Man könnte denken, eine To-do-Liste ist eine einfache Sache. Einfach aufschreiben, was zu erledigen ist, oder? Aber jeder, der schon ein Dutzend Apps ausprobiert hat, weiß, dass es nicht so einfach ist. Aufgabenmanagement ist auf seltsame Weise sehr persönlich. Die eine Person liebt farbcodierte Boards, eine andere bevorzugt minimalistische Listen. Wenn sich eine App nicht richtig anfühlt, nutzt man sie nicht, egal wie leistungsstark sie ist.
Um Ihnen zu helfen, die beste To-do-App für Ihre Anforderungen zu finden, stellen wir im Folgenden einige Top-Apps vor, die Ihre Arbeitsweise unterstützen könnten.
Was macht eine großartige To-do-Liste-App aus?
Bevor wir auf konkrete Apps eingehen, sollten Sie wissen, worauf es zu achten gilt. Das macht eine großartige To-do-App aus:
- Intuitives Design: Eine gute To-do-App sollte von Anfang an einfach und natürlich zu bedienen sein. Eine saubere, übersichtliche Benutzeroberfläche hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, statt sich mit der Bedienung der App zu beschäftigen.
- Synchronisation über Geräte hinweg: Ihre Aufgaben sollten immer aktuell sein – egal, welches Gerät Sie gerade nutzen. Ob Smartphone, Tablet oder Computer: Dank nahtloser Synchronisation können Sie Ihre Liste unterwegs prüfen und dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben.
- Aufgabenmanagement-Funktionen: Achten Sie auf Unterstützung für Prioritäten, Tags, Fälligkeitsdaten, Erinnerungen und wiederkehrende Aufgaben, damit Sie Ihre Arbeit optimal strukturieren können.
- Kollaborationsoptionen: Wenn Sie im Team arbeiten oder Aufgaben zu Hause teilen, ist die Möglichkeit, Aufgaben oder Listen gemeinsam zu nutzen, ein großer Vorteil.
Anpassbarkeit: Die besten To-do-Apps passen sich Ihrer Denkweise an. Listenansichten, Kalenderlayouts und Board-Ansichten ermöglichen es, je nach Tages-, Wochen- oder Projektplanung, aus unterschiedlichen Perspektiven zu planen.
Die 5 besten To-do-Apps
Calendars von Readdle
Calendars von Readdle ist mehr als nur eine To-do-App – es ist ein vollständiges Zeit- und Aufgabenmanagement-Hub, das Ihre Kalender und Aufgaben nahtlos in einer Oberfläche vereint. Statt separate Apps für Kalender und Aufgaben zu nutzen, können Sie Termine planen, Aufgaben verwalten und Erinnerungen setzen – alles an einem Ort.
Über reine Produktivität hinaus unterstützt Calendars auch achtsame Routinen. Sie können Gewohnheiten aufbauen und verfolgen, Stimmung, Energie und Stresslevel tracken und auf das Mindful Productivity Masterclass upgraden, das über 20 kompakte Lektionen bietet, um fokussiert zu bleiben und das eigene Zeitmanagement zu verbessern.
Calendars von Readdle unterstützt geräteübergreifende Synchronisation zwischen iOS-Geräten. Zwar werden Android und andere Plattformen nicht abgedeckt, doch auf Apple-Geräten bleiben Ihre Aufgaben und Termine perfekt synchronisiert. Sie können zudem Ihre Google-, Outlook- und iCloud-Kalender integrieren, um alles in einer Übersicht zu sehen.
Nachteile:
- Einige Funktionen müssen erst entdeckt und erlernt werden.
- Nur für Apple und Desktop verfügbar (kein Windows oder Android).
Am besten geeignet für: Alle, die hauptsächlich Apple-Produkte nutzen und eine zentrale App für Terminplanung, Aufgabenmanagement und achtsame Produktivität mit Synchronisation suchen.
Todoist
Todoist ist eine leistungsstarke To-do-App für alle, die mehr als nur eine einfache Checkliste benötigen. Sie können Aufgaben in Projekte organisieren, Prioritäten setzen, Labels hinzufügen und die Arbeit in kleine Unteraufgaben gliedern.
Über einfaches Aufgaben-Tracking hinaus bietet Todoist standortbasierte Erinnerungen (damit Sie an Aufgaben erinnert werden, wenn Sie ankommen), tägliche Digest-E-Mails, die jeden Tag einen klaren Überblick geben, sowie tiefe Integrationen mit Tools wie Google Kalender, Slack, Zeiterfassung und Automatisierungen. So lässt sich Todoist leicht in den eigenen Workflow integrieren.
Todoist gehört außerdem zu den am weitesten verfügbaren Apps auf dem Markt. Sie funktioniert auf iOS, Android, Desktop, Web, Wearables, als Browser-Erweiterung und E-Mail-Add-on – Ihre Aufgaben begleiten Sie überall.
Nachteile:
Einige der nützlichsten Funktionen erfordern ein kostenpflichtiges Abo.
Die vielen Möglichkeiten und Einstellungen können Nutzer, die nur eine einfache To-do-Liste möchten, überfordern.
Am besten geeignet für: Menschen mit vollen Terminkalendern, mehreren Projekten oder komplexen Workflows, die Wert auf fortgeschrittene Organisation, Automatisierung und geräteübergreifenden Zugriff legen.
Microsoft To Do
Microsoft To Do setzt auf Einfachheit. Sie können Listen erstellen, Erinnerungen setzen und erledigte Aufgaben abhaken. Die App funktioniert auf Windows, iOS, Android und im Web, sodass Ihre Listen immer synchron sind.
