Stanchezza da riunioni: perché sei così esausto dopo le call

I primi accenni alla “Zoom fatigue” hanno iniziato a comparire all'inizio della pandemia di COVID-19, quando il mondo si è rapidamente convertito al lavoro da casa. Gli uffici hanno chiuso, i team sono passati completamente al lavoro a distanza e le riunioni che un tempo si svolgevano di persona si sono improvvisamente trasferite sugli schermi per tutto il giorno.

Quella che era nata come una soluzione temporanea ha finito per ridefinire la cultura del lavoro in modo duraturo. Le aziende hanno dovuto adattarsi rapidamente offrendo maggiore flessibilità e opzioni di lavoro a distanza solo per riuscire ad andare avanti. Sotto molti aspetti è stato un cambiamento positivo: le persone hanno recuperato il tempo del tragitto casa-lavoro e hanno avuto più controllo sui propri orari.

Ma c'era un compromesso che all’inizio non era così evidente.

Con il lavoro sempre più virtuale, le riunioni sono diventate più frequenti. È diventato più semplice fissare una chiamata che risolvere qualcosa in modo asincrono, e i calendari si sono lentamente riempiti di inviti uno dopo l'altro. Alla fine della giornata, molte persone si ritrovavano più sfinite lavorando da casa di quanto non lo fossero mai state in ufficio.

Quella stanchezza persistente è ciò che oggi riconosciamo come meeting fatigue.

Cos'è la Meeting Fatigue?

La meeting fatigue è la sensazione di essere svuotati a causa di troppe riunioni. Si manifesta quando la tua giornata è piena di chiamate che lasciano poco tempo per pensare o per portare effettivamente avanti il lavoro. Invece di sentirti produttivo, concludi la giornata stanco e in ritardo.

Potresti notarlo quando:

Non riesci a concentrarti durante le riunioni.
Ti senti esausto dopo una giornata intera di chiamate.
Il tuo vero lavoro viene continuamente rimandato.
Inizi a fare multitasking o a estraniarti.

Perché le Riunioni Virtuali ti Stancano

Forse ti stai chiedendo: “Perché mi sento così stanco durante le riunioni?” Una ricerca pubblicata sulla National Library of Medicine ha rilevato che la maggior parte delle persone sperimenta un certo livello di esaurimento durante le riunioni virtuali, con il 71% dei partecipanti che riferisce una fatica da moderata ad alta. Quindi non sei l’unico.

In parte dipende da quanta energia mentale richiedono le riunioni. Il lavoratore medio trascorre circa 11–15 ore alla settimana in riunioni, ovvero circa un terzo della settimana lavorativa. Con così tante ore, sei costantemente impegnato a elaborare informazioni, cogliere segnali sociali e decidere quando rispondere.

Le riunioni virtuali richiedono anche più sforzo rispetto alle conversazioni di persona. Devi restare visivamente coinvolto, interpretare il tono attraverso uno schermo e rimanere “attivo” per lunghi periodi senza le pause naturali che normalmente avresti in un contesto d’ufficio.

Consiglio dell’esperto: usa Calendars di Readdle per unire i tuoi calendari di lavoro e personali (che siano Apple, Outlook, Gmail o altri) in modo da vedere tutte le tue riunioni in un unico posto e calcolare con precisione quanto carico ti stai prendendo ogni settimana.

La Sfida della Singola Riunione

Ecco la cosa strana sulle riunioni: la maggior parte delle persone ne è stanca, ma continua a non cancellarle. I calendari restano pieni e nuove riunioni vengono aggiunte sopra a tutto il resto senza troppe domande. Anche quando le persone dichiarano apertamente che ci sono troppe riunioni, di solito si presentano comunque a tutte.

Gran parte di questo dipende dall'abitudine. Una parte è la paura di perdersi qualcosa di importante. E un’altra parte è semplicemente che nessuno vuole essere quello che mette in dubbio se una riunione sia davvero necessaria e meriti il tempo di tutti.

Questa settimana, inizia a modificare la tua agenda affrontando la “Sfida della Singola Riunione.” Scegli una riunione e cancellala, accorciala o sostituiscila del tutto.

Ecco come:

Cancella una riunione ricorrente che non ha più uno scopo chiaro.
Accorcia una riunione che non ha bisogno dei pieni 30 o 60 minuti.
Sostituisci una riunione dal vivo con un aggiornamento asincrono.
Sostituisci un check-in con orari di ricevimento o un 1:1 fatto camminando.

Se ti sembra leggermente scomodo farlo, è normale. Le riunioni diventano un automatismo con tale facilità che cambiarle può farti sentire come se stessi infrangendo una regola, anche quando non è così.

Come Ridurre la Meeting Fatigue

L’obiettivo non è eliminare del tutto le riunioni, ma renderle più intenzionali in modo che supportino davvero il tuo lavoro invece di prosciugare le tue energie.

Ecco un semplice schema che puoi utilizzare:

Stabilisci un'agenda chiara in anticipo: ogni riunione dovrebbe avere uno scopo. Se non riesci a spiegare cosa va deciso o discusso, probabilmente non serve ancora una riunione.
Metti in discussione la riunione prima di accettarla: chiediti, “Si potrebbe risolvere senza una chiamata?”
Cerca le riunioni ricorrenti che hanno perso valore: se una riunione ricorrente sembra un aggiornamento di stato senza decisioni reali, potrebbe essere un buon candidato da ridurre o eliminare.
Crea giornate lavorative senza riunioni: proteggere anche un solo giorno alla settimana senza riunioni può creare spazio per il deep work e aiutarti a resettare l'attenzione.
Normalizza il declinare o il rimodellare le riunioni: può essere semplice come “Posso rivedere in asincrono” o “Possiamo gestirlo al di fuori di una chiamata dal vivo?”
Sostituisci le riunioni quando esiste un formato migliore: aggiornamenti asincroni, documenti condivisi o orari di ricevimento spesso svolgono lo stesso compito con meno fatica.

Considerazioni finali

La maggior parte delle persone pensa che se una riunione viene eliminata, qualcosa si romperà (come perdere un aggiornamento, ritardare una decisione o avere un team che perde la sincronia). Ma di solito non è ciò che accade.

Quando i team cancellano o riducono le riunioni, spesso recuperano tempo immediatamente. La giornata risulta meno frammentata e diventa più facile concentrarsi sul lavoro reale invece di rimbalzare tra una chiamata e l'altra. Anche le riunioni che rimangono tendono a migliorare, perché le persone si presentano più preparate e le conversazioni sono più intenzionali.

Gran parte della paura di eliminare le riunioni nasce dal presupposto che le riunioni siano l'unico modo in cui il lavoro avanza. Il più delle volte, non lo sono.

E una volta che vedi che nulla si rompe davvero, diventa più facile chiedersi quali riunioni valgano effettivamente la pena di essere mantenute.