“Zoom疲れ”という言葉が話題になり始めたのは、新型コロナウイルス感染症COVID-19のパンデミック初期、世界中が急速に在宅勤務へと移行した頃のことでした。 オフィスは閉鎖され、チームは完全にリモートワークに移行し、これまで対面で行われていた会議が一日中画面越しに行われるようになりました。
一時的な解決策として始まったものが、結果的に働き方の文化を大きく変えることになりました。 企業は業務を維持するために、柔軟性を高めたり、リモートワークの選択肢を提供したりと、迅速に対応する必要がありました。 多くの面で、これはポジティブな変化でした。通勤時間が減り、自分のスケジュールをより自由にコントロールできるようになったのです。
しかし、最初はあまり目立たなかったトレードオフもありました’。
仕事がよりバーチャルになるにつれて、会議の頻度も増えていきました。 非同期で問題を解決するよりも、通話を設定する方が簡単になり、カレンダーは連続する会議の招待で徐々に埋め尽くされていきました。 一日の終わりには、オフィスで働いていたときよりも在宅勤務の方が疲れていると感じる人が多くなりました。
このいつまでも続く疲労感こそが、今で言う「会議疲れ」なのです。
会議疲れとは？
会議疲れとは、会議が多すぎることで疲れ果ててしまう感覚のことです。 一日が会議で埋まってしまい、考える時間や実際に仕事を進める時間がほとんど残らないときに起こります。 生産的に感じるどころか、疲れて遅れを取った状態で一日が終わってしまうのです。
次のような兆候があるかもしれません：
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会議中に集中できません’。
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一日中通話をした後、疲れ果てている。
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本来の業務がどんどん後回しになっている。
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マルチタスクをし始めたり、ぼんやりしてしまう。
バーチャル会議が疲れる理由
“なぜ会議でこんなに疲れるのだろう？”と自問しているかもしれません。米国国立医学図書館で発表された研究によると、ほとんどの人がバーチャル会議中に何らかの疲労を感じており、参加者の71％が中程度から高い疲労を報告しています。 つまり、あなただけではないのです’。
その一因は、会議に必要な精神的エネルギーの量にあります。 平均的なワーカーは週に約11–15時間を会議に費やしており、これは週の労働時間のおよそ3分の1にあたります。 これだけの時間を会議に費やすと、常に情報を処理し、社会的な合図を読み取り、いつ反応するかを判断し続けることになります’。
バーチャル会議は、対面での会話よりも多くの労力を要します。 視覚的に集中し続け、画面越しにトーンを読み取り、オフィスで自然に得られるような休憩もなく、長時間“オン”の状態を保たなければなりません’。
エキスパートからのヒント：Calendars by Readdleを使えば、仕事用とプライベート用のカレンダー’（Apple、Outlook、Gmailなど）を一つにまとめることができます。すべての会議を一か所で確認でき、毎週どれだけの会議を抱えているか’を正確に把握できます。
ワン・ミーティング・チャレンジ
会議には不思議なところがあります’。多くの人が会議にうんざりしているのに、それでもキャンセルしない’のです。 カレンダーは常に埋まっており、特に疑問を持たれることなく、新しい会議が次々と追加されていきます。 「会議が多すぎる」と公言する人でも、たいていすべての会議に出席してしまいます。
その多くは習慣によるものです。 重要なことを見逃すのではないかという不安もあります。 そして、その会議が本当に必要で、みんなの時間’を費やす価値があるのかを問いただす人になりたくない、という思いもあるのです。
今週は、“ワン・ミーティング・チャレンジ”に挑戦してスケジュールに変化を加えてみましょう。一つの会議を選んで、キャンセル、短縮、あるいは完全に別の方法に置き換えてみてください。
その方法はこちらです’：
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明確な目的を失った定例会議を一つキャンセルする。
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30分または60分まるまる必要ない’会議を短縮する。
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リアルタイムの会議を非同期のアップデートに置き換える。
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進捗確認をオフィスアワーや1:1ウォーキングミーティングに置き換える。
少し落ち着かない感じがしても、それ’は普通のことです。 会議はあまりにも当たり前になりすぎていて、変えようとするとルールを破っているように’感じることがあります。実際にはそうでなくても’です。
会議疲れを軽減する方法
目的は会議を完全になくすこと’ではなく、より意図的なものにすることで’、エネルギーを消耗させるのではなく、実際に仕事をサポートするものにすることです。
以下、活用できるシンプルなフレームワーク’をご紹介します：
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事前に明確なアジェンダを設定する：すべての会議には目的があるべきです。 何を決定すべきか、何を議論すべきかを説明できない’のであれば、まだ会議を開く必要はない’かもしれません。
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承諾する前に会議について考える：“これは通話なしで解決できないか？”と自問してみましょう
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価値を失った繰り返しの会議を見直す：定例会議が実質的な決定のないステータス更新のように感じるなら、削減や廃止の候補になり得ます。
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会議のない作業日を設ける：週に一日だけでも会議のない日を確保することで、ディープワークのための時間を生み出し、集中力をリセットすることができます。
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会議を辞退したり形を変えたりすることを当たり前にする：“非同期で確認します”や“これはライブ通話の外で対応できますか？”と言うだけでもよいのです
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より良い形式がある’場合は会議を置き換える：非同期アップデート、共有ドキュメント、オフィスアワーは、より少ない疲労で同じ役割を果たすことがよくあります。
まとめ
多くの人は、会議をなくすと何かがうまくいかなくなる（情報共有を見逃す、決定が遅れる、チームの足並みが揃わなくなる、など）と考えています。 しかし、実際にはそうなることはほとんどありません’。
チームが会議をキャンセルしたり減らしたりすると、すぐに時間が戻ってくることが多いのです。 一日が細切れに感じられなくなり、通話の合間を行き来するのではなく、本来の仕事に集中しやすくなります。 残った会議も、参加者がより準備をして臨むようになり、会話がより意図的になるため、質が向上する傾向があります。
会議をなくすことへの恐れの多くは、会議こそが仕事を前進させる唯一の方法だという思い込みから来ています。 しかし、ほとんどの場合、そうではありません’。
そして、何も問題が起きないことがわかれば、どの会議を本当に残す価値があるのかを問い直しやすくなるでしょう。