Gerade für Nutzer von Outlook oder anderen Microsoft-Tools ist sie besonders praktisch. Auch wenn nicht alle erweiterten Funktionen von Todoist enthalten sind, kann man sich dank der klaren Oberfläche ohne große Einarbeitung direkt zurechtfinden.
Nachteile:
- Es fehlen erweiterte Funktionen wie Labels, Filter oder komplexe Unteraufgaben.
- Das schlichte Design kann Power-Usern zu einfach erscheinen.
Am besten geeignet für: Personen, die eine kostenlose, unkomplizierte To-do-Liste wollen, insbesondere wenn sie bereits Microsoft-Apps nutzen.
Any.do
Any.do ist eine Tagesplaner-App, mit der Sie Aufgaben einfach erledigen, ohne dass es kompliziert wird. Sie können Aufgaben auch per Sprachbefehl hinzufügen – ideal, um unterwegs Ideen festzuhalten.
Das Besondere an Any.do sind die Kollaborations- und Messaging-Funktionen. Sie können direkt aus WhatsApp Aufgaben erstellen, Erinnerungen in Chats erhalten und Aufgaben im Kontext mit anderen besprechen, sodass Unterhaltungen und To-dos miteinander verknüpft bleiben. Für Teams gibt es einen Abschlussbericht der erledigten Aufgaben, der zeigt, wer was wann erledigt hat – gut für Nachvollziehbarkeit, ohne zu viel Kontrolle.
Wenn Sie von einem anderen Tool wechseln, können Sie mit automatischen Importen einfach starten, ohne Ihr System neu aufzubauen. Insgesamt kombiniert die App einfaches Tagesmanagement mit leichter Teamarbeit und Kommunikations-Tools.
Nachteile:
- Einige Erinnerungen, WhatsApp-Integration und Teamfunktionen sind kostenpflichtig.
- Nicht ideal für große, komplexe Projekte mit vielen Abhängigkeiten.
Am besten geeignet für: Menschen, die eine To-do-App im Stil eines persönlichen Assistenten möchten, um Aufgaben, Erinnerungen und Unterhaltungen an einem Ort zu organisieren.
Things 3
Things 3 ist ein Premium-Taskmanager exklusiv für Apple-Nutzer – bekannt für sein aufgeräumtes Design und ein durchdachtes Nutzungserlebnis. Alles wird nahtlos zwischen Mac, iPhone und iPad synchronisiert, sodass Ihre Aufgaben immer aktuell sind – egal, welches Gerät Sie nutzen.
Unter macOS glänzt Things 3 durch Unterstützung für mehrere Fenster. Sie können verschiedene Projekte in eigenen Fenstern öffnen, Aufgaben hin- und herziehen, Split View nutzen oder Listen auf mehrere Bildschirme verteilen. So entsteht ein besonders flexibler Arbeitsbereich, wenn Sie Ihre Aufgaben gerne visuell organisieren.
Things 3 bietet zur Motivation Fortschrittskreise, mit denen Sie den Stand eines Projekts auf einen Blick sehen. Sie sehen sofort, was erledigt ist und was noch Aufmerksamkeit braucht.
Zwar bietet Things 3 keine fortgeschrittenen Automationen, Integrationen oder Teamfunktionen wie manche Konkurrenz, doch punktet die App mit einem fokussierten, ablenkungsfreien Aufgabenmanagement, das durchdacht und elegant wirkt.
Nachteile:
- Nur für Apple-Geräte (kein Windows, Android oder Web-App).
- Kostenpflichtige App mit Einmalkauf pro Geräteplattform.
Am besten geeignet für: Apple-Nutzer, die eine einfach schöne, elegante App suchen, um persönliche und berufliche Aufgaben zu organisieren.
Was ist die beste To-do-App?
Falls Sie sich fragen: „Welche App soll ich wirklich nutzen?“ Die Antwort hängt von Ihrem Lebensstil ab, aber für Menschen, die Wert auf Funktion UND Design legen, gibt es eine klare Empfehlung: Calendars von Readdle.
Calendars richtet sich an Nutzer, denen nicht nur die Funktionen, sondern auch das Look & Feel ihrer Tools wichtig ist. Alles bleibt perfekt synchron zwischen iPhone, iPad und Computer.
Auch für alle, die es leid sind, ständig zwischen verschiedenen Produktivitäts-Apps zu wechseln, ist dies eine ideale Lösung. Wer das Leben sowieso im Kalender plant, wird Aufgabenmanagement direkt darin als perfekte Ergänzung erleben. Statt zwischen Kalender-App und separater To-do-Liste zu pendeln (was oft für App-Müdigkeit sorgt), erhält man ein schlankes System, das den Alltag vereinfacht.
Mit Calendars erhalten Sie Klarheit ohne Komplexität: weniger Apps, weniger Ablenkung und eine intelligentere Möglichkeit, Zeit und Aufgaben zu managen.
Obwohl es viele gute To-do-Apps gibt, empfehlen wir Calendars, wenn Sie ein einziges, zuverlässiges und schön gestaltetes Tool wollen, das Ihr Leben vereinfacht, statt es komplizierter zu machen.
Hinweis: Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung ist dieser Artikel auf dem aktuellsten Stand. Bitte besuchen Sie die Webseiten der Produkte, um die aktuellsten Informationen zu den jeweiligen Funktionen zu erhalten.
The Readdle Team 
