Втома від зустрічей: чому ви такі виснажені після дзвінків

Згадки про “Zoom-втому” почали з'являтися ще на початку пандемії COVID-19, коли світ швидко перейшов на роботу з дому. Офіси закрилися, команди повністю перейшли на віддалену роботу, а зустрічі, які колись відбувалися особисто, раптом почали проходити на екранах цілий день.

Те, що починалося як тимчасове рішення, врешті-решт надовго змінило робочу культуру. Компанії мусили швидко адаптуватися, пропонуючи більше гнучкості та віддалені варіанти роботи, аби все працювало. Багато в чому це був позитивний зсув: люди повернули собі час на дорогу та отримали більше контролю над своїм графіком.

Але був і компроміс, який спершу був неочевидним.

Що більше робота ставала віртуальною, то частіше відбувалися зустрічі. Стало легше запланувати дзвінок, ніж вирішувати щось асинхронно, і календарі поступово заповнювалися запрошеннями одне за одним. Наприкінці дня багато хто відчував себе більш виснаженим, працюючи з дому, ніж будь-коли в офісі.

Ця затяжна втома — це те, що ми тепер називаємо втомою від зустрічей.

Що таке втома від зустрічей?

Втома від зустрічей — це відчуття виснаження від надмірної кількості зустрічей. Вона виникає, коли ваш день заповнений дзвінками, що залишає мало часу на роздуми або справжню роботу. Замість відчуття продуктивності ви завершуєте день втомленим і з відставанням у справах.

Ви можете помітити це, коли:

• Ви не можете зосередитися під час зустрічей.

• Ви почуваєтеся виснаженим після цілого дня дзвінків.

• Ваша справжня робота постійно відкладається на потім.

• Ви починаєте робити кілька справ одночасно або відключатися.

Чому віртуальні зустрічі втомлюють

Можливо, ви запитуєте себе: “Чому я так втомлююся на зустрічах?” Дослідження, опубліковане у Національній медичній бібліотеці, виявило, що більшість людей відчувають певний рівень виснаження під час віртуальних зустрічей, причому 71% учасників повідомили про помірну або високу втому. Тож ви не самотні. 

Частково це пов'язано з тим, скільки розумової енергії вимагають зустрічі. Пересічний працівник проводить близько 11–15 годин на тиждень на зустрічах, що становить приблизно третину робочого тижня. За таку кількість годин ви постійно обробляєте інформацію, вловлюєте соціальні сигнали та вирішуєте, коли відповідати. 

Віртуальні зустрічі також вимагають більше зусиль, ніж особисті розмови. Вам потрібно залишатися візуально залученим, інтерпретувати тон через екран і бути “увімкненим” протягом тривалого часу без природних перерв, які ви зазвичай отримували б в офісному середовищі.

Порада експерта: використовуйте Calendars by Readdle, щоб об’єднати ваші робочі й особисті календарі (Apple, Outlook, Gmail чи інші), аби бачити всі свої зустрічі в одному місці та точно розрахувати, скільки ви беретеся виконувати щотижня.

Челендж «Одна зустріч»

Ось що дивне у зустрічах: більшість людей втомилися від них, але все одно їх не скасовують. Календарі залишаються заповненими, а нові зустрічі додаються поверх усього іншого без особливих питань. Навіть коли люди відверто кажуть, що зустрічей забагато, вони зазвичай все одно приходять на всі.

Багато в чому це справа звички. Частково — це страх пропустити щось важливе. А частково просто тому, що ніхто не хоче бути тією людиною, яка ставить під сумнів, чи дійсно зустріч є необхідною та вартою часу всіх присутніх.

Цього тижня почніть вносити зміни у свій графік, виконавши челендж “Одна зустріч”. Виберіть одну зустріч і скасуйте її, скоротіть або замініть повністю.

Ось як це зробити:

• Скасуйте одну повторювану зустріч, яка більше не має чіткої мети.

• Скоротіть зустріч, для якої не потрібні всі 30 чи 60 хвилин.

• Замініть живу зустріч асинхронним оновленням.

• Замініть звичайний чек-ін на офісні години або 1:1 під час прогулянки.

Якщо це здається дещо незручним, це нормально. Зустрічі стають замовчуванням настільки легко, що їх зміна може здаватися порушенням правил, навіть якщо це не так.

Як зменшити втому від зустрічей 

Мета не в тому, щоб повністю прибрати зустрічі, а в тому, щоб зробити їх більш усвідомленими, аби вони справді підтримували вашу роботу, а не виснажували енергію. 

Ось проста схема, яку ви можете використовувати:

• Заздалегідь складіть чіткий порядок денний: кожна зустріч повинна мати мету. Якщо ви не можете пояснити, що потрібно вирішити чи обговорити, ймовірно, поки що це не має бути зустріччю.

• Поставте під сумнів зустріч, перш ніж її прийняти: запитайте себе: “Чи можна вирішити це без дзвінка?”

• Шукайте повторювані зустрічі, які втратили свою цінність: якщо регулярна зустріч схожа на оновлення статусу без реальних рішень, можливо, її варто скоротити або скасувати.

• Створіть дні без зустрічей: захист навіть одного дня на тиждень без зустрічей може створити простір для глибокої роботи та допомогти перезавантажити увагу.

• Нормалізуйте відмову від зустрічей або їх переформатування: це може бути просто “Я можу переглянути асинхронно” або “Чи можемо ми вирішити це поза живим дзвінком?”

• Замінюйте зустрічі, коли є кращий формат: асинхронні оновлення, спільні документи чи офісні години часто виконують ту саму роботу з меншою втомою.

Висновки

Більшість людей думає, що якщо скасувати зустріч, щось зламається (наприклад, пропустять оновлення, відкладуть рішення або команда розсинхронізується). Але зазвичай так не відбувається.

Коли команди скасовують або зменшують кількість зустрічей, вони часто одразу повертають собі час. День відчувається менш роздробленим, і стає легше зосередитися на справжній роботі, а не перескакувати між дзвінками. Зустрічі, що залишаються, також зазвичай покращуються, бо люди приходять більш підготовленими, а розмови стають усвідомленішими.

Значна частина страху щодо скасування зустрічей походить від припущення, що зустрічі — єдиний спосіб рухати роботу вперед. Здебільшого це не так.

І щойно ви побачите, що насправді нічого не ламається, стане легше ставити під сумнів, які зустрічі справді варто зберегти.