L'eccessivo flusso di posta elettronica è un problema che molti di noi devono affrontare. Ogni giorno siamo bombardati da e-mail di ogni tipo e la maggior parte di esse non ci interessano.
Questo è uno dei problemi principali che abbiamo risolto con la funzione Smart Inbox di Spark che ordina automaticamente e in modo intelligente tutte le e-mail in arrivo, in modo che tu possa concentrarti su ciò che è più importante.
Il sovraccarico di e-mail è particolarmente vero e molto più grave nel caso dei giornalisti. Giornalisti e reporter ricevono tonnellate di e-mail ogni giorno e, a differenza di un utente tipico, molte delle e-mail che ricevono sono legate al lavoro. Molte di queste e-mail provengono da team e aziende che hanno lavorato duramente su prodotti o servizi e stanno cercando di ottenere un articolo per farsi conoscere dagli utenti. I giornalisti devono leggere centinaia di presentazioni e-mail di questo tipo ogni giorno, e solo quelle che si distinguono riescono ad attirare la loro attenzione.
Immagina questo → Fai parte di un piccolo team che sta lavorando a una nuova incredibile app che cambierà in meglio la vita delle persone. Avete passato gli ultimi otto mesi a dedicare anima e cuore, e molte ore ogni settimana per la sua progettazione e sviluppo. La vostra app merita di essere conosciuta da quante più persone possibile, ma questo dipende dall'efficacia della vostra email di presentazione.
Come si invia una presentazione efficace via e-mail ai giornalisti? Come assicurarsi che la tua email si distingua dal resto nella casella di posta di un giornalista? Diamo un'occhiata ad alcuni consigli e suggerimenti su come scrivere una buona email diretta a un giornalista.
Prima di iniziare è importante capire che i giornalisti sono persone super impegnate. Da ex giornalista, la mia giornata tipo consisteva non solo nel leggere le centinaia di e-mail che mi arrivavano (comunicati stampa, giochi rilasciati, aggiornamenti delle app, newsletter indesiderate, richieste di partnership e così via…), ma anche dedicare una buona quantità di tempo alla ricerca di storie, rimanere aggiornato su ciò che accade nel settore, partecipare a eventi e scrivere di tutto questo per i nostri lettori. Ho passato molti giorni a scrivere storie alle 3 del mattino perché alcune app popolari sono state rilasciate nel cuore della notte.
Diamo un'occhiata ad alcune cose da ricordare quando si invia un'e-mail a un giornalista.
1. Dritti al punto
Come abbiamo visto nell'articolo precedente, è importante che i saluti siano formali e ridotti al minimo. Quando invii un'e-mail a un giornalista, ti consiglio di saltare completamente i saluti e andare subito al dunque, a meno che tu non conosca la persona dall'altra parte. Nessuno vuole ricevere centinaia di e-mail con il messaggio «Spero che tu stia bene» ogni giorno, o email da sconosciuti che chiedono «Come stai?»
Se stai proponendo un prodotto o un servizio a un giornalista, inizia l'e-mail con una semplice e breve frase su chi sei, qual è il tuo prodotto e perché stai inviando un'e-mail al giornalista. Quando dico «chi sei», non intendo due interi paragrafi su di te e sul tuo background.
Dovresti anche dedicare una frase al motivo per cui scrivere del tuo prodotto sarà adatto ai lettori del giornalista che stai contattando.
Non perdere mai tempo a scrivere lunghe e-mail con descrizioni approfondite del tuo prodotto, delle sue caratteristiche o del motivo per cui ritieni che sia ottimo. Hai poco tempo per attirare l'attenzione del giornalista, quindi fai in modo che ogni parola conti. Se non riesci a catturare la sua attenzione con le prime frasi, hai perso l'occasione.
2. Essere pertinenti è importante
Il motivo per cui invii un'e-mail a un giornalista è tanto importante quanto il contenuto dell'e-mail. Qualsiasi cosa tu stia proponendo a dei giornalista dovrebbe essere pertinente per loro e per la pubblicazione per cui stanno scrivendo. Argomenti fuori tema non saranno presi in considerazione.
