Fadiga de reuniões explicada: por que você fica tão exausto após as chamadas

As menções à “fadiga do Zoom” começaram a surgir no início da pandemia de COVID-19, quando o mundo rapidamente migrou para o trabalho em casa. Escritórios fecharam, equipes passaram a ser totalmente remotas e reuniões que antes aconteciam pessoalmente, de repente, passaram a acontecer em telas o dia inteiro.

O que começou como uma solução temporária acabou remodelando a cultura de trabalho de forma duradoura. As empresas precisaram se adaptar rapidamente, oferecendo mais flexibilidade e opções remotas só para manter as coisas funcionando. De muitas formas, foi uma mudança positiva: as pessoas recuperaram o tempo de deslocamento e passaram a ter mais controle sobre seus horários.

Mas houve uma contrapartida que não ficou óbvia no início.

À medida que o trabalho se tornou mais virtual, as reuniões ficaram mais frequentes. Ficou mais fácil agendar uma chamada do que resolver algo de forma assíncrona, e os calendários foram se enchendo aos poucos de convites em sequência. Ao final do dia, muitas pessoas se sentiam mais esgotadas trabalhando em casa do que jamais se sentiram em um escritório.

Esse cansaço persistente é o que hoje reconhecemos como fadiga de reuniões.

O que é Fadiga de Reuniões?

Fadiga de reuniões é a sensação de estar esgotado por causa de reuniões em excesso. Ela acontece quando seu dia é tomado por chamadas, deixando pouco tempo para pensar ou realmente realizar o trabalho. Em vez de se sentir produtivo, você termina o dia cansado e atrasado.

Você pode perceber isso quando:

• Você não consegue se concentrar durante as reuniões.

• Você se sente exausto depois de um dia inteiro de chamadas.

• Seu trabalho real continua sendo adiado.

• Você começa a fazer várias coisas ao mesmo tempo ou se distrai.

Por que as reuniões virtuais te deixam cansado

Talvez você esteja se perguntando: “Por que eu fico tão cansado em reuniões?” Uma pesquisa publicada na National Library of Medicine descobriu que a maioria das pessoas sente algum nível de exaustão durante reuniões virtuais, com 71% dos participantes relatando fadiga moderada a alta. Então, você não está sozinho. 

Parte disso se deve à quantidade de energia mental que as reuniões exigem. O trabalhador médio passa cerca de 11–15 horas por semana em reuniões, o que equivale a aproximadamente um terço da semana de trabalho. Com tantas horas, você está constantemente processando informações, captando sinais sociais e decidindo quando responder. 

As reuniões virtuais também exigem mais esforço do que as conversas presenciais. Você precisa se manter visualmente engajado, interpretar o tom através de uma tela e continuar “ligado” por longos períodos sem as pausas naturais que normalmente teria em um ambiente de escritório.

Dica de especialista: Use o Calendars by Readdle para reunir seus calendários de trabalho e pessoais (sejam eles Apple, Outlook, Gmail ou outros) para que você possa ver todas as suas reuniões em um só lugar e calcular exatamente quanto está assumindo a cada semana.

Desafio de Uma Reunião

Aqui está o estranho sobre as reuniões: a maioria das pessoas está cansada delas, mas ainda assim não as cancela. Os calendários continuam cheios e novas reuniões são adicionadas em cima de tudo o mais sem muito questionamento. Mesmo quando as pessoas dizem abertamente que há reuniões demais, geralmente ainda comparecem a todas elas.

Muito disso se resume ao hábito. Parte disso é o medo de perder algo importante. E parte é só que ninguém quer ser a pessoa que questiona se uma reunião é realmente necessária e vale o tempo de todo mundo.

Esta semana, comece a fazer mudanças na sua agenda fazendo o “Desafio de Uma Reunião.” Escolha uma reunião e cancele-a, encurte-a ou substitua-a completamente.

Veja como:

• Cancele uma reunião recorrente que não atende mais a um propósito claro.

• Encurte uma reunião que não precisa dos 30 ou 60 minutos completos.

• Substitua uma reunião ao vivo por uma atualização assíncrona.

• Troque um check-in por horários de atendimento ou um 1:1 caminhando.

Se parecer um pouco desconfortável fazer isso, é normal. As reuniões se tornam padrão tão facilmente que mudá-las pode parecer que você está quebrando uma regra, mesmo quando não está.

Como reduzir a fadiga de reuniões 

O objetivo não é eliminar as reuniões por completo, é torná-las mais intencionais para que realmente apoiem seu trabalho em vez de drenar sua energia. 

Aqui está um modelo simples que você pode usar:

• Defina uma pauta clara com antecedência: Toda reunião deve ter um propósito. Se você não consegue explicar o que precisa ser decidido ou discutido, provavelmente ainda não precisa ser uma reunião.

• Questione a reunião antes de aceitá-la: Pergunte a si mesmo: “Isso poderia ser resolvido sem uma chamada?”

• Procure por reuniões repetidas que perderam seu valor: Se uma reunião recorrente parece uma atualização de status sem decisões reais, pode ser uma candidata para reduzir ou eliminar.

• Crie dias de trabalho sem reuniões: Proteger mesmo que um dia por semana sem reuniões pode criar espaço para trabalho profundo e ajudar a recuperar sua atenção.

• Normalize sair ou remodelar reuniões: Pode ser tão simples quanto “Posso revisar de forma assíncrona” ou “Podemos resolver isso fora de uma chamada ao vivo?”

• Substitua reuniões quando houver um formato melhor: Atualizações assíncronas, documentos compartilhados ou horários de atendimento muitas vezes fazem o mesmo trabalho com menos fadiga.

Considerações finais

A maioria das pessoas pensa que se uma reunião for removida, algo vai dar errado (como perder uma atualização, atrasar uma decisão ou deixar uma equipe fora de sintonia). Mas geralmente não é isso que acontece.

Quando as equipes cancelam ou reduzem reuniões, costumam recuperar tempo imediatamente. O dia parece menos fragmentado, e fica mais fácil se concentrar no trabalho real em vez de ficar pulando entre chamadas. As reuniões que permanecem também tendem a melhorar, porque as pessoas chegam mais preparadas e as conversas são mais intencionais.

Muito do medo em torno de eliminar reuniões vem de supor que as reuniões são a única forma de o trabalho avançar. Na maioria das vezes, não são.

E quando você percebe que nada realmente dá errado, fica mais fácil questionar quais reuniões realmente valem a pena manter.