spark автоматично нагадає вам, що вам потрібно зателефонувати чи написати в обрану вами дату й час.
Найголовніше правило — не будьте занадто настирливими у своїх листах. Отримувати повторні листи від незнайомих осіб щодо тем, які не викликають цікавості, не тільки дратує, але й марнує час. Жоден журналіст не хоче мати справу з цим.
Якщо ви не отримали відповіді від журналіста після повторного звернення, це може свідчити про те, що ваша ініціатива йому не цікава, тож краще сфокусуватися на інших контактах.
The Readdle Team 