Ad esempio, se il tuo team ha appena lanciato un sito Web che tiene traccia delle statistiche dei giocatori di calcio, preferiresti inviare un'e-mail a un giornalista che si occupa di tecnologia o a un giornalista sportivo? Ho visto molte startup rivolgersi a pubblicazioni con il pubblico più ampio, invece che a pubblicazioni pertinenti.
Hai ottime possibilità che la tua presentazione venga letta e riceva una risposta, se scegli con attenzione a chi inviare l'e-mail.
3. Personalizza la tua e-mail
Uno degli errori più comuni che ho visto, è stato inviare email identiche a diversi giornalisti. Non so se esista un servizio automatico che consenta di farlo, ma ricevevamo più di 15 e-mail ogni settimana che iniziavano con «Cari redattori di [nome della pubblicazione]». Ti prego, non farlo mai.
La maggior parte delle pubblicazioni elenca gli autori e le loro informazioni di contatto sul proprio sito Web. Ti consiglio di dedicare del tempo a scoprire quale destinatario è il più pertinente per il tuo prodotto e inviagli un'e-mail. Evitare di inviare un'e-mail all'indirizzo generico della pubblicazione.
Se stai inviando un'e-mail a un giornalista e vuoi che scriva del tuo prodotto, il minimo che puoi fare è redigere un'e-mail personalizzata. Usa il nome del giornalista. Se vuoi, fai riferimento a recenti articoli o successi del giornalista.
4. Non perderti nel disordine
La maggior parte delle pubblicazioni pianifica il lavoro della settimana ogni lunedì. Parlando della mia esperienza personale, non mi è mai piaciuto aprire la mia casella di posta il lunedì e vedere tutte le email accumulate negli ultimi tre giorni. Leggerle tutte era già di per sè un'impresa.
Per questo è consigliabile evitare di inviare e-mail ai giornalisti all'inizio o alla fine della settimana. Il martedì, il mercoledì o anche il giovedì sono una scelta migliore. La maggior parte delle e-mail sulle app venivano ricevute il martedì, così potevamo avere il tempo di provare l'app prima della sua uscita alla fine della settimana.
5. Evita gli allegati
Gli allegati sono la cosa peggiore delle e-mail di oggi. Va bene allegare qualcosa a un'e-mail, ma il fatto che tu stia creando copie dello stesso file più e più volte non è solo frustrante, ma ingombra anche la tua casella di posta. Così facendo, esaurirai rapidamente lo spazio disponibile.
Ora immagina di essere un giornalista e di ricevere più di 100 email al giorno, la maggior parte delle quali contiene allegati totalmente irrilevanti per il tuo lavoro. Come sarebbe la tua giornata lavorativa se dovessi affrontare questo fastidio ogni giorno?
Non inviare mai allegati via e-mail a un giornalista a meno che non te lo richieda espressamente. Se proprio devi farlo, preferisci sempre inviare un link per scaricare i file.
6. Fai follow-up, ma senza essere invadente
Se non ricevi risposta dopo qualche giorno, puoi inviare un breve follow-up. I giornalisti sono persone impegnate ed è possibile che la tua e-mail si sia persa nel disordine della loro casella di posta.
Ma non esagerare con i follow-up. Non inviare mai troppi follow-up in un arco di tempo troppo breve. Di solito consiglio di non fare più di un follow-up se non conosci il giornalista. Spark ha una fantastica funzione che ti ricorda automaticamente di fare follow-up alla data e all'ora che preferisci, permettendoti di contrassegnare manualmente un'email per non perderla di vista.
Evita di insistere troppo nelle tue e-mail. Ricevere email ripetute da qualcuno che non conosci, su qualcosa che non ti interessa, non è solo fastidioso, ma ti fa anche perdere tempo. Nessun giornalista vuole trovarsi in questa situazione.
Se non hai ricevuto risposta da un giornalista dopo un follow-up, significa che non c'è interesse e devi lasciar perdere.
The Readdle Team 
