Google Calendar 是全球最受欢迎的日程安排工具之一，但拥有日历并不等于井井有条。 对许多人来说，Google Calendar 并不是他们使用的唯一日历。 工作会议可能在 Outlook 中，家庭活动可能通过 iCloud 共享，而个人预约则可能分散在多个 Google 账号中。 最初简单的日程系统很快就会变成分散在不同地方的日历、提醒和通知的拼凑体。 这意味着，追踪各项活动分布在哪里，有时比记住活动本身还要困难。

真正的日历整理，是要打造一个能让你清晰掌握各项事务、为优先事项预留时间，并帮助你在一个地方管理生活方方面面的日历。 在本指南中，你将学到整理 Google Calendar 的最佳方法，并将各种日程整合起来，让你的一天一览无余。

为什么大多数 Google 日历会变得杂乱

大多数日历不会在一夜之间变得杂乱。 这通常是一点一点累积起来的。 如果你的日历需要重置，你可能会发现自己错过了预约，或者因为重要的事务被埋没在不那么紧急的活动中而被忽略。 你可能还会注意到，工作和个人日程在争夺空间，迫使你一整天都在多个日历应用之间来回切换。 即使日历排得满满当当，你也可能感觉自己总是很忙，却很少在最重要的优先事项上取得进展。

在整理 Google Calendar 之前，先审查你的日历

在改变日历的呈现方式之前，先了解你实际在处理的内容会很有帮助。 这就是为什么整理 Google Calendar 的第一步是盘点已经存在的内容。 了解你正在使用多少个日历、它们在哪里以及用途是什么，为接下来的一切奠定了基础。

首先，列出你目前使用的每一个日历。 这包括每一个 Google 账号、Outlook 日历、iCloud 日历、共享的家庭日历，或与你工作或个人生活相关的任何其他日程工具。

接下来，逐一查看每个日历，确定它实际的用途。 它是用于工作会议吗？ 个人预约吗？ 学校截止日期吗？ 家庭活动吗？ 许多人发现，随着时间推移，日历的用途逐渐重叠，缺乏任何有意的结构。

然后，留意你在它们之间切换的频率。 如果你为了了解自己的日程而经常在应用之间跳转，那就说明你的日历是各自为政，而不是作为一个统一的系统运作。

完成之后，按照以下七个步骤，高效地整理你的 Google 日历。  

步骤 1：将所有内容汇集到一个视图中 

审查完日历后，下一步是确保你真的能在一个地方看到所有内容。

与其分别管理每个日历，不如使用像 Calendars by Readdle 这样的工具，把 Google Calendar、Outlook 和 iCloud 日历连接到一个统一的视图中。 这不会替代你现有的日历，也不会改变它们的设置方式，只是将它们汇集在一起，让你能一次性看到完整的日程。

这个转变很重要。 因为一旦所有内容都汇集在一个地方，你就不再需要猜测这一天会是什么样，也不用在应用之间切换来拼凑信息。 你可以真正看到时间上的重叠、空档和规律。

专家提示：如果你想了解如何连接 Google 日历等的分步说明，可以阅读我们的指南：如何将 Google Calendar 与你的 iPhone 或 Mac 同步。

步骤 2：为生活的不同领域创建独立的日历

从这里开始，下一步是为你生活的不同领域创建独立的日历，让 Google Calendar 本身更有条理。 关键在于不要重复其他应用中已有的内容。 例如，如果你的工作日历已经在 Outlook 中，就不需要在 Google Calendar 中重新创建它。 相反，应专注于为生活中尚未有清晰系统的部分建立结构。

你可以为以下方面创建不同的日历：

  • 个人
  • 家庭
  • 健康与健身
  • 学校

这种结构让你更容易了解自己每周实际花费的是什么样的时间。 工作会议不会在视觉上与个人预约混在一起，家庭事务也不会被截止日期或重复的提醒所淹没。 它还增加了灵活性。 你可以根据需要专注的内容，整体开启或关闭日历，而不会在此过程中丢失任何东西。

步骤 3：创建颜色编码系统

许多人随意分配颜色，这违背了视觉整理的初衷。 一致的颜色编码系统让你的日历更易于一目了然地浏览。 随着时间推移，颜色编码还能帮助你发现失衡。 如果你的日历上某种颜色占据绝大多数，这说明生活中的某个领域可能占用了超出你预期的空间。

这里有一个你可以实施的简单示例。 

日历类型

建议颜色 

个人

绿色

家庭

紫色

健康与健身

红色

学校

黄色

步骤 4：将任务与活动一起整理

当任务和活动处于同一个生态系统中时，Google Calendar 会变得强大得多。 与其将待办清单放在单独的应用中，不如把关键任务纳入日历，让它们反映你实际的时间限制。

Google Tasks 允许你将任务直接与日历相连。 这不仅帮助你看到自己需要去哪里，还能看到在这段时间前后实际需要做什么。 这也是 Calendars by Readdle 增添额外清晰度的地方。 你可以在应用内同步 Google Tasks，并在一个地方将它们与所有已连接的日历一起查看，从而为你的日程和待办事项创建一个统一的视图。

步骤 5：使用时间分块来保护重要工作

与其让你的一天被零散的会议、提醒和临时任务填满，不如通过时间分块主动为真正重要的事务分配时间。 换句话说，你不只是在记录日程，而是在设计它。

当这种方法与你管理任务和习惯的方式相结合时，会变得尤为强大。 时间分块不会让你在各种优先事项之间不断切换，而是鼓励单任务处理，即每一个时间块都专注于一项集中的活动。 这减少了情境切换，帮助你取得真正的进展，而不是同时在多件事情上取得零碎的进展。

它也自然而然地支持任务批处理。 与其在一整天中随时处理冒出来的小任务，不如把类似的任务归入一个专门的时间块。 例如，你可以把所有行政工作、电子邮件或跟进事项集中到一个专注的时段，而不是分散在一整周里。 这能让你的日历更整洁，注意力也更稳定。

步骤 6：有策略地共享日历

共享日历可以显著改善组织性，但前提是要有意识地进行。 运用得当时，共享日历能减少来回沟通的需要，避免日程冲突，并明确谁在何时做什么。 

然而，把所有内容都共享给所有人，很快就会产生相反的效果。 太多的共享日历或太多的通知会造成干扰。 更好的做法是有选择地决定共享什么以及与谁共享。

共享日历最有用的常见情况包括：

  • 家庭日历，用于协调预约、活动和家务安排。 
  • 团队日历，用于提高会议和空闲时间的可见性。 
  • 项目日历，用于跟踪共享的截止日期和里程碑。 
  • 学校日历，供学生、家长或小组学业规划使用。 

步骤 7：定期整理你的日历

即使是组织得最好的日历，随着时间推移也会慢慢变得杂乱。 新的事务不断加入，旧的例行安排逐渐消失，而重复的活动在不再有用之后仍然持续很久。 如果不定期维护，你的系统就会开始失去清晰度。

这就是为什么把你的日历当作需要偶尔维护的东西、而不是一次性设置会很有帮助。每隔一段时间，花几分钟重置并检查哪些内容仍然相关。 这可以包括：

  • 删除你不再使用的日历。 
  • 归档过时或已完成的日历。 
  • 检查不再反映你当前日常安排的重复活动。 
  • 减少不必要的通知。 
  • 删除重复或过时的活动。 

这些小调整有助于防止你的日历被不再对你有用的信息所淹没。 另外请记住，如果你想要一种更简便的方法来汇集所有日历、在一个地方管理它们，并让日程始终井井有条，你可以下载 Calendars by Readdle。