Як групувати завдання протягом робочого дня для кращої концентрації уваги

Існує особливий вид втоми, яка виникає не від надмірної роботи, а від роботи над занадто багатьма різними речами одночасно.  

Перемикання між завданнями не є безкоштовним для вашого мозку. Дослідження когнітивної психології показують, що кожного разу, коли ви змінюєте завдання, ваш мозок змушений зупинити те, чим займався, а тоді знову відновити це пізніше. Цей процес потребує розумових зусиль і може уповільнювати вас і робити більш схильним до помилок.

Якщо ваш робочий день здається розірваним через стрибки від електронної пошти до зустрічей і «швидких завдань», які несподівано займають увесь післяобідній час, ви не самотні. Сучасна робота постійно тягне нашу увагу в десятки різних напрямків.

Групування схожих завдань — це спосіб повернути контроль, організовуючи день навколо фокусу, а не перерв. Це призводить до меншої розумової втоми, меншої кількості незавершених завдань і до того, що робочий день відчувається більш усвідомленим, навіть якщо відволікання неминучі.

Чому ж групування завдань дає такий помітний результат? І як воно допомагає боротись із короткою концентрацією уваги в сучасній праці? Давайте розглянемо це ближче.

Що таке групування завдань (і чим воно не є)

Групування завдань просте за принципом: це про об'єднання схожих завдань разом і їх виконання у виділені сесії, замість розподілення їх протягом дня. Написання всіх електронних листів за один раз, перегляд кількох документів підряд чи планування декількох зустрічей в одному блоці — прості приклади.

Справжня сила групування завдань у тому, що воно зменшує кількість «перезапусків» мозку. Кожного разу, коли ви перемикаєтесь із несумісних завдань, мозок змушений робити паузу, переорієнтовуватись і запускати роботу спочатку, що витрачає енергію та уповільнює вас. Об'єднуючи подібну роботу разом, ви залишаєтесь «у тому ж режимі» довше, і робота сприймається плавнішою та простішою для управління.

Групування завдань часто плутають з іншими стратегіями продуктивності. Дехто порівнює це зі складанням звичок, коли нова поведінка привʼязується до існуючої рутини. У той час як складання звичок допомагає сформувати сталість, групування завдань організовує роботу для захисту фокусу, а не формування звичок.

Це іноді плутають із багатозадачністю. Багатозадачність — це жонглювання різними типами роботи одночасно, що може знижувати ефективність і точність. Групування завдань працює навпаки: воно консолідує схожі завдання в один потік, тож ваша увага зосереджена на певному типі роботи, перш ніж перейти до іншого.

Приклади групування завдань у реальному житті

Групування завдань можна адаптувати до будь-якого виду праці чи рутини, незалежно від того, чи працюєте ви в традиційному офісі, керуєте власним бізнесом або управляєте домашнім господарством. Ось як це може виглядати для різних людей.

1. Офісний працівник 9:00–17:00

Уявіть координатора проєктів, який має відповідати на листи, готувати звіти, брати участь у командних зустрічах, переглядати результати проєктів і планувати майбутні завдання.

Він може групувати завдання так:

Ранок (9:00 – 11:00): Сфокусована робота над проєктом
Перегляд виконаних завдань, оновлення звітів, підготовка ключових документів.

Пізній ранок (11:15 – 12:00): Комунікація
Відповідь на листи, повідомлення Slack і дзвінки в одному блоці.

День (13:00 – 15:00): Планування & координація
Планування завдань, організація календарів, підготовка до зустрічей.

Пізній день (15:15 – 17:00): Зустрічі & співпраця
Участь у командних дзвінках, надання оновлень, обговорення наступних кроків.

2. Фрилансер або підприємець

Уявімо фриланс-дизайнера, який веде клієнтські проєкти, створює контент і займається рахунками. Їхній робочий день може легко розпорошитися між створенням матеріалів для клієнтів, написанням пропозицій, клієнтськими дзвінками та листами, адміністративними завданнями типу виставлення інвойсів або плануванням контенту для соцмереж.

Групування у нього може виглядати так:

Ранок (9:00 – 11:00): Креативна робота
Дизайн матеріалів для клієнтів і створення візуалів для соцмереж.

Пізній ранок (11:15 – 12:00): Комунікація
Відповідь на листи клієнтів і планування дзвінків на тиждень.

День (13:00 – 14:30): Адміністративна робота
Підготовка інвойсів, оновлення бухгалтерії та організація файлів.

Пізній день (14:45 – 16:00): Планування & стратегія
Підготовка пропозицій, складання дорожньої карти проєкту, планування майбутнього контенту.

3. Домашній менеджер

Виконання домашніх справ також можна зробити ефективнішим завдяки групуванню. Уявіть людину, яка займається пранням, підготовкою їжі, прибиранням, сплатою рахунків та дорученнями.

Замість постійного перемикання вони можуть структурувати день так:

Ранок (8:00 – 9:30): Прибирання & організація
Прибрати кімнати, підмести підлогу, організувати житловий простір.

Середина дня (10:00 – 11:30): Прання
Попрати, висушити й скласти увесь одяг за один раз.

Пізній ранок (11:45 – 12:30): Підготовка їжі
Підготувати інгредієнти і приготувати їжу на тиждень.

День (13:00 – 14:00): Доручення & рахунки
Оплатити рахунки, купити продукти й виконати дрібні доручення.

Як групувати завдання в 4 простих кроки

Групування завдань працює найкраще, якщо ретельно планувати та захищати виділені блоки часу для фокусу. Ось покрокова інструкція зі створення робочого процесу, що дозволяє робити більше з меншими зусиллями для мозку, і як здійснити це у додатку Calendars.

1. Почніть із щотижневого списку справ

Перш ніж ефективно групувати, потрібно знати, що саме вам треба зробити. Відкрийте Calendars і створіть нове завдання для всього, що ви бажаєте виконати цього тижня. На iPhone це можна зробити швидко: натисніть на іконку ⚡ блискавки внизу меню, гортайте ліворуч до «Вхідних» і починайте створювати список справ. 

2. Групуйте схожі завдання разом

Суть групування — у логічному об'єднанні. Замість випадкового розподілення завдань, згрупуйте їх за типом: листи, зустрічі, творча робота, адміністративні питання або навіть особисті доручення. У Calendars ви можете використати списки у функції Planner і створювати кольорові списки, як-от «Робота», «Навчання» чи «Покупки», щоби потім легко знаходити завдання. Коли ви закінчите, поверніться до «Вхідних», де можна переміщати завдання між списками, щоб помістити їх під правильну мітку.