Ein Arbeitskalender, ein privates Outlook-Konto und vielleicht noch ein Google- oder iCloud-Kalender – das Problem ist bekannt: Nichts ist an einem Ort. Termine überschneiden sich. Um die eigene Verfügbarkeit zu prüfen, müssen drei Apps geöffnet werden. 

Outlook kann Kalender zwar zusammenführen, doch „zusammenführen“ bedeutet hier etwas anderes, als die meisten erwarten – und es funktioniert nur mit Kalendern, die bereits in Outlook vorhanden sind. Wer Outlook mit Google- oder Apple-Kalendern kombinieren möchte, braucht einen anderen Ansatz. Hier steht, wie beides funktioniert und wie sich alles in einem einzigen Kalender anzeigen lässt.

Lassen sich zwei Kalender in Outlook zusammenführen?

Ja – allerdings bietet Outlook zwei verschiedene Funktionen, die beide als „Zusammenführen“ bezeichnet werden und ganz unterschiedlich arbeiten:

  1. Echtes Zusammenführen: Elemente aus einem Kalender werden in einen anderen kopiert und liegen danach dauerhaft in einem einzigen Kalenderordner.
  2. Überlagerte Ansicht: Mehrere Kalender werden optisch übereinandergelegt, sodass alles auf einen Blick sichtbar ist. Jeder Kalender bleibt dabei eigenständig und behält seine eigenen Termine.

Wer wissen möchte, ob sich zwei Kalender in Outlook zusammenführen lassen, sucht meist nach Option 2: Sie ist schneller eingerichtet, leichter rückgängig zu machen und entspricht dem, was sich die meisten unter mehreren Outlook-Kalendern in einer gemeinsamen Ansicht vorstellen. 

So lassen sich zwei Kalender in Outlook zusammenführen 

Dies ist ein echtes Zusammenführen, denn die Termine werden aus einem Kalender in einen anderen kopiert. Dafür sind zwei Schritte nötig: erst exportieren, dann importieren.

Schritt 1: Den Kalender exportieren, der übernommen werden soll

  1. Auf die Registerkarte Datei klicken.
  2. Auf Optionen und dann auf Erweitert klicken.
  3. Unter Exportieren auf Exportieren klicken.
  4. In Datei exportieren und dann Weiter wählen.
  5. Outlook-Datendatei (.pst) und dann Weiter wählen.
  6. Den Kalenderordner auswählen, der exportiert werden soll. Das Kontrollkästchen Unterordner einbeziehen deaktivieren und auf Weiter klicken.
  7. Speicherort und Dateinamen festlegen und auf Fertig stellen klicken.

Dabei werden die Elemente nur kopiert – aus dem ursprünglichen Kalender wird nichts gelöscht.

Schritt 2: Die Datei in den Hauptkalender importieren

  1. Auf Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren klicken.
  2. Aus anderen Programmen oder Dateien importieren und dann Weiter wählen.
  3. Outlook-Datendatei (.pst) > Weiter wählen.
  4. Zur gerade exportierten Datei navigieren und auf OK klicken.
  5. Unter Optionen die Einstellung Keine Duplikate importieren > Weiter wählen.
  6. Unter Ordner auswählen, aus dem importiert werden soll den Ordner Kalender wählen und Unterordner einbeziehen deaktivieren.
  7. Elemente in den gleichen Ordner importieren wählen und bei mehreren Konten das Zielkonto auswählen.
  8. Auf Fertig stellen klicken.

Damit sind beide Kalender zu einem geworden. Das funktioniert allerdings nur mit Kalendern, die bereits in Outlook vorhanden sind (mehrere Outlook-Konten, freigegebene Kalender). Ein Google- oder Apple-Kalender wird nur einbezogen, wenn er vorher mit Outlook verbunden wurde.

So lassen sich zwei Kalender in Outlook überlagern

Sollen Kalender nur gemeinsam angezeigt und nicht dauerhaft zusammengeführt werden, ist die Überlagerung deutlich einfacher. Sie funktioniert im neuen Outlook, im klassischen Outlook und in Outlook im Web.

Im neuen Outlook:

  1. In der Navigationsleiste Kalender öffnen.
  2. In der Kalenderliste die Kontrollkästchen aller Kalender aktivieren, die gemeinsam angezeigt werden sollen.
  3. In der Gruppe Anordnen sicherstellen, dass die geteilte Ansicht deaktiviert ist. Dann werden die Kalender übereinandergelegt, jeder in seiner eigenen Farbe.
  4. Die geteilte Ansicht lässt sich jederzeit wieder aktivieren, um die Kalender nebeneinander zu sehen.

Das ist schon der ganze Trick: Mit aktivierter geteilter Ansicht stehen die Kalender nebeneinander, ohne sie werden sie in einer Ansicht übereinandergelegt. Genau diese Funktion ist meist gemeint, wenn nach „Kalender seitlich in Outlook anzeigen“ gesucht wird – Outlook beherrscht beide Layouts auf demselben Bildschirm.

Wie lassen sich alle Kalender in einem zusammenfassen?

Zusammenführen und Überlagern funktionieren nur mit Kalendern, die bereits in Outlook vorhanden sind – also mit Outlook-, Exchange- oder Microsoft 365-Kalendern. Geht es eigentlich darum, Outlook mit Google- und Apple-Kalendern zu kombinieren, hat man es mit drei Ökosystemen zu tun, die standardmäßig nicht miteinander kommunizieren.

Technisch lässt sich ein Google-Kalender über einen Abonnement-Link zu Outlook hinzufügen oder ein Outlook-Konto in der Kalender-App des iPhone einrichten. Jede dieser Notlösungen hat jedoch Grenzen: Abonnierte Kalender werden oft nur verzögert aktualisiert, und bei der nativen Synchronisierung müssen die Einstellungen meist auf jedem Gerät einzeln angepasst werden.

Soll eigentlich alles übersichtlich in einer Ansicht erscheinen – alle Outlook-Meetings, ein Google-Kalender für die Kinder und ein iCloud-Kalender für Privates –, dann ist eine App, die genau dafür gemacht ist, schneller als das Zusammenstückeln von Outlook-Werkzeugen.

Outlook-, Google- und Apple-Kalender in Calendars by Readdle kombinieren

Calendars by Readdle beruht auf der Idee, dass der Outlook-Kalender nicht in einer anderen App liegen sollte als alle übrigen Termine. Einfach das Outlook-Konto zusammen mit Google-, iCloud- oder Exchange-Konten verbinden, und alle Kalender erscheinen gemeinsam: farblich gekennzeichnet, überlagert und automatisch synchronisiert. Bei Änderungen muss also nichts exportiert oder erneut importiert werden.

So wird der Outlook-Kalender zu Calendars hinzugefügt:

  1. Die Calendars-App öffnen.
  2. Oben links auf das Menüsymbol mit den drei Linien tippen (entfällt auf dem iPad).
  3. Einstellungen > Konten öffnen.
  4. Auf Konto hinzufügen tippen.
  5. Outlook auswählen und mit den Outlook-Zugangsdaten anmelden.

Google- und iCloud-Konten lassen sich auf dieselbe Weise hinzufügen – und Calendars zeigt alle Termine auf einem Bildschirm. Jeder Kalender behält seine Farbe, sodass auf einen Blick erkennbar ist, ob der Termin um 14 Uhr ein Arbeitsmeeting oder der Zahnarzttermin des Kindes ist. Das kann ein echtes Zusammenführen in Outlook nicht leisten, denn dabei landen alle Termine in einem einzigen Kalender und lassen sich danach nicht mehr auseinanderhalten.

Einige Beispiele aus der Praxis:

  • Beruflich: den Outlook-Arbeitskalender und den freigegebenen Exchange-Kalender eines Kunden überlagern – so gibt es keine doppelt gebuchten Calls mehr
  • Privat: einen Google-Familienkalender neben dem iCloud-Kalender synchronisieren – damit sich das Abholen von der Schule und eigene Pläne nicht mehr überschneiden
  • Geschäftlich: ein Microsoft 365-Outlook-Konto parallel zu einem Google Workspace-Konto für ein Nebenprojekt nutzen – ohne für den Blick in einen der beiden Kalender die App wechseln zu müssen

Calendars verbindet sich direkt mit den Servern des jeweiligen Kontos, statt eine separate Kopie zu speichern. Über Schalter in der Seitenleiste lassen sich einzelne Kalender ausblenden oder stummschalten, ohne die Verbindung zu trennen – praktisch, wenn der Outlook-Kalender tagsüber sichtbar und am Wochenende stummgeschaltet sein soll.

FAQ

Lassen sich zwei Kalender in Outlook zusammenführen? 

Ja. Für Kalender, die bereits in Outlook vorhanden sind, bietet Outlook ein echtes Zusammenführen (einen Kalender exportieren und dann in einen anderen importieren). Kalender anderer Dienste wie Google oder Apple führt Outlook nicht zusammen – sie müssen über einen Abonnement-Link oder eine separate App verbunden werden.

Wie lassen sich zwei Kalender in Outlook überlagern? 

In der Kalenderliste die gewünschten Kalender auswählen und dann in der Gruppe „Anordnen“ die geteilte Ansicht deaktivieren. Die Kalender werden dann in einer einzigen Ansicht übereinandergelegt, jeder in seiner eigenen Farbe.

Wie lassen sich alle Kalender in einem zusammenfassen? 

Befinden sich alle Kalender in Outlook, eignet sich das oben beschriebene Zusammenführen per Export und Import. Sollen Outlook-Kalender mit Google- oder Apple-Kalendern kombiniert werden, zeigt eine plattformübergreifende App wie Calendars by Readdle alles gemeinsam an – ganz ohne Export oder Konvertierung.

Wie lassen sich zwei Kalender im neuen Outlook zusammenführen? 

Anders als das klassische Outlook bietet das neue Outlook keine integrierte Funktion zum echten Zusammenführen. Hier stehen die Überlagerung und die geteilte Ansicht zur Verfügung. Für echtes Zusammenführen oder um Kalender anderer Anbieter einzubeziehen, helfen die Export- und Importschritte im klassischen Outlook oder eine Kalender-App eines Drittanbieters.

Wird beim Zusammenführen von Kalendern in Outlook etwas gelöscht? 

Nein. Beim Exportieren wird eine Kopie der Termine erstellt – aus dem ursprünglichen Kalender wird nichts entfernt, und beim Importieren werden Duplikate übersprungen, wenn diese Option ausgewählt ist.