La fatigue des réunions expliquée : pourquoi vous êtes si épuisé après les appels

Les mentions de la “fatigue Zoom” ont commencé à apparaître au début de la pandémie de COVID-19, lorsque le monde est rapidement passé au télétravail. Les bureaux ont fermé, les équipes sont passées entièrement à distance, et les réunions qui se tenaient autrefois en personne se déroulaient soudainement sur écran toute la journée.

Ce qui a commencé comme une solution temporaire a fini par remodeler durablement la culture du travail. Les entreprises ont dû s'adapter rapidement en offrant plus de flexibilité et d'options de travail à distance, simplement pour que tout continue de fonctionner. À bien des égards, ce changement a été positif : les gens ont récupéré du temps de trajet et ont eu plus de contrôle sur leur emploi du temps.

Mais il y a eu un compromis qui n’était pas évident au début.

À mesure que le travail devenait plus virtuel, les réunions sont devenues plus fréquentes. Il est devenu plus facile de planifier un appel que de résoudre quelque chose de manière asynchrone, et les calendriers se sont peu à peu remplis d'invitations enchaînées. À la fin de la journée, beaucoup de personnes se sentaient plus épuisées en travaillant depuis chez elles qu'elles ne l'avaient jamais été au bureau.

Cette fatigue persistante est ce que nous reconnaissons aujourd'hui comme la fatigue des réunions.

Qu'est-ce que la fatigue des réunions ?

La fatigue des réunions est le sentiment d'être épuisé par trop de réunions. Elle survient lorsque votre journée est remplie d'appels, ce qui laisse peu de temps pour réfléchir ou réellement accomplir votre travail. Au lieu de vous sentir productif, vous terminez la journée fatigué et en retard.

Vous pourriez le remarquer quand :

Vous n’arrivez pas à vous concentrer pendant les réunions.
Vous vous sentez épuisé après une journée entière d'appels.
Votre véritable travail est sans cesse repoussé.
Vous commencez à faire plusieurs choses à la fois ou à décrocher.

Pourquoi les réunions virtuelles vous fatiguent

Vous vous demandez peut-être : “Pourquoi suis-je si fatigué pendant les réunions ?” Une étude publiée dans la National Library of Medicine a révélé que la plupart des gens ressentent un certain niveau d'épuisement lors des réunions virtuelles, 71 % des participants signalant une fatigue modérée à élevée. Vous n’êtes donc pas seul.

Cela s'explique en partie par la quantité d'énergie mentale qu'exigent les réunions. Le travailleur moyen passe environ 11–15 heures par semaine en réunion, soit environ un tiers de la semaine de travail. Avec autant d’heures, vous traitez constamment des informations, captez des signaux sociaux et décidez quand répondre.

Les réunions virtuelles demandent également plus d'efforts que les conversations en personne. Vous devez rester visuellement engagé, interpréter le ton à travers un écran et rester “disponible” pendant de longues périodes sans les pauses naturelles que vous auriez normalement dans un environnement de bureau.

Conseil d’expert : utilisez Calendars by Readdle pour réunir vos calendriers professionnels et personnels (qu’il s'agisse d'Apple, d'Outlook, de Gmail ou d'autres) afin de voir toutes vos réunions au même endroit et de calculer exactement combien vous en prenez chaque semaine.

Le défi d'une seule réunion

Voici ce qui est étrange à propos des réunions : la plupart des gens en ont assez, mais ils ne les annulent toujours pas. Les calendriers restent pleins et de nouvelles réunions s'ajoutent par-dessus tout le reste sans qu'on se pose vraiment de questions. Même lorsque les gens disent ouvertement qu'il y a trop de réunions, ils continuent généralement à toutes y assister.

Cela tient en grande partie à l'habitude. Une partie tient à la peur de manquer quelque chose d'important. Et une autre partie tient simplement au fait que personne ne veut être la personne qui remet en question la nécessité d’une réunion et si elle vaut vraiment le temps de tout le monde.

Cette semaine, commencez à modifier votre emploi du temps en relevant le “défi d'une seule réunion”. Choisissez une réunion et annulez-la, raccourcissez-la ou remplacez-la entièrement.

Voici comment :

Annulez une réunion récurrente qui n'a plus d'objectif clair.
Raccourcissez une réunion qui n’a pas besoin de durer 30 ou 60 minutes complètes.
Remplacez une réunion en direct par une mise à jour asynchrone.
Remplacez un point de suivi par des heures de disponibilité ou un entretien en 1:1 en marchant.

Si cela vous semble légèrement inconfortable, c’est normal. Les réunions deviennent si facilement la norme que les modifier peut donner l’impression d’enfreindre une règle, même si ce n'est pas le cas.

Comment réduire la fatigue des réunions

L’objectif n’est pas de supprimer complètement les réunions, mais de les rendre plus intentionnelles afin qu'elles soutiennent réellement votre travail au lieu de vider votre énergie.

Voici un cadre simple que vous pouvez utiliser :

Définissez un ordre du jour clair à l'avance : chaque réunion doit avoir un objectif. Si vous ne pouvez pas expliquer ce qui doit être décidé ou discuté, il n’est probablement pas encore nécessaire d’en faire une réunion.
Questionnez la réunion avant de l'accepter : demandez-vous “Cela pourrait-il être résolu sans appel ?”
Repérez les réunions répétitives qui ont perdu leur valeur : si une réunion récurrente ressemble à une mise à jour de statut sans véritables décisions, elle peut être une candidate à réduire ou à supprimer.
Créez des journées de travail sans réunion : protéger ne serait-ce qu'un jour par semaine sans réunion peut créer de l'espace pour le travail en profondeur et aider à recentrer votre attention.
Normalisez le fait de refuser ou de remodeler les réunions : cela peut être aussi simple que “Je peux examiner cela en asynchrone” ou “Pouvons-nous traiter cela en dehors d'un appel en direct ?”
Remplacez les réunions lorsqu’il existe un meilleur format : les mises à jour asynchrones, les documents partagés ou les heures de disponibilité font souvent le même travail avec moins de fatigue.

Réflexions finales

La plupart des gens pensent que si une réunion est supprimée, quelque chose va dysfonctionner (comme manquer une mise à jour, retarder une décision ou voir une équipe perdre sa synchronisation). Mais ce n’est généralement pas ce qui se passe.

Lorsque les équipes annulent ou réduisent les réunions, elles récupèrent souvent du temps immédiatement. La journée semble moins fragmentée, et il devient plus facile de se concentrer sur le vrai travail au lieu de passer d'un appel à l'autre. Les réunions qui restent ont également tendance à s'améliorer, car les gens arrivent mieux préparés et les conversations sont plus intentionnelles.

Une grande partie de la peur liée à la suppression des réunions vient de l'hypothèse selon laquelle les réunions seraient le seul moyen de faire avancer le travail. La plupart du temps, ce n’est pas le cas.

Et une fois que vous constatez que rien ne dysfonctionne vraiment, il devient plus facile de remettre en question quelles réunions valent réellement la peine d'être conservées.